Les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) transforment la manière dont les organisations gèrent les parties prenantes et établissent des relations durables et transparentes. Il est indispensable pour les organisations qui cherchent à instaurer la confiance, à maintenir la conformité et à mener à bien des projets.
Avec le bon logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes, les organisations peuvent centraliser toutes les données relatives aux parties prenantes, rationaliser les flux de travail liés à l'engagement et veiller à ce que chaque communication et engagement soit enregistré de manière cohérente et puisse être mémorisé et pris en compte.
Ce guide présente les caractéristiques et les fonctions essentielles d'un logiciel de gestion des ressources humaines, ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de gestion des ressources humaines et comment choisir le meilleur logiciel de gestion des ressources humaines pour votre équipe.
Table des matières
- Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ?
- Qui utilise les solutions SRM ?
- Pourquoi le SRM est-il important pour les organisations ?
- Caractéristiques du logiciel SRM
- Études de cas et exemples de réussite
- Différences entre les logiciels SRM et CRM
- Logiciel SRM vs. tableurs
- Sécurité des logiciels SRM
- Quand adopter un logiciel SRM ?
- Identifier le meilleur logiciel SRM
- FAQ sur le logiciel SRM
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ?
Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes est un outil numérique conçu pour centraliser, organiser et rationaliser les coordonnées des parties prenantes d'une organisation, les dossiers de communication, les engagements, les problèmes et les rapports dans un centre sécurisé et consultable.
Les plateformes SRM soutiennent la conformité réglementaire, aident les organisations à respecter les obligations de consultation et permettent aux équipes de projet d'obtenir des résultats rapidement et en toute confiance.
Les principales fonctions d'un MRS sont les suivantes :
- Base de données centralisée des parties prenantes : Stockez toutes les informations de contact, les affiliations et les attributs personnalisés des parties prenantes en un seul endroit sécurisé.
- Suivi de l'engagement : Enregistrez les courriels, les réunions, les appels et les autres communications pour conserver un historique complet des interactions.
- Gestion des engagements : Enregistrez et suivez les engagements pris envers les parties prenantes, assignez et suivez les tâches, et définissez des engagements récurrents pour des actions répétées.
- Gestion des problèmes : Enregistrer les problèmes ou les préoccupations des parties prenantes et comprendre leur priorité et leur impact.
- Rapports et analyses : Générez des rapports partageables et prêts à être audités pour répondre aux exigences réglementaires ou aux besoins des dirigeants, et accédez à des tableaux de bord pour analyser les sentiments et identifier les tendances.
- Collaboration et sécurité : Permettre à plusieurs membres de l'équipe de contribuer en toute sécurité aux activités d'engagement des parties prenantes, en garantissant l'intégrité et la confidentialité des données.
- Perspectives et automatisation alimentées par l'IA : Tirez parti de l'intelligence artificielle pour analyser les modèles de communication, identifier les problèmes émergents, prédire le sentiment des parties prenantes, automatiser les rappels et recommander des stratégies d'engagement ciblées.
Qui utilise les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ?
Les secteurs clés qui tirent parti des solutions logicielles SRM comprennent les équipes gouvernementales, les sociétés forestières, les sociétés minières, les équipes de transport et d'infrastructure, les organisations d'énergie renouvelable, les sociétés pétrolières et gazières, et les organismes de santé. Dans ces secteurs, les outils SRM aident les équipes à gérer les relations avec les différentes parties prenantes, telles que les communautés, les régulateurs, les groupes environnementaux, les investisseurs, les décideurs politiques, les peuples indigènes, etc.
Les équipes qui utilisent les solutions SRM sont généralement les suivantes : équipes chargées de l 'engagement et de la consultation des parties prenantes, services des relations communautaires et des affaires publiques, bureaux des relations avec les autochtones, équipes chargées des affaires réglementaires et de la conformité, spécialistes de l'ESG et du développement durable, chefs de projet, cadres dirigeants et professionnels de la communication.
Pourquoi les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes sont-ils importants pour les organisations ?
Grâce au logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes, les organisations peuvent obtenir un engagement structuré, fondé sur des données et collaboratif avec les parties prenantes, qui renforce la durabilité et la réussite de l'entreprise.
Voici les raisons pour lesquelles les entreprises devraient envisager d'investir dans un logiciel SRM :
Gestion des risques et conformité réglementaire : Fournit un système centralisé pour le contrôle des exigences de conformité, le suivi des problèmes et la mise en œuvre de stratégies d'atténuation. Cela permet aux organisations de faire preuve de responsabilité et d'éviter les pièges juridiques.
