Les tableurs ne sont pas la meilleure option pour gérer les informations relatives à l'engagement des parties prenantes lors de l'établissement de relations avec ces dernières. Lisez notre blog pour savoir pourquoi.
Il est essentiel de gérer efficacement les informations relatives à l'engagement des parties prenantes, car cela vous permet de mieux les comprendre et de suivre les échéances essentielles (c'est-à-dire les engagements et les questions).
Si les feuilles de calcul peuvent sembler une bonne option pour votre plan d'engagement des parties prenantes, elles ne constituent pas une solution durable si vous souhaitez établir des relations à long terme avec les parties prenantes, et il y a beaucoup de choses que vous ne pouvez pas faire avec elles pour votre plan de gestion des parties prenantes.
Pour répondre aux attentes actuelles en matière d'engagement des parties prenantes, les feuilles de calcul sont une solution temporaire. Pour une option plus orientée vers la croissance, un logiciel spécialement conçu pour la gestion des parties prenantes, comme le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), est la solution idéale.
Consultez la liste suivante des 10 raisons pour lesquelles il est temps d'abandonner les feuilles de calcul - cliquezpour aller plus loin !
- Les feuilles de calcul multiples sont désordonnées et compliquées à gérer
- Les méthodes de saisie incohérentes sont courantes avec les feuilles de calcul.
- Les rapports établis à l'aide de feuilles de calcul prêtent à confusion et prennent beaucoup de temps
- Où sont vos données ?
- La gestion des feuilles de calcul fait perdre du temps
- Les feuilles de calcul augmentent le risque de manquer des échéances et des engagements importants.
- Il est difficile de collaborer sur des feuilles de calcul
- Les feuilles de calcul peuvent compliquer l'établissement de relations avec les parties prenantes
- Il est difficile de savoir quand les données ont été mises à jour avec les feuilles de calcul.
- Les feuilles de calcul ne sont pas intuitives pour les utilisateurs (c'est-à-dire qu'il est difficile d'y naviguer et de les comprendre)
Prochaines étapes
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1. Les feuilles de calcul multiples sont désordonnées et compliquées à gérer
Il y a rarement une seule feuille de calcul.
Vous commencez par une feuille de calcul pour les coordonnées des parties prenantes, puis vous en créez une autre pour les communications, une autre pour les engagements et une autre pour les problèmes. Soudain, vous avez plusieurs feuilles de calcul et vos données sont éparpillées.
Avec plusieurs feuilles de calcul, il est difficile, voire impossible, de tout suivre.
Une simple feuille de calcul peut également être source de confusion et d'incompréhension, car elle est souvent longue et chargée d'informations fastidieuses. Vous vous retrouverez à faire défiler une feuille de calcul sans jamais être sûr d'en comprendre le contenu.
Au-delà des données alambiquées et confuses, il y a aussi le problème des pièces jointes. Qu'advient-il des documents supplémentaires qui complètent les données de votre feuille de calcul ?
Vous pouvez avoir des images de zones d'intérêt ou un fichier audio d'une réunion importante. Avec les feuilles de calcul, il n'y a pas de moyen clair d'ajouter des pièces jointes, ce qui vous expose, vous et votre équipe, au risque de manquer des informations essentielles ou des données cruciales, ce qui est contre-productif lorsque vous essayez de gérer efficacement les informations relatives à l'engagement des parties prenantes.
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2. Les méthodes de saisie incohérentes sont courantes avec les feuilles de calcul.
Malheureusement, avec les feuilles de calcul, les membres de votre équipe développent souvent des styles de saisie indépendants, ce qui rend les données de votre feuille de calcul incohérentes et compliquées. Tout à coup, ce qui est logique pour une personne est absurde pour une autre, ce qui ne fonctionne pas lorsque vous partagez des données en équipe et que vous essayez de recueillir des informations cohérentes et d'établir des rapports réguliers.
L'erreur humaine (par exemple les fautes d'orthographe) est un autre problème de saisie dans les feuilles de calcul. Vous pouvez utiliser un correcteur orthographique, mais il ne vous sera d'aucune utilité lorsqu'il s'agira de saisir des informations telles que les noms des parties prenantes, et nous n'avons pas besoin de vous dire à quel point il est essentiel de s'adresser à vos parties prenantes par le nom correct lorsque vous essayez d'établir des relations avec elles.
