Les choses peuvent changer rapidement et les organisations doivent être en mesure de s'adapter. En ce qui concerne vos programmes d'engagement des parties prenantes, un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) de qualité est un outil extrêmement précieux. Avec un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes basé sur le cloud et une interface conçue pour la collaboration, toute votre équipe peut continuer à travailler sur ses programmes d'engagement des parties prenantes où qu'elle se trouve (et le faire plus efficacement que jamais !).
Pour ce blog, nous ferons référence à notre SRM, Jambo, et à ses caractéristiques pour vous aider à comprendre l'immense valeur que cet outil peut apporter à votre organisation.
Collaboration with your team
Jambo est dans le nuage, ce qui offre de grands avantages par rapport aux logiciels traditionnels installés, en particulier en termes d'accessibilité et de collaboration.
Grâce à cette fonctionnalité en nuage, les équipes peuvent coordonner leurs activités d'engagement des parties prenantes, les partager au sein de l'équipe et créer facilement des rapports d'avancement pour la direction et les cadres.
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Les communications avec les parties prenantes peuvent être enregistrées automatiquement via notre fonctionnalité Project Email ou ajoutées en cours de route à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette. L'utilisation d'un logiciel "dans le nuage" signifie que les mises à jour sont instantanées, ce qui permet à toute l'équipe de savoir qui communique avec qui sans avoir à le demander.
Essentiellement, les logiciels basés sur le cloud permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et de disposer des informations les plus récentes sur les parties prenantes, qui sont toujours disponibles de manière claire et facile à comprendre.
Garder votre équipe au travail et à jour est une partie essentielle des programmes d'engagement des parties prenantes. Grâce au tableau de bord facile à comprendre de Jambo, vous et votre équipe pouvez comprendre l'ampleur de votre programme et ses progrès d'un simple coup d'œil.
Vous pouvez également plonger dans vos données pour obtenir des informations essentielles, comme une visualisation des profils de risque pour les questions relatives aux parties prenantes et une compréhension de l'ampleur de votre programme d'engagement grâce à des éléments tels que le nombre d'engagements, de contacts et d'organisations (par type). Vous pouvez également voir quelles tactiques sont utilisées pour s'engager avec vos parties prenantes et plus encore.
Pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, nous avons ajouté la possibilité d'assigner des tâches à vos coéquipiers. Vous pouvez également voir quand les tâches sont terminées pour plus de transparence et de responsabilité au sein de l'équipe.
Grâce à la visionneuse de cartes intégrée de Jambo, vous pouvez facilement comprendre et partager les zones d'intérêt, les préoccupations et les engagements associés afin de comprendre ce qui se passe dans chaque zone. Les cartes facilitent la visualisation et la compréhension de l'avancement du projet et sont très simples à partager.
Understanding your stakeholders
Une fois toutes les informations centralisées et organisées, vous pouvez mieux tirer les tendances et les informations essentielles des données saisies, ce qui vous permet de comprendre clairement ce qui intéresse vos parties prenantes (c'est-à-dire ce qui est important pour elles, leurs opinions et leurs préoccupations).
La cartographie des parties prenantes est un élément essentiel de l'identification, de l'engagement et de la compréhension de vos parties prenantes. Elle comprend l'utilisation d'une matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes pour classer les parties prenantes en fonction de leur niveau d'intérêt et de leur niveau de pouvoir par rapport à votre projet. Cependant, le travail n'est pas terminé une fois que vous avez classé vos parties prenantes ; il est important de continuer à les suivre et à les contrôler !
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Conscients de l'importance de la cartographie des parties prenantes, nous avons inclus des champs personnalisés et un système de marquage qui vous permet d'organiser clairement les informations relatives à vos parties prenantes afin de vous assurer que vous surveillez et répondez de manière aussi efficace et tangible que possible.
Grâce à ces fonctionnalités, vous et votre équipe pouvez organiser vos informations sur les parties prenantes en fonction de leurs intérêts spécifiques, de leurs préoccupations, de leur importance et des thèmes émergents. Cette capacité à mieux organiser et classer vos informations sur les parties prenantes vous permettra d'établir des rapports et d'analyser vos données de manière plus efficace.
Avec Jambo, vous pouvez rapidement visualiser l'historique de votre engagement avec chaque partie prenante dans vos projets et programmes.