Renforcer la confiance des parties prenantes : Permet une communication transparente et fournit une plateforme pour gérer le retour d'information des parties prenantes et de la communauté, ce qui favorise des relations durables et de confiance et facilite la prise de décision.
Permettre une prise de décision fondée sur les données : Permet aux organisations de collecter, d'organiser et d'analyser des données complètes sur les préférences, les comportements et l'historique de l'engagement des parties prenantes. Ces informations permettent d'identifier les tendances émergentes, de combler les lacunes dans les données et de prendre des décisions qui correspondent mieux aux besoins des parties prenantes et aux objectifs de l'organisation.
Améliorer l'engagement des parties prenantes : La tenue à jour desdossiers d'engagement des parties prenantes peut s'avérer difficile, en particulier lorsque les projets et les organisations se développent. Le logiciel SRM simplifie ce processus en permettant aux équipes de planifier les communications, de gérer les dates essentielles et de suivre les informations partagées avec chaque partie prenante. En ayant tout en un seul endroit, vous pouvez être une équipe mieux informée tout au long de la vie d'un projet ou d'un partenariat.
Centraliser et sécuriser les données des parties prenantes : L'utilisation de feuilles de calcul pour gérer les informations relatives aux parties prenantes peut s'avérer risquée et inefficace. Un logiciel qui consolide toutes les données des parties prenantes dans une plateforme sécurisée et consultable élimine la saisie de données redondantes, réduit le risque de perte d'informations et permet de gagner un temps précieux qui serait autrement consacré à la recherche dans des systèmes déconnectés.
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Principales caractéristiques du logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes
Voici quelques-unes des principales caractéristiques d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes :
1. Base de données des contacts des parties prenantes
Vous pouvez ajouter toutes vos parties prenantes, y compris les individus, les organisations, les communautés et les groupes, et les gérer en fonction de leur localisation et de leur influence sur un projet. Les champs personnalisables et l'étiquetage vous permettent de segmenter et de catégoriser les parties prenantes en fonction des exigences de votre projet.
2. Suivi des engagements
Enregistrez chaque promesse, accord ou obligation faite aux parties prenantes. Fixez des dates d'échéance, suivez les progrès accomplis et établissez des engagements récurrents pour des actions reproductibles. Cela permet de s'assurer que tous les engagements sont visibles et exploitables.
3. Journaux de communication et suivi des questions des parties prenantes
Chaque interaction, qu'il s'agisse d'un courriel, d'un appel téléphonique, d'une réunion ou d'une visite de site, peut être enregistrée dans un calendrier centralisé pour chaque partie prenante ou groupe. Parallèlement aux communications, vous pouvez enregistrer les problèmes, les préoccupations ou les incidents et les surveiller afin de les résoudre.
4. Options de rapports automatisés et prêts à être audités
Automatisez la création de rapports pour les régulateurs, les dirigeants et les équipes de projet. En quelques clics, vous pouvez exporter des résumés complets, prêts à être audités, des communications, des engagements, des questions en suspens et des listes de parties prenantes.
5. Accès basé sur les rôles
Les contrôles d'accès basés sur les rôles garantissent que les membres de l'équipe ne voient et ne modifient que les informations correspondant à leurs responsabilités, tout en préservant l'intégrité et la confidentialité des données.
Études de cas de logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes
La valeur réelle du logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes prend vie lorsque les organisations l'utilisent pour relever des défis concrets et obtenir des résultats durables. Qu'il s'agisse de naviguer dans des réseaux réglementaires complexes, de conduire des projets d'énergie durable ou de faire progresser les initiatives ESG de l'entreprise, une solution SRM permet aux équipes de rationaliser l'engagement des parties prenantes, de garantir la conformité et d'établir des relations significatives avec leurs parties prenantes.
Les études de cas suivantes montrent comment les organisations tirent parti du logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes pour renforcer la transparence, la confiance et la réussite des projets.
Étude de cas : Le logiciel SRM au service du succès de l'éolien offshore
Une organisation nord-américaine de premier plan dans le domaine de l'énergie nord-américaine dans le domaine de l'énergie s'est efforcée de gérer les exigences complexes en matière d'engagement des parties prenantes et de conformité pour des projets alimentant plus d'un million de foyers. Avec des équipes étendues, de nombreux contacts, y compris des fonctionnaires à tous les niveaux du gouvernement, et de grands volumes de données de terrain, leurs feuilles de calcul et systèmes existants sont rapidement devenus inefficaces.
