Si les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) visent à faciliter la gestion des parties prenantes et à la rendre plus efficace, tous les logiciels SRM ne sont pas créés de la même manière, et certaines plateformes peuvent avoir leur part de problèmes.
Dans ce blog, nous avons identifié 6 problèmes courants liés aux logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes et les principales raisons de l'échec de leur mise en œuvre. Nous avons également proposé des solutions pour éviter ces problèmes et vous assurer de choisir le meilleur logiciel de gestion des parties prenantes pour votre organisation.
Nous couvrirons :
- Problème 1 : Mise en œuvre et migration des données
- Problème 2 : Faible taux d'adoption
- Problème 3 : Pas de convivialité
- Problème 4 : Support client limité
- Problème 5 : Pas de maintenance orientée vers l'avenir
- Problème 6 : Le MRS n'est pas complet
6 problèmes courants liés au SRM
Problème 1 : Mise en œuvre et migration des données
La mise en œuvre du logiciel est le processus de déploiement du nouveau logiciel d'une manière efficace pour répondre aux besoins de l'organisation (cela comprend la configuration, les flux de travail, la formation, etc.) En outre, dans le cas des logiciels SRM, il y a souvent un processus de migration des données au cours duquel l'organisation peut avoir besoin d'importer ses données existantes dans le système.
Le problème est que la mise en œuvre et la migration des données ne sont pas toujours simples, faciles ou réussies. Si ces processus sont mal menés, ils peuvent affecter les délais de fonctionnement, les taux d'adoption et l'efficacité globale de l'organisation.
Solution :
Faites vos recherches ! Choisissez un fournisseur de logiciels qui propose un plan de mise en œuvre clair et bien conçu.
Pour évaluer leur processus de mise en œuvre, envisagez de poser des questions sur les points suivants :
- Calendrier de mise en œuvre
- Importation de données (c'est-à-dire importation de contacts ou d'enregistrements de communication)
- Migration des données des systèmes existants (c'est-à-dire à partir d'autres systèmes)
- Options de formation et de soutien
Choisissez un fournisseur de SRM qui peut répondre clairement à ces questions et de la manière la plus adaptée aux besoins de votre organisation.
Le saviez-vous ?
Nous avons réussi à migrer des clients et leurs données à partir de différentes plateformes, y compris des feuilles de calcul, SharePoint, des systèmes CRM tels que Microsoft Dynamics, HubSpot et Salesforce, et des logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes tels que StakeTracker, Borealis et Tractivity.
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Problème 2 : Faible taux d'adoption
Nous connaissons tous le dicton "les vieilles habitudes ont la vie dure".
Lorsque vous demandez à votre équipe d'utiliser un nouveau logiciel, la transition peut s'avérer difficile, soit parce que votre équipe était habituée à l'ancien processus, soit parce qu'elle trouve le nouvel outil accablant ou déroutant, soit parce qu'on ne lui a pas appris à utiliser le nouvel outil correctement.
Lorsqu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes est trop déroutant ou trop long à utiliser, les équipes l'évitent complètement, et vous trouverez les données des parties prenantes de votre organisation sauvegardées partout ailleurs que dans le logiciel (comme sur des ordinateurs portables, des disques durs externes, des clés USB ou dans des blocs-notes).
Le fait que les données des parties prenantes soient réparties dans différentes zones met votre organisation en danger, car cela peut laisser des données potentiellement sensibles à la vue de tous. C'est également dangereux pour votre projet, car les lacunes dans les données peuvent avoir des conséquences juridiques si l'on vous demande de produire un rapport sur toutes vos données et que vous ne pouvez pas le faire parce que vous ne savez pas où elles se trouvent.
Solution :
Alors, comment faire pour que votre équipe utilise réellement un nouveau logiciel ?
Recherchez un MRS facile à utiliser et à comprendre pour que votre équipe prenne plaisir à l'utiliser. Pour savoir si le logiciel convient à votre équipe, réservez une démonstration afin d'en évaluer la conception et la facilité d'utilisation.
Vous souhaitez connaître les 4 conseils qui vous aideront à obtenir l'adhésion de votre équipe au logiciel SRM? Consultez notre blog !
