Dayna Morgan et Dione McGuinness de BRITT RADIUS se joignent à Jambo pour ce blog de questions-réponses. BRITT RADIUS est spécialisé dans l'accès aux terres et l'engagement des parties prenantes et opère depuis 1986.
"Nous aidons les entreprises à obtenir l'accès et le soutien de la communauté pour leurs projets en naviguant dans les complexités de la terre, des relations indigènes et de l'engagement des parties prenantes". - BRITT RADIUS
Nous avons eu la chance de pouvoir leur poser quelques questions sur la meilleure façon de gérer les problèmes des parties prenantes qui surviennent au cours des efforts d'engagement des parties prenantes et sur les raisons pour lesquelles il est crucial de prendre ces problèmes au sérieux. Dayna et Dione ont à elles deux des dizaines d'années d'expérience dans le secteur, ce qui donne à leur organisation une perspective puissante pour comprendre les complexités entourant l'engagement des parties prenantes.
Q : Pourquoi l'engagement des parties prenantes est-il si important en matière de gestion des problèmes ?
Lorsqu'il s'agit d'impliquer les parties prenantes, il faut commencer par la fin. Une compréhension précoce des risques potentiels est essentielle à la réussite de votre projet !
Pour commencer, vous avez besoin d'un bon cadre d'engagement stratégique afin d'identifier vos parties prenantes, de comprendre ce qui est important pour elles et d'appréhender les problèmes qui pourraient survenir.
Ce plan stratégique est nécessaire pour planifier efficacement les ressources requises pour soutenir le développement de votre projet. Si vous ne procédez pas à cette évaluation suffisamment tôt et qu'un problème survient, vous risquez de vous retrouver sans les fonds correctement alloués ou sans le personnel suffisant pour y faire face efficacement.
"La perturbation est la nouvelle normalité. À une époque d'évolution politique, sociale et économique, les industries réévaluent leur façon de faire des affaires. L'accès à la terre devient plus difficile car les parties prenantes sont plus autonomes et plus conscientes, et attendent davantage des entreprises avec lesquelles elles interagissent". -BRITT RADIUS
Q : Les problèmes des parties prenantes sont-ils courants ?
Les problèmes sont certainement fréquents, et ils vont de problèmes très mineurs à des problèmes très graves.
Pour mieux comprendre les problèmes potentiels, il est essentiel de prendre en compte le point de vue des parties prenantes. Par exemple, les équipes techniques ont tendance à se préoccuper davantage des risques techniques (par exemple, les risques liés à la sécurité) et oublient souvent de prendre en compte le point de vue des parties prenantes. Elles finissent par supposer que certaines choses ne posent pas de problème alors qu'elles sont en réalité importantes pour leurs parties prenantes. Vous devez rencontrer vos parties prenantes là où elles se trouvent, c'est-à-dire là où elles se sentent.
Les questions étant complexes, l'engagement des parties prenantes doit également consister à montrer que l'on écoute, que l'on prend en compte les différents points de vue et que l'on s'assure que les gens se sentent compris.
Q : Que se passe-t-il lorsqu'une question concernant les parties prenantes n'est pas gérée ?
Lorsque les problèmes ne sont pas gérés, ils risquent de s'aggraver.
Les gens peuvent faire remonter les problèmes de différentes manières. Lorsque les gens ont l'impression qu'une organisation les ignore, ils trouvent quelqu'un qui les écoute et, soudain, un problème qui aurait pu être réglé ne cesse de prendre de l'ampleur s'il n'est pas géré. Par exemple, quelqu'un peut porter un problème sur les médias sociaux et, soudain, ce problème se transforme en un mouvement avec un grand nombre d'adeptes.
Même les petits problèmes peuvent s'aggraver si l'entreprise ne les aborde pas, ce qui se produit lorsque les parties prenantes ont l'impression que leurs préoccupations sont ignorées, ce qui peut engendrer une grande frustration. Cette frustration amplifie alors le problème.
D'un autre côté, le fait de traiter les problèmes dès le début peut en fait permettre de créer des partisans.
Q : Pourquoi est-il important de comprendre les parties prenantes lorsqu'il s'agit de gestion des problèmes ?
Lorsque vous comprenez les valeurs et les intérêts de vos parties prenantes et que vous vous efforcez d'aligner votre projet sur ces valeurs et intérêts, vous comprenez beaucoup mieux les préoccupations des parties prenantes. Vous savez également quels sont les sujets sur lesquels il faut être prudent et vous pouvez travailler avec votre équipe et vos parties prenantes pour envisager des alternatives possibles.
Cette meilleure compréhension vous permet d'intégrer les ressources appropriées. Par exemple, si vous avez procédé à une évaluation préliminaire dans une région et que vous savez qu'il faudra ajouter un an ou deux au calendrier de votre projet pour écouter et atténuer les inquiétudes qu'il suscite, vous pouvez planifier en conséquence.
Il y a un réel avantage financier à s'engager tôt. Le fait d'être préparé vous permet d'éviter les surprises, ce qui est crucial car les surprises entraînent des pertes de temps et d'argent et peuvent mettre à mal les relations.
Q : Quelle est l'importance de traiter les problèmes pour aider à maintenir les relations avec les parties prenantes ?
Un engagement approfondi favorise le développement de relations, ce qui constitue une forme importante de monnaie d'échange. Le fait d'avoir le bon message clé et le bon positionnement avant d'entrer dans une communauté aide à établir ces relations dès le début et garantit que les gens sont sur la même longueur d'onde.
Les relations établies vous aident également à résoudre les problèmes. Si vous avez des relations établies, les parties prenantes sont plus susceptibles de prendre le téléphone et de vous contacter si elles ont un problème, mais sans relation, vous avez manqué cette occasion et elles porteront leur problème ailleurs (comme dans l'exemple des médias sociaux ci-dessus).
