How Stakeholder Relationship Management software helps you manage stakeholder commitments

L'engagement d'une partie prenante est une promesse faite à une partie prenante.

Ces engagements peuvent prendre plusieurs formes : ils peuvent être généraux (comme un changement de politique ou une action à entreprendre), comporter un élément financier (comme un don ou un parrainage) ou représenter un équivalent financier (comme des biens ou des services fournis ou échangés). 

Common pain points for organizations with commitments

• Oublier des engagements (en particulier des engagements qui ne peuvent être tenus que dans un avenir lointain)
• Manque d'appropriation de l'engagement (qui est chargé de veiller à ce que l'engagement soit pris en compte et respecté ?)
• Lorsque le personnel part, les informations relatives à l'engagement peuvent partir avec lui.
• Difficulté à suivre le statut des engagements (par exemple, ne pas savoir combien d'engagements sont actifs et doivent encore être respectés)
• Ne pas être conscient ou ne pas comprendre les responsabilités actuelles du projet lors de la prise d'engagements
• Ne pas comprendre comment l'engagement est lié à d'autres informations relatives au projet (par exemple, quelle partie prenante, organisation ou communauté fait partie de l'engagement, quelles communications ont été faites aux parties prenantes concernant l'engagement à ce jour, quels sont les problèmes associés à l'engagement, etc.)

Benefits of using Stakeholder Relationship Management software for commitments management

L'utilisation d'un MRS pour faciliter la gestion des engagements de votre organisation présente de nombreux avantages.

Grâce à la possibilité d'enregistrer rapidement toutes les informations relatives aux parties prenantes dans un système centralisé, vous pouvez vous concentrer sur l'engagement, l'établissement de relations avec les parties prenantes et la réalisation des objectifs de votre projet.

Avec un SRM, vous pouvez :

1.   Quickly access your information

Selon le SRM choisi, vous devriez être en mesure de visualiser les engagements associés à un ou à tous vos projets pour vous aider à en avoir une compréhension complète.

Lorsque vous enregistrez toutes vos informations, vous savez toujours d'où viennent les engagements (c'est-à-dire à quel dossier de communication ou à quelle question l'engagement est associé). Lorsque vous savez comment vos informations sont reliées entre elles, vous pouvez mieux comprendre vos parties prenantes et vos projets.

Report on the full history of engagement

Un SRM aide les équipes à organiser leurs engagements de manière consultable et compréhensible, ce qui facilite leur suivi et permet de ne plus jamais oublier un engagement.

Les enregistrements de communication associés à l'engagement seront faciles à consulter dans le cadre du profil global de l'engagement. Cette piste d'audit des informations est importante car, par exemple, si vous rencontrez une situation où il y a une divergence sur la façon dont un engagement a été traité, vous pouvez rapidement extraire toutes les informations nécessaires pour montrer la communication exacte qui s'est produite.

Build stakeholder relationships

Le fait de pouvoir accéder aux informations relatives aux engagements afin de comprendre comment et pourquoi ils ont été promis vous aide à mieux comprendre les souhaits et les attentes de vos parties prenantes. Le fait de savoir quels engagements existent et s'ils ont été respectés vous permettra de ne plus jamais être pris au dépourvu lors d'une réunion avec une partie prenante.

Cette compréhension vous aide également, vous et votre équipe, à communiquer de manière plus cohérente avec les parties prenantes, à préparer les réunions avec ces dernières et à respecter avec tact les engagements pris en collaboration avec d'autres membres du personnel, des contractants ou des secteurs d'activité. Cette clarté aidera vos parties prenantes à vous considérer comme plus engagé, mieux informé et plus fiable, ce qui contribuera à l'établissement de relations importantes.

To learn more about building stakeholder relationships, check out our blog!

2.   Understand and limit risk

Grâce au suivi, à l'organisation et à l'accessibilité de vos informations dans un système de gestion des risques, vous pouvez mieux vous préparer et atténuer les risques afin de respecter le calendrier de vos projets et de mieux protéger votre organisation.

Track all information

De nombreuses organisations utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer leurs efforts d'engagement des parties prenantes. Les feuilles de calcul peuvent être ou ne pas être à jour et peuvent être difficiles à rechercher et à comprendre.

Avec plusieurs feuilles de calcul, il est difficile, voire impossible, d'assurer le suivi d'informations importantes telles que les engagements. Si vous ne savez pas quand la feuille de calcul a été mise à jour pour la dernière fois, il peut être difficile de suivre l'état des engagements.

Cette méconnaissance de l'historique des engagements vous expose à divers risques.

Avec un SRM basé sur le cloud, vos informations d'engagement sont centralisées, vous pouvez facilement voir la dernière fois qu'elles ont été mises à jour, et vous savez toujours que vous regardez la dernière version. Si votre SRM dispose d'autorisations basées sur