3. Les rapports établis à l'aide de feuilles de calcul prêtent à confusion et prennent beaucoup de temps
Il est essentiel de rendre compte des informations relatives à vos parties prenantes, que ce soit pour des raisons juridiques, pour partager des informations précieuses avec votre équipe ou pour que vous et votre équipe connaissiez l'opinion de vos parties prenantes sur votre projet.
Toutefois, il peut s'avérer difficile de résumer toutes les informations contenues dans les feuilles de calcul en un seul rapport. En fouillant dans plusieurs feuilles de calcul sans savoir si vous avez compilé les informations dont vous avez besoin, si les informations sont mises à jour ou si elles ont été saisies correctement, vous risquez de manquer des informations essentielles et d'avoir un rapport incomplet.
4. Où sont vos données ?
Lorsque le processus de saisie n'est pas défini ou agréable, vous trouverez souvent vos informations à des endroits différents parce que vos coéquipiers évitent ce processus fastidieux.
Les données peuvent se trouver sur les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les clés USB, les disques externes ou même sur des post-it des membres de votre équipe.
Outre la difficulté de ne pas savoir où sont stockées vos données, il y a aussi la menace de perdre des informations lorsque des personnes changent de projet ou quittent votre organisation. Il n'est pas rare que des informations soient perdues lors d'un départ.
Avec les feuilles de calcul, il est difficile de savoir si vous disposez de toutes les informations, ce qui est problématique car vous ne savez jamais quand un responsable, une partie prenante clé ou une autorité légale peut vous demander vos documents et, dans ces situations, des données incomplètes ne sont pas une option.
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5. La gestion des feuilles de calcul fait perdre du temps
Entre la gestion des échéances, des tâches, des rapports et de tout ce qui se présente, vous n'avez pas le luxe de disposer de temps "supplémentaire", et passer des heures à saisir des informations fastidieuses n'est pas idéal. Mais il n'y a pas que la saisie qui fait perdre du temps, il y a aussi le problème de la recherche d'informations qui fait perdre du temps.
Considérez ceci : vous êtes sur le point de rencontrer une partie prenante clé, et vous voulez donc vérifier l'historique de vos engagements pour vous assurer que vous savez ce qui a été discuté précédemment. Cependant, vos informations sont dispersées dans de longues feuilles de calcul.
Soudain, la "vérification rapide" de l'historique de l'engagement des parties prenantes se transforme en une recherche et un défilement interminables, et vous vous retrouvez à rencontrer la partie prenante avec le sentiment d'être mal préparé.
6. Les feuilles de calcul augmentent le risque de manquer des échéances et des engagements importants.
Lorsque vous travaillez avec des parties prenantes, vous savez qu'il est important d'instaurer la confiance pour renforcer les relations avec les parties prenantes, et il n'y a pas de moyen plus sûr de détruire la confiance que de ne pas respecter les délais convenus, en particulier lorsqu'il s'agit d'engagements ou de problèmes.
Toutefois, des problèmes se posent lorsque vous ne pouvez pas être sûr de ce qui a été promis parce que vous ne trouvez pas de réponses précises dans vos feuilles de calcul.
En l'absence d'une vue d'ensemble rapide des informations relatives à vos parties prenantes ou d'un moyen de suivre l'évolution des engagements, des problèmes ou d'autres tâches, vous n'êtes pas sûr de l'historique de vos parties prenantes ou de l'état d'avancement des échéances et des engagements, ce qui n'est pas seulement un manque de professionnalisme, c'est aussi une source de responsabilité.
7. Il est difficile de collaborer sur des feuilles de calcul
Vous comptez sur vos coéquipiers pour accomplir les tâches, respecter les valeurs de l'entreprise et travailler ensemble pour respecter les délais, mais avec les feuilles de calcul, il est difficile de savoir qui a fait des changements, quand et pourquoi, car il n'y a pas de tableau de bord partagé pour visualiser les mises à jour.