Cet aperçu historique est particulièrement utile lorsqu'il s'agit de parties prenantes qui ont participé à plus d'un de vos projets, car Jambo vous aide à comprendre l'historique complet de votre engagement avec elles.
Par exemple, les parties prenantes peuvent faire partie de plusieurs projets et collaborer avec plusieurs membres de votre équipe ou d'une autre équipe. Il peut être frustrant de rencontrer une partie prenante et d'être pris au dépourvu parce que vous n'étiez pas au courant de ce qui s'est passé lors d'un engagement précédent avec elle.
Avec Jambo, vous pouvez facilement accéder à l'historique de leur engagement pour voir s'ils ont eu un problème avec un autre projet. Cette information vous aide à réfléchir à la meilleure façon de vous engager avec eux aujourd'hui. Tout cela se fait sans avoir à envoyer des courriels ou à passer des appels téléphoniques pour évaluer la situation avec d'autres membres de votre organisation afin de comprendre l'historique de l'engagement de cette partie prenante. Cette compréhension est essentielle lorsque vous souhaitez établir des relations durables et de confiance avec les parties prenantes sans encombrer votre équipe de vérifications et de requêtes inutiles sur leurs expériences avec les parties prenantes.
Reducing risk
Avec Jambo, vous comblez le fossé entre vos équipes, vos projets et vos programmes, afin de connaître l'historique de l'engagement (c'est-à-dire toutes les communications, les questions, les engagements et les tâches) pour comprendre pleinement ce qui est pertinent et important au fur et à mesure que vous avancez. Cette meilleure compréhension réduit les risques que votre organisation soit prise au dépourvu, ce qui constitue une mesure importante de gestion des risques.
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Bien qu'il soit préférable de toujours traiter les problèmes et les engagements rapidement, la réalité est que ceux-ci peuvent durer des années. Il est essentiel de garder une trace de tout ce qui s'est passé pour s'assurer que vous et vos coéquipiers ne manquerez plus jamais un engagement ou un problème.
Enjeux
Il est essentiel de comprendre les problèmes associés à votre projet et de pouvoir visualiser l'impact et la priorité de chaque problème pour identifier les risques du projet.
Jambo permet d'obtenir facilement une vue d'ensemble de toutes les questions, y compris celles qui sont associées à des contacts ou à des organisations de parties prenantes spécifiques, que ce soit pour un ou pour tous vos projets. Vous pouvez approfondir les questions individuelles et voir l'historique des engagements qui y sont liés pour une compréhension plus approfondie et une meilleure gestion des risques.
Pour faciliter la compréhension de vos problèmes actuels, vos données doivent être organisées et faciles à trouver. Nos flux de travail uniques, axés sur les parties prenantes, permettent des suggestions intelligentes qui facilitent la saisie des mises à jour, en veillant à ce que le processus de saisie des données soit simple pour vous et votre équipe. La simplification du processus de saisie des données permet de conserver des informations cohérentes et faciles à comprendre.
Engagements
Avec Jambo, vous pouvez comprendre les engagements de tous vos projets, qu'il s'agisse d'un engagement général, financier ou d'un équivalent financier. Vous pouvez également rechercher des engagements par statut, ce qui vous aide à comprendre vos engagements actuels.
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La traçabilité au sein de Jambo relie les éléments entre eux pour vous donner, à vous et à votre équipe, une compréhension complète de vos parties prenantes, d'un simple coup d'œil, vous permettant de comprendre d'où viennent les engagements et toutes les communications, questions ou tâches associées.
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Pour obtenir un résumé rapide des engagements, les capacités de rapport faciles de Jambo garantissent que vous ne manquerez plus jamais un engagement, ce qui vous aide à améliorer votre responsabilité et à garantir la conformité.
Prochaines étapes
Avec l'état actuel de notre monde, les exigences croissantes en matière d'engagement et la multiplication des canaux permettant aux parties prenantes de s'exprimer et de partager leurs opinions, l'utilisation d'une MRS est une occasion de réduire les risques liés à l'engagement des parties prenantes, d'établir des relations significatives avec elles et de faire avancer vos projets, quel que soit l'endroit où vous et vos coéquipiers travaillez.
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Pour en savoir plus sur Jambo, regardez notre vidéo explicative d'une minute !