Découvrez comment des équipes du secteur des infrastructures et des transports ont surmonté le faible taux d'adoption des logiciels SRM. Lire l'étude de cas ici.
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Problème 3 : Manque de convivialité
Comme nous l'avons mentionné à propos des taux d'adoption, les logiciels conviviaux ont beaucoup plus de chances d'être utilisés rapidement et efficacement ; cependant, c'est une chose de créer un logiciel qui fonctionne, et c'en est une autre de créer un logiciel que les gens aiment utiliser.
Un MRS convivial nécessite une équipe de développement qui comprend le codage, la conception et la manière dont les personnes interagissent avec les informations au sein du système.
Les éléments suivants peuvent contribuer à rendre un MRS convivial :
- A des flux de travail axés sur les parties prenantes
- Conçus en tenant compte de l'expérience de l'utilisateur (c'est-à-dire de la façon dont vous faites votre travail)
- Conçue avec l'aide de l'industrie pour répondre à vos questions
- Facilité de dépannage en cas de problèmes ou de bogues
- Conçu pour être évolutif, afin de répondre aux besoins croissants de votre organisation
- Facile à naviguer et à apprendre
- Accessibilité en nuage
- Mise à jour automatique sans aucune intervention de votre part
Solution :
Recherchez un MRS esthétique et bien conçu.
Un MRS a pour but de permettre à votre équipe d'être organisée, informée et prête à gérer les activités d'engagement et de consultation ; l'investissement n'en vaut donc pas la peine s'il ne permet pas d'atteindre cet objectif. Pour évaluer la convivialité du logiciel, réservez une démonstration à l'équipe afin de voir s'il est facile de naviguer dans le logiciel et évaluez la conception à l'aide de la liste de contrôle ci-dessus, ou téléchargez notre liste de contrôle complète et gratuite pour l'achat d'un MEV ci-dessous !
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Problème 4 : Support client limité
Ce point est lié à ce que nous venons d'évoquer, mais il est important de le souligner : un logiciel qui ne dispose pas d'une équipe d'assistance dédiée à votre réussite est un obstacle majeur pour votre équipe et vos plans d'engagement des parties prenantes.
En utilisant un SRM, vous espérez atténuer les nombreux défis associés à la gestion des parties prenantes, mais si vous ne comprenez pas comment le logiciel fonctionne ou où trouver les informations dont vous avez besoin, vous n'en tirerez pas toute la valeur.
Solution :
Comme indiqué plus haut, inscrivez-vous à une démonstration et évaluez le logiciel SRM en action. Posez des questions sur le niveau d'assistance fourni et les possibilités de formation offertes.
Envisager :
- Combien de temps faut-il pour être entièrement formé au logiciel ?
- Que faire si vous avez une question ? Comment contacter l'équipe d'assistance ? (existe-t-il un service de ticket d'assistance, quel est le délai de réponse, etc.)
- Existe-t-il des possibilités de formation axées sur l'avenir ?
- L'équipe d'assistance à la clientèle prendra-t-elle régulièrement de vos nouvelles et de celles de votre équipe ?
N'oubliez pas que l'assistance et la formation en matière de MRS sont tout aussi cruciales que la conception des MRS.
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Problème 5 : Pas de maintenance orientée vers l'avenir
Si les logiciels sont souvent passionnants lorsque nous les achetons pour la première fois, que se passe-t-il lorsque nos secteurs d'activité évoluent et que la technologie progresse ?
Dans le cas d'un logiciel "prêt à l'emploi", l'accent n'est pas vraiment mis sur les mises à jour des produits et des fonctionnalités ou sur la maintenance future, de sorte que ce type de logiciel ne sera pas amélioré ou perfectionné pour répondre à vos besoins futurs. Cette situation est fréquente avec les logiciels de gestion de la relation client (CRM) que les utilisateurs essaient de personnaliser pour qu'ils fonctionnent comme un MEV. C'est un problème car ces personnalisations de CRM sont souvent très coûteuses et il n'y a pas d'assistance ou de maintenance pour l'engagement futur des parties prenantes avec ces types de systèmes (sans parler du fait que les CRM sont conçus pour gérer les clients et les ventes, et non les parties prenantes et les relations avec celles-ci).