Un coéquipier peut vous avoir dit qu'il s'occuperait d'un problème, mais vous ne savez pas si c'est fait sans avoir à interrompre ce que vous êtes en train de faire pour le demander, ce qui interrompt le flux de travail et vous fait perdre du temps.
Au-delà des défis liés à la gestion de la charge de travail en équipe, il est également difficile de maintenir des messages clés cohérents avec vos parties prenantes si vous et vos coéquipiers n'êtes pas sur la même longueur d'onde. Vous ne pouvez pas être sûr de ce que vos coéquipiers communiquent, ce qui est problématique lorsque tout le monde est censé représenter votre organisation de manière cohérente.
Vous voulezsavoir comment le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est le meilleur outil de collaboration? Consultez le blog !
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8. Les feuilles de calcul peuvent compliquer l'établissement de relations avec les parties prenantes
Il est important d'apprendre à connaître vos parties prenantes, car la compréhension de leurs souhaits, de leurs craintes et de leurs besoins vous permet d'établir des liens plus significatifs, de vous engager plus profondément et d'établir des relations durables et mutuellement bénéfiques.
La traçabilité est essentielle pour connaître vos parties prenantes et établir des relations avec elles, car elle vous permet de savoir comment vos informations sont reliées entre elles. Chaque communication, chaque question, chaque engagement et chaque tâche doivent être reliés entre eux pour vous aider à comprendre pleinement vos parties prenantes, idéalement d'un simple coup d'œil.
Mais si vous ne pouvez pas trouver ou comprendre toutes les données relatives à l'engagement de vos parties prenantes ou si vous ne savez pas quelles informations sont connectées (ou correctes), en apprendre davantage sur vos parties prenantes devient un défi et prend beaucoup de temps.
Pour savoir comment la traçabilité peut vous aider à avoir une vue d'ensemble de l'engagement des parties prenantes, consultez le blog !
9. Il est difficile de savoir quand les données ont été mises à jour avec les feuilles de calcul.
Les feuilles de calcul n'ont pas de piste d'audit, ce qui signifie que vous ne savez pas quand les informations ont été mises à jour, par qui, ni si le document que vous examinez est la version la plus récente, ce qui est particulièrement problématique pour l'établissement de rapports.
D'autres problèmes surviennent lorsqu'une feuille de calcul n'est pas correctement sauvegardée après l'ajout de mises à jour ou lorsque les données ne sont pas ajoutées à temps, ce qui est risqué lorsque vous essayez de rencontrer des parties prenantes ou de créer des rapports importants.
Les tableurs peuvent également présenter des dysfonctionnements, par exemple lorsqu'un document volumineux est supprimé de force, ce qui n'est pas seulement ennuyeux, mais aussi problématique si vous n'avez pas sauvegardé (ou si la sauvegarde automatique n'a pas fonctionné). En l'absence de sauvegarde ou d'informations collectées dans le nuage, ce type de dysfonctionnement vous expose à des lacunes en matière de données. Bien que vous puissiez saisir à nouveau les données, c'est une perte de temps.
10. Les feuilles de calcul ne sont pas intuitives pour les utilisateurs (c'est-à-dire qu'il est difficile d'y naviguer et de les comprendre).
Les feuilles de calcul sont encombrantes et peu engageantes, et la plupart des gens ne les aiment pas parce qu'elles ne sont ni conviviales ni intuitives.
En raison de problèmes tels que le temps considérable nécessaire à la saisie des données, le manque de collaboration entre les services et la frustration liée à la recherche des informations nécessaires, les feuilles de calcul n'offrent pas une expérience conviviale.
Lorsque les gens n'apprécient pas quelque chose, ils l'évitent, ce qui signifie que les taux d'adoption sont faibles et que les informations relatives à l'engagement des parties prenantes sont incomplètes. Dans ce cas, il est difficile de se fier à vos données, ce qui peut mettre en péril votre programme d'engagement des parties prenantes.
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Prochaines étapes
Épargnez-vous, ainsi qu'à votre équipe, ces tracas en optantpour un logiciel conçu pour travailler avec vous afin de répondre à vos besoins en matière d'engagement des parties prenantes. Pour en savoir plus sur le passage des feuilles de calcul à un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes, consultez notre eBook !
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