Qu'est-ce qu'un plan d'engagement des parties prenantes ?
Un plan d'engagement des parties prenantes est un cadre stratégique avec un processus détaillé étape par étape qui guide une communication significative avec les parties prenantes tout au long du cycle de vie d'un projet. Son objectif principal est d'obtenir le soutien des parties prenantes, de réduire les frictions et d'aligner les objectifs du projet sur les attentes et les intérêts des parties prenantes.
Quel est l'objectif d'un plan d'engagement des parties prenantes ?
Un plan d'engagement des parties prenantes fournit une approche structurée pour identifier, communiquer et impliquer les principales parties prenantes intéressées ou affectées par un projet ou une initiative.
Avantages d'un plan d'engagement des parties prenantes :
- Réduction des risques liés au projet
- Aide à la gestion efficace des ressources
- Faciliter la collaboration au sein de l'équipe
- Obtenir l'adhésion des équipes internes
- Permet de respecter les délais
- Instaurer la confiance et de meilleures relations avec les parties prenantes et les communautés
Quels sont les éléments typiques d'un plan d'engagement des parties prenantes ?
Les plans d'engagement des parties prenantes comprennent quatre éléments principaux pour aider les organisations à gérer de manière proactive les relations, à résoudre les conflits et à s'assurer que toutes les parties prenantes sont entendues. Ces éléments sont les suivants
- Quelles sont les Les parties prenantes qui seront impliquées
- Méthodes et fréquence de communication
- Les informations à transmettre
- Le niveau d'implication prévu des différents groupes
Aous êtes novice en matière d'engagement des parties prenantes ? Téléchargez notre guide pratique gratuit pour commencer ! →
Comment élaborer un plan d'engagement des parties prenantes
Pour vous aider à élaborer votre plan d'engagement des parties prenantes, nous avons décrit cinq étapes essentielles, ainsi que plusieurs conseils et ressources supplémentaires pour vous aider dans votre démarche de plan d'engagement des parties prenantes.
5 étapes essentielles pour préparer un plan d'engagement des parties prenantes
Étape 1 : Clarifier l'objectif de votre plan et les exigences auxquelles vous devez répondre
Pour créer le meilleur plan pour votre équipe et votre projet, vous devez comprendre les résultats souhaités (ou objectifs) pour ce plan (par exemple, établir des relations positives avec les parties prenantes, répondre aux exigences réglementaires, obtenir l'approbation, etc.)
Il s'agit d'une première étape essentielle, car un plan d'engagement des parties prenantes élaboré en fonction de vos objectifs et de vos besoins vous aidera, vous et votre équipe, à prendre des décisions stratégiques et cohérentes pour que le projet ait des résultats plus positifs.
Conseil : Réfléchir aux plans et projets antérieurs
Si vous avez mené un projet dans le passé, pouvez-vous tirer des enseignements de vos plans précédents pour vous aider à orienter celui-ci ? Qu'en est-il des membres de votre équipe ?
- Y a-t-il des choses qui ont particulièrement bien fonctionné ?
- Avez-vous rencontré des obstacles inattendus ?
- Certains membres de l'équipe étaient-ils particulièrement bien adaptés à certains rôles et responsabilités ?
Utilisez ces enseignements comme guide pour renforcer votre prochain plan !
Étape 2 : Effectuer une analyse des parties prenantes
Une fois que vous avez compris ce que vous espérez accomplir avec ce plan, il est temps de vous concentrer sur les parties prenantes et les communautés que vous ferez participer en effectuant une analyse des parties prenantes.
Vous voulez en savoir plus sur l'analyse des parties prenantes? Consultez notre blog ! →
Bien que l'analyse des parties prenantes puisse comporter plusieurs parties, les trois éléments clés sont les suivants :
- Identification des parties prenantes
- Cartographie des parties prenantes
- Comprendre les parties prenantes
Identification des parties prenantestion
Avant de vous engager, vous devez déterminer vos parties prenantes, et ce processus doit être mené à bien.
Pour vous assurer d'identifier toutes les parties prenantes et tous les membres de la communauté nécessaires, nous vous recommandons toujours d'en faire un exercice d'équipe et de prendre en compte toutes les personnes ou tous les groupes susceptibles d'être affectés ou intéressés par votre projet, que ce soit de manière positive ou négative.
Besoin d'aide pour identifier vos parties prenantes ? Consultez notre blog9 questions pour vous aider à identifier vos parties prenantes ! →
Cartographie des parties prenantes
Maintenant que vous connaissez vos parties prenantes, il est temps de les classer par ordre de priorité en les organisant en groupes.
Un canevas populaire de cartographie des parties prenantes est la matrice pouvoir-intérêt de Mendelow, qui vous aide à classer les parties prenantes en fonction de leur niveau d'intérêt (élevé/faible) et d'influence (élevé/faible) sur votre organisation ou votre projet.