Il est également important de se rappeler que la confiance peut aller très loin - construire des relations, c'est vraiment construire la confiance. Lorsque vous avez établi cette relation dès le début et que vous avez gagné cette confiance, si les choses ne se déroulent pas comme prévu, vous n'obtiendrez pas une réaction aussi négative que si vous n'aviez pas cette confiance et cette relation.
Q : Avez-vous des conseils en matière de "meilleures pratiques" ?
- Commencez toujours par la fin.
- Disposer d'un cadre de compréhension établi avec les outils et processus appropriés en place.
- Documenter TOUT, pas seulement les conversations formelles - c'est là que l'utilisation d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes tel que Jambo est une excellente idée, car il vous aide à gérer toute une série de données et vous assure, ainsi qu'à votre équipe, de disposer d'un processus dédié pour garantir une réponse opportune aux problèmes.
- Prenez le temps de bien comprendre les valeurs de la communauté.
- Soyez toujours respectueux, surtout en cas de désaccord.
- Écoutez pour comprendre, pas pour répondre. Veillez à ne pas essayer de corriger les gens ou de les éduquer alors qu'ils ne veulent pas l'être ; au lieu de cela, prenez un temps d'arrêt et écoutez pour comprendre où ils veulent en venir.
- Développez des relations dès le début, de sorte que lorsque des problèmes surviendront, vous disposerez de cette monnaie d'échange.
Q : Comment BRITT RADIUS peut-il aider les organisations à s'engager auprès des parties prenantes ?
"Nous pouvons être les bottes sur le terrain ou l'esprit tactique en arrière-plan. Comptez sur nous pour gérer vos activités d'engagement ou intégrez nos leaders pour former et développer les capacités de votre propre équipe". - BRITT RADIUS
Nous pouvons vous aider de bien des manières ! Nous disposons d'une équipe diversifiée, dotée d'un large éventail de compétences, et notre objectif est de soutenir les équipes et de les aider à surmonter les difficultés qu'elles rencontrent. Qu'il s'agisse de :
- Engagement des parties prenantes
- Forums publics et journées portes ouvertes
- Programmes d'implication des participants
- Engagement des populations autochtones
- Gestion C3 (consultation, engagements et conformité)
- Communications stratégiques
- Facilitation
- Formation
Nous pouvons aider les organisations dans leur stratégie initiale - nous avons beaucoup d'expérience en matière de pré-engagement et de pré-planification. Nous pouvons également fournir des services de conseil et de documentation afin de garantir la conformité et de veiller à ce que les engagements soient respectés jusqu'au bout.
Lorsque vous travaillez avec nous, nous devenons une extension de votre équipe. Beaucoup d'organisations ne disposent pas des ressources nécessaires pour s'engager comme elles le souhaiteraient parce que, par exemple, un seul praticien de l'engagement des parties prenantes peut avoir de 100 à des milliers de kilomètres carrés de communautés avec lesquelles il doit gérer ses relations, ce qui est décourageant. Nous les aidons à établir des priorités, à identifier les communautés clés et à soutenir ces relations tout en développant d'autres moyens de tenir toutes les communautés informées d'une manière moins exigeante en main-d'œuvre, de sorte que tout le monde se sente informé et ait la possibilité d'exprimer son opinion.
Nous organisons également de nombreuses journées portes ouvertes et nous aidons nos clients à se former à la manière de s'exprimer efficacement pour toucher les parties prenantes d'une manière qu'elles comprendront le mieux. Nous sommes bien formés pour apprendre à nos clients comment répondre à des questions difficiles et comment gérer des situations où des émotions fortes se manifestent.
En cas d'escalade dans les interactions avec les parties prenantes, il est utile qu'une tierce partie formée soit présente pour gérer la situation et aider à éliminer une partie de la négativité de l'interaction d'une manière qui n'aura pas d'impact sur la relation.
Nous nous efforçons vraiment de faire partie de l'équipe de chacun. Nous nous efforçons de créer une situation gagnant-gagnant pour nos clients et les communautés !
Jambo et BRITT RADIUS
Il est essentiel de disposer d'un outil de gestion des relations avec les parties prenantes fiable et facile à utiliser, tel que Jambo pour gérer toutes les données relatives à l'engagement des parties prenantes. Dans notre domaine, nous apprécions les logiciels de ce type qui sont réactifs, conviviaux et efficaces.
Jambo garantit une approche plus cohérente en interne - il n'y a rien de pire que d'enregistrer quelque chose qui nécessite un suivi, et que cela ne se produise pas. Il n'y a rien de pire que d'enregistrer quelque chose qui nécessite un suivi et qui ne se produit pas. C'est pourquoi disposer d'un outil comme Jambo avec des mécanismes permettant d'assurer le suivi est formidable et contribue à augmenter les chances de succès.
L'équipe Jambo a des idéaux et des valeurs similaires à ceux de l'équipe BRITT RADIUS. Nous constatons qu'ils sont prêts à travailler avec les parties prenantes de la même manière que nous travaillons avec les nôtres, et cette volonté d'écouter, de modifier et de s'adapter pour essayer d'aller au-devant de ces préoccupations et de ces opportunités les distingue. C'est la même motivation que celle de notre équipe, et c'est ce qui fait la qualité de notre partenariat !
Prochaines étapes
Si vous souhaitez en savoir plus sur l'équipe de BRITT RADIUS et les services qu'elle propose, visitez leur page de solutions pour plus de détails.
Un grand merci à Dayna et Dione ainsi qu'à toute l'équipe de BRITT RADIUS pour avoir pris le temps de nous parler dans le cadre de cet article de blog !