Vous voulez en savoir plus sur la différence entre les logiciels de CRM et de SRM? Consultez la vidéo ci-dessous !
En l'absence de mises à jour, de nouveaux outils SRM plus performants envahiront le marché, vous faisant regretter de ne pas avoir opté pour un éditeur de logiciels désireux de se tenir au courant des évolutions du secteur.
Solution :
Choisissez un fournisseur SRM qui s'engage à.. :
- Mises à jour des fonctionnalités
- Correction continue des bogues (avec possibilité de signaler les bogues)
- Mises à jour des logiciels
- S'informer en permanence sur les progrès et les attentes en matière d'engagement des parties prenantes
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Problème 6 : Le MRS ne donne pas toute la mesure de la situation
Un SRM est un lieu centralisé où sont stockées toutes les informations relatives aux parties prenantes, mais le fait de disposer d'un espace pour stocker toutes les données ne représente que la moitié de l'histoire ; l'utilisation de ces informations est tout aussi importante.
De nombreuses options sur le marché actuel présentent des caractéristiques comparables (gestion des problèmes et des engagements, profils de contact, suivi des communications, tâches, etc.), mais peu d'options sur le marché présentent des éléments critiques comme la traçabilité.
Qu'est-ce que la traçabilité ?
La traçabilité est la capacité de lier toutes les informations relatives aux parties prenantes afin de vous aider à acquérir rapidement une compréhension complète de vos parties prenantes et de vos projets d'engagement.
Par exemple, avec certains SRMs qui ont une traçabilité, vous pouvez cliquer sur le profil d'une partie prenante pour accéder à toutes les informations sur les engagements précédents, tels que les communications que vous avez eues avec elle, les détails des problèmes dans lesquels elle était impliquée, les engagements que vous avez pris envers elle ou les tâches de l'équipe qui lui ont été associées. Si vous trouvez un engagement ou une tâche, vous pouvez facilement voir la communication originale où elle a été créée pour la première fois, ou quels étaient les problèmes associés à cet engagement, etc.
Cette capacité à relier toutes les informations et à raconter une histoire est vitale pour l'engagement des parties prenantes, car vous avez besoin de ces informations pour établir des rapports ou tenir votre équipe informée. Ces informations vous aident également à décider de la suite à donner à votre plan d'engagement des parties prenantes et de l'endroit où investir des ressources vitales.
Votre SRM doit pouvoir vous dire exactement ce que vous avez besoin de savoir quand vous avez besoin de le savoir, sans avoir à creuser.
Pour en savoir plus sur les 5 façons dont la traçabilité SRM vous aide à avoir une vue d'ensemble de l'engagement des parties prenantes, consultez notre blog!
Solution :
Recherchez un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes qui offre la traçabilité. Ce point est mentionné sur leur site web, mais vous pouvez également contacter les fournisseurs et leur poser directement la question.
Prochaines étapes
Certains défis et difficultés sont inévitables lorsque nous changeons une vieille habitude et adoptons de nouveaux outils ; cependant, vous pouvez minimiser ces défis de gestion des parties prenantes en choisissant un SRM bien conçu avec une équipe d'assistance dédiée au succès de votre organisation.
Pour vous aider à comprendre quels types de questions vous devez vous poser lorsque vous choisissez un SRM, consultez notre liste de contrôle téléchargeable gratuitement pour les acheteurs de logiciels SRM.
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Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes le plus rapide et le plus facile à utiliser
Jambo est le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes le plus rapide et le plus simple du marché actuel. Créé avec l'aide d'entreprises privées, de gouvernements, d'ONG et de consultants en engagement, Jambo est un logiciel axé sur les solutions et conçu pour répondre à vos besoins en matière d'engagement des parties prenantes.
Pour voir comment Jambo peut aider votre organisation à rationaliser et simplifier vos efforts d'engagement des parties prenantes, réservez un appel de découverte de 15 minutes avec un expert Jambo.