En mettant en œuvre un logiciel SRM, l'organisation a facilement rationalisé le suivi des parties prenantes, normalisé les listes de contacts et généré des rapports prêts pour l'audit. La formation ciblée de Jambo a assuré l'adoption par l'ensemble de l'équipe, ce qui a permis d'améliorer les rapports, de renforcer la conformité et d'améliorer la confiance des parties prenantes, permettant ainsi à l'entreprise de se concentrer sur les relations avec les communautés et la fourniture d'énergie propre.
Étude de cas : Transformer l'engagement des parties prenantes dans l'industrie minière canadienne
Un développeur canadien de métaux précieux a été confronté à des difficultés pour gérer les données relatives à l'engagement des communautés et des populations autochtones dans le cadre de nombreux projets. En s'appuyant sur des feuilles de calcul et des systèmes fragmentés, l'entreprise n'était pas en mesure de tenir des registres précis, de prouver sa conformité ou de fournir des mises à jour claires sur l'engagement aux organismes de réglementation et aux investisseurs. Consciente de ces risques, l'entreprise a choisi une solution logicielle SRM pour centraliser toutes les informations relatives à l'engagement, suivre chaque interaction et engagement, et permettre aux membres de l'équipe à tous les niveaux de contribuer à une source unique de vérité.
Depuis qu'elle a adopté la plateforme SRM, l'entreprise a fait état de processus d'engagement rationalisés, d'une meilleure gestion des tâches et d'une plus grande accessibilité des données. Cette transformation lui a permis de renforcer ses relations avec les parties prenantes et les nations autochtones, de simplifier les rapports ESG et réglementaires, et de renforcer la confiance des investisseurs en mettant en avant des pratiques d'engagement transparentes et responsables, ce qui constitue un facteur de différenciation essentiel dans le secteur minier hautement réglementé du Canada.
Consultez notre bibliothèque d'études de cas pour en savoir plus →
Principales différences entre un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes et un logiciel de gestion de la relation client (CRM)
Il existe des différences entre les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) et les logiciels de gestion des relations avec les clients (CRM). Les comprendre permet aux organisations d'adapter leurs approches de gestion des relations afin d'atteindre leurs objectifs uniques en matière d'engagement et d'activité.
Fonctionnalité et objectif : la fonctionnalité principale des systèmes de gestion de larelation client est axée sur la gestion des contrats et desrelations avec les clients, ainsi que sur l'analyse des données relatives aux ventes afin d'éclairer lesdécisions et les stratégies de l'entreprise. Ils sont conçus pour accompagner le parcours du client afin de stimuler les ventes, d'améliorer la fidélisation et d'enrichir l'expérience globale du client.
Les logiciels SRM sont conçus spécifiquement pour les organisations qui doivent s'engager auprès d'un plus grand nombre de parties externes. Il est axé sur la gestion de processus d'engagement complexes.
Utilisateurs cibles et parties prenantes : Les professionnels de la vente, du marketing et du service à la clientèle utilisent principalement les plateformes CRM. Leurs principales parties prenantes sont les clients, les représentants des ventes, les équipes de marketing et le personnel d'assistance qui collaborent pour stimuler les ventes et améliorer la satisfaction des clients.
En revanche, les responsables de l'engagement des parties prenantes, les équipes chargées des affaires publiques, les professionnels des relations avec les communautés, les équipes chargées des affaires réglementaires, les responsables de l'ESG et du développement durable et les chefs de projet utilisent des systèmes de gestion des risques stratégiques parce qu'ils gèrent les relations avec les parties prenantes internes et externes susceptibles d'influencer de manière significative les résultats d'un projet ou d'une organisation.
Gestion et analyse des données : La gestion des données CRM permet de suivre les données relatives aux ventes et aux clients, y compris les coordonnées personnelles, les visites sur le site web, l'historique des achats, les préférences en matière de génération de leads et le retour d'information. Les CRM aident à segmenter les bases de clients et à prédire les comportements d'achat, ce qui permet un marketing proactif et des initiatives de fidélisation solides.
En revanche, un logiciel SRM recueille et organise des données qualitatives et quantitatives telles que les coordonnées des parties prenantes, l'historique des engagements, les engagements pris ou respectés, les résultats des réunions et les commentaires ou problèmes enregistrés. L'analyse se concentre sur le sentiment des parties prenantes, la cartographie de l'influence ou de l'intérêt et le suivi du respect des obligations réglementaires ou communautaires. Les plateformes SRM innovantes intègrent de plus en plus des capacités d'IA sécurisées pour faciliter l'utilisation et l'analyse des projets d'engagement.
Cette vidéo explique plus en détail les différences entre les CRM et les SRM →
Logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ou feuilles de calcul ?