Vous souhaitez en savoir plus sur la cartographie des parties prenantes ? Consultez notre blog sur la façon de réaliser un exercice de cartographie des parties prenantes ! →
Comprendre les parties prenantes
Après avoir identifié et cartographié les parties prenantes, vous devez prendre le temps de les comprendre de plus près. Vous voudrez savoir comment elles perçoivent votre organisation et votre projet en examinant leurs.. :
- Perspectives
- Intérêts
- Préoccupations et opinions
Une fois que vous les aurez compris, vous pourrez évaluer la position des parties prenantes à l'égard de votre projet (c'est-à-dire si elles le soutiennent, si elles s'y opposent, si elles sont conditionnelles, si elles sont indécises ou si elles sont neutres). Grâce à ces informations, vous comprendrez mieux les messages clés qu'ils ont besoin d'entendre et la meilleure façon de les impliquer stratégiquement pour aller de l'avant.
Conseil : utilisez un logiciel pour comprendre vos parties prenantes : Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est votre source unique de vérité pour toutes les informations relatives à l'engagement des parties prenantes. C'est un avantage dans de nombreuses situations, par exemple lorsque vous vous préparez à dialoguer avec une partie prenante avec laquelle vous avez déjà communiqué dans le cadre de projets antérieurs.
En utilisant un SRM comme Jambo pour organiser et gérer les informations sur les parties prenantes, vous aurez accès à toutes les données que votre équipe a enregistrées pour chaque projet (passé et présent).
- Il permet aux équipes d'accéder rapidement à des informations précédemment partagées, notamment ce que les parties prenantes apprécient dans un projet, leurs préoccupations, leurs points de vue et toutes les questions soulevées.
- Il vous aide à garder une longueur d'avance à tout moment grâce à l'accès à l'historique des engagements et fournit aux équipes une solide compréhension des conversations qui pourraient être vitales pour le projet en cours.
Si vous souhaitez savoir comment les logiciels SRM peuvent vous aider à mieux comprendre vos parties prenantes, cliquez ici., lisez ce blog ! →
Étape 3 : Identifier les modalités d'engagement avec les parties prenantes
Plusieurs éléments sont à prendre en compte lors de la planification de l'engagement des parties prenantes :
- Tactiques d'engagement : Comment allez-vous interagir avec les parties prenantes ? (par exemple, par courrier électronique, brochure, groupe de discussion, enquête, site web, réunions individuelles, etc.)
- Fréquence : À quelle fréquence allez-vous vous engager avec les parties prenantes ?
- Rapports : Comment allez-vous communiquer les mises à jour, les changements et les questions aux parties prenantes ?
- Retour d'information : Comment les parties prenantes pourront-elles vous contacter ou contacter votre organisation ?
Une manière utile de guider votre engagement est de choisir des niveaux d'engagement pour vos catégories de parties prenantes (c'est-à-dire les catégories issues de votre exercice de cartographie des parties prenantes).
Le spectre de la participation publique Spectre de la participation publiqueélaboré par l'Association internationale pour la participation publique (IAP2) Association internationale pour la participation publique (IAP2)est un excellent outil pour identifier le niveau d'engagement qui convient le mieux à vos catégories de parties prenantes. Le spectre de l'IAP2 identifie cinqniveaux de participation différents : informer, consulter, impliquer, collaborer et responsabiliser.
Une fois que vous avez décidé de votre niveau d'engagement, vous êtes prêt à choisir vos tactiques d'engagement spécifiques (c'est-à-dire la manière dont vous vous engagerez avec les parties prenantes).
Conseil : N'oubliez pas vos messages clés ! Prenez le temps d'examiner la catégorie d'engagement de vos parties prenantes (c'est-à-dire leur niveau d'intérêt/d'influence), leurs perspectives et le niveau d'engagement que vous avez choisi pour chaque catégorie afin d'orienter les informations que chaque partie prenante aura besoin d'entendre de la part de votre organisation.
Les messages clés doivent être identifiés très tôt et être clairs et concis afin que tous les membres de l'équipe puissent les comprendre et les utiliser. L'utilisation de messages clés stratégiques peut vous aider, vous et votre équipe, à communiquer de manière cohérente avec les parties prenantes, ce qui peut contribuer à renforcer la confiance dans votre organisation.
Conseil : Créez un portail pour une communication ouverte entre vous et vos parties prenantes. Lorsque nous parlons de "canaux de communication bidirectionnels", nous entendons une communication qui vous permet d'atteindre vos parties prenantes et qui leur offre un canal de réponse.