Les organisations qui utilisent des feuilles de calcul ne voient souvent pas la nécessité d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes. Elles utilisent des feuilles de calcul parce qu'elles sont familières, pratiques et rentables, en particulier pour les petits projets ou les budgets serrés. Oui, vous pouvez facilement créer vos colonnes, vos champs et vos listes ; l'installation est rapide et ces outils sont fournis avec toutes les suites bureautiques. Pour un suivi simple, ils fonctionnent assez bien.
Cependant, les limites des feuilles de calcul deviennent douloureusement apparentes lorsque les organisations gèrent davantage de projets et d'équipes ou font face à un nombre croissant de parties prenantes ou à une complexité réglementaire. La saisie manuelle des données et les fichiers fragmentés peuvent donner lieu à une documentation incohérente, sujette aux erreurs et difficile à trouver, ce qui fait perdre du temps, accroît les risques de sécurité et remet en question l'engagement véritable et la conformité.
Vous trouverez ci-dessous un tableau comparatif entre les feuilles de calcul et le logiciel SRM.
| Caractéristique/facteur | Logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes | Feuilles de calcul |
| Coût initial | Nécessite un investissement, mais permet d'économiser du temps et des ressources au fur et à mesure que les besoins augmentent. | Généralement gratuit/inclus dans les outils bureautiques |
| Facilité d'installation | Convivialité et accompagnement | Simplicité de création, personnalisation des colonnes/champs |
| Configurabilité | Très flexible et facile à adapter à l'évolution des besoins | Possibilité de créer des champs personnalisés, mais la structure est basique et manuelle |
| Fonctionnalité | Avancé : suivi des plaintes, des engagements, des sentiments, gestion des fichiers, intégration du courrier électronique et gestion de plusieurs projets. | Suivi limité à la base, difficile sur plusieurs dossiers/projets |
| Évolutivité | Gérer efficacement des écosystèmes de parties prenantes vastes et complexes, conçus pour évoluer avec l'organisation. | Devient rapidement ingérable au fur et à mesure de l'ajout de parties prenantes, de projets ou d'équipes. |
| Saisie de données | Importations automatisées, intégration avec d'autres outils et téléchargements ou mises à jour en masse faciles | Manuelle, chronophage ou sujette aux erreurs |
| Collaboration | Accès multi-utilisateurs en temps réel, autorisations d'utilisation basées sur les rôles, piste d'audit complète et contrôle des versions. | Peut entraîner l'incohérence ou l'écrasement des données, ce qui n'est pas sûr pour l'édition multi-utilisateurs. |
| L'IA et la connaissance | IA et analyses intégrées | Pas d'analyse ni d'automatisation, seulement un tri manuel ou un filtrage de base. |
| Rapports et visualisation | Des tableaux de bord personnalisés, des cartes intégrées des parties prenantes et des options de rapport avancées. | Tableaux/graphiques de base, pas de rapports dynamiques |
| Gestion des tâches et des flux de travail | Alertes en temps réel, rappels automatisés et gestion des tâches | Pas de rappels, les tâches doivent être suivies séparément |
| Intégration | Intégrer avec le courrier électronique, Zapier, via les API, et plus encore. | Siloté, peu ou pas d'intégration avec d'autres outils en dehors de la suite bureautique |
| Sécurité des données | Contrôles de sécurité dépendant du fournisseur, mais généralement conformes à la norme ISO, tels que MFA ou SSO, autorisations d'utilisateurs confidentiels et prise en charge de la conformité au GDPR. | Vulnérabilité, accès difficile à contrôler à des informations confidentielles, téléchargement sur un bureau, duplication fréquente et gestion incohérente des dossiers. |
| Exigences réglementaires et de conformité | Des rapports faciles à établir sur tous les engagements afin de répondre aux exigences gouvernementales et réglementaires. | Il est difficile d'établir des rapports sur l'ensemble de l'historique des engagements sans un travail manuel important. Le suivi des engagements est également difficile. |
| Maintien dans le temps | Facilité de maintenance, de mise à jour et de révision car les enregistrements restent accessibles pendant toute la durée de l'abonnement au logiciel. | Difficile de rester organisé lorsque les équipes/projets changent et que des silos de données se forment |
Gestion des relations avec les parties prenantes (Stakeholder Relationship Management) Sécurité des logiciels
La sécurité des logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes protège les données confidentielles, maintient la confiance et favorise une collaboration transparente entre les partenaires de l'organisation.
Recherchez un MRS avec :
Autorisations des utilisateurs basées sur les rôles : Un SRM doté d'options d'autorisation des utilisateurs basées sur les rôles permet aux administrateurs de comptes de fournir un accès utilisateur à plusieurs niveaux. Cela est nécessaire si vous souhaitez restreindre l'accès à des informations financières ou à des notes internes confidentielles à des utilisateurs spécifiques, tels que des contractants ou des stagiaires. Grâce aux autorisations basées sur les rôles, les données restreintes ne sont jamais accessibles à l'écran ou dans un rapport aux personnes qui n'en ont pas l'autorisation.
Authentification multifactorielle (MFA) : Un SRM avec MFA offre une meilleure protection de la sécurité des comptes. Les utilisateurs peuvent vérifier leurs données de connexion en entrant un code d'accès envoyé par SMS sur leur téléphone portable. Cette option de sécurité renforcée rend l'accès aux comptes et aux données des utilisateurs beaucoup plus difficile pour les personnes non autorisées, ce qui contribue à la protection et à la sécurité des données critiques.
L'authentification unique (SSO) : Certaines entreprises clientes ont besoin d'un SSO. Un SRM avec SSO ajoute une couche supplémentaire de sécurité et permet aux équipes informatiques internes de gérer facilement l'accès du personnel à l'aide de leurs outils et protocoles existants.
IA sécurisée : tous les SRM ne proposent pas une IA sécurisée. Recherchez un fournisseur de SRM qui n'entraîne pas ses modèles d'IA sur les données des utilisateurs.
Quand adopter un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ?
Les signes suivants indiquent qu'il est temps d'adopter un SRM :
- Le volume d'informations sur les parties prenantes qu'il faut gérer devient écrasant.
- Un membre de l'équipe a laissé un problème de partie prenante sans réponse et vous ne voulez pas que cela se reproduise.
- Vous avez été pris au dépourvu lors d'une réunion avec une partie prenante parce que vous n'avez pas pu consulter l'historique de son engagement à l'avance. Vous avez abordé la réunion en ignorant des éléments tels que les problèmes, les engagements ou les communications existants avec la partie prenante.
- Un membre de l'équipe quitte le projet et vous ne pourrez pas accéder à ses engagements antérieurs avec les parties prenantes.
- Votre équipe a oublié de respecter l'engagement d'une partie prenante et vous ne voulez pas que cela se reproduise.
- Les informations relatives à l'engagement des parties prenantes sont dispersées dans différents endroits et vous avez besoin d'un emplacement central pour les stocker.
- Votre équipe évite de saisir les enregistrements de communication parce que le processus actuel est confus ou prend du temps.
- Vous n'êtes pas sûr de vos engagements et de vos responsabilités actuels dans le cadre du projet.
- Si un organisme de réglementation vous demandait d'établir un rapport sur l'engagement de toutes les parties prenantes au cours de votre projet, vous ne seriez peut-être pas sûr de pouvoir le faire rapidement et facilement (ou même de pouvoir le faire du tout).
- Vous devez suivre l'engagement des parties prenantes pour remplir les mandats de responsabilité sociale des entreprises ou vous aligner sur vos exigences en matière de développement durable et vos rapports.
D'autresraisons d'adopter un logiciel de gestion des risques de l'entreprise →
Identifier le meilleur logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes
Tous les logiciels ne sont pas conçus ou pris en charge de la même manière. Le logiciel qui fonctionne pour une organisation peut ne pas être la bonne option pour une autre. Il est donc essentiel de prendre le temps d'examiner et de sélectionner le meilleur logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes pour votre organisation. Parmi les éléments à prendre en compte, citons
- Objectifs : Définissez les objectifs de votre projet et de votre engagement et évaluez la capacité d'un logiciel à atteindre ces objectifs.
- L'adhésion: Identifier qui doit adhérer au logiciel et quelles sont les informations nécessaires.
- Points douloureux : Discutez avec votre équipe et recueillez son avis sur ce qu'elle attend d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes. Discutez de la manière dont il peut faciliter leur travail et des faiblesses des efforts actuels de gestion de l'engagement des parties prenantes qui pourraient être atténuées par le logiciel.
- Recherche : Dressez la liste de vos besoins et de vos souhaits et étudiez les options logicielles qui s'offrent à vous. Une fois votre liste établie, contactez les fournisseurs de SRM et organisez une démonstration. Une démonstration est le moyen le plus simple de voir comment le logiciel peut apporter de la valeur à votre organisation.
- Choisissez le meilleur SRM pour votre organisation : Une fois que vous avez identifié les besoins de votre organisation et réduit le nombre d'options, vous pouvez choisir en toute confiance celle qui convient le mieux à votre organisation.
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