L'envoi d'une brochure aux parties prenantes sans informations sur la manière de vous contacter est considéré comme une méthode de communication à sens unique car, si vous pouvez les contacter, elles ne peuvent pas vous contacter. Les méthodes de communication à sens unique peuvent certainement être utiles dans certaines situations. Cependant, il est important de se rappeler que vos parties prenantes peuvent avoir des informations et des opinions précieuses sur vos projets, et qu'il est bénéfique d'obtenir le retour d'information de toutes les parties prenantes.
Pour obtenir des conseils supplémentaires sur l'amélioration de l'engagement des parties prenantes et de la communauté, visitez notre blog ! →
Étape 4 : Créer un processus simple et clair, étape par étape
Maintenant que vous comprenez l'objectif de votre projet et que vous avez une idée plus précise de vos parties prenantes, de leurs points de vue et de la manière dont vous allez vous engager avec elles, vous devez élaborer un processus étape par étape à l'aide des informations que vous avez déjà identifiées. Ce processus constituera le plan directeur qui vous permettra, à vous et à votre équipe, de mettre en œuvre votre plan.
Inclure des éléments tels que
- Les objectifs de votre plan d'engagement des parties prenantes
- Toute exigence réglementaire à respecter
- Vos informations sur l'analyse des parties prenantes
- Comment vous vous engagez
N'oubliez pas de prendre en compte des éléments tels que
- Votre budget
- Rôles et responsabilités de votre équipe
- Calendrier et échéances
- Messages clés
- les problèmes potentiels qui pourraient survenir et la manière dont vous réagirez s'ils surviennent
Conseil : contrôlez et mettez à jour si nécessaire. L'engagement des parties prenantes peut être compliqué et les choses peuvent changer rapidement. Vous devrez donc ajuster et mettre à jour votre plan régulièrement et vous assurer que vous communiquez ces mises à jour à votre équipe.
Étape 5 : Choisissez la manière dont vous allez enregistrer l'engagement des parties prenantes et planifiez les rapports.
Vous recueillerez de nombreuses informations au fur et à mesure que vous vous engagerez auprès de vos parties prenantes et de vos communautés. Vous devez vous assurer que ces informations sont bien organisées, accessibles et faciles à trouver pour votre équipe, car vous devrez probablement partager les mises à jour de vos informations sur l'engagement et les utiliser pour guider votre plan.
Consultez notre blog sur la manière de suivre efficacement l'engagement des parties prenantes →
Voici quelques situations dans lesquelles il vous sera utile de disposer d'informations organisées sur les parties prenantes et de la possibilité d'établir des rapports détaillés :
- Mise à jour de l'état d'avancement :
- Partager les progrès avec votre équipe ou d'autres équipes de votre organisation (en particulier sur un sujet, une question ou un engagement).
- Partager les mises à jour de l'état d'avancement avec la direction.
- Partager les mises à jour avec les parties prenantes.
- Pour la conformité et la réglementation : Montrer que vous respectez les exigences réglementaires en matière d'engagement ou d'autres exigences telles que les exigences environnementales, sociales et de gouvernance (ESG) ou les exigences en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE).
- Pour l'analyse et la réflexion : Obtenir des informations précieuses sur votre projet (par exemple, combien de personnes sont impliquées, où sont-elles impliquées, combien de questions ont été soulevées, etc.)
Dois-je utiliser des feuilles de calcul pour enregistrer l'engagement des parties prenantes ?
De nombreuses organisations essaient encore d'utiliser des feuilles de calcul pour gérer les informations relatives à l'engagement des parties prenantes, mais ce n'est pas la meilleure méthode, car les feuilles de calcul vous exposent, ainsi que votre équipe et votre projet, à des risques et à des défis inutiles.
Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles les tableurs ne sont pas la meilleure option pour enregistrer l'engagement des parties prenantes, consultez notre blog sur les 10 raisons pour lesquelles il est temps de rompre avec les tableurs ! →
La meilleure façon d'enregistrer l'engagement des parties prenantes
Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est le meilleur moyen d'enregistrer et de gérer toutes les relations et communications avec les parties prenantes.
Jambo SRM vous aide à faire passer votre processus de gestion des parties prenantes au niveau supérieur en gardant vos informations sur les parties prenantes sécurisées, organisées, accessibles, consultables et faciles à comprendre. Jambo peut produire des rapports concis en quelques secondes, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de rester concentré sur l'atteinte des objectifs de votre projet de la manière la plus efficace possible.
Ressource gratuite pour vous aider à élaborer votre plan d'engagement des parties prenantes
Maintenant que vous comprenez quelques-uns des éléments essentiels d'un plan d'engagement des parties prenantes, nous avons élaboré une ressource gratuite pour vous aider à démarrer !
La cartographie des parties prenantes étant une étape essentielle et précieuse, nous avons conçu ce modèle de cartographie des parties prenantes imprimable et gratuit. Cliquez sur l'image ci-dessous pour obtenir votre exemplaire gratuit dès maintenant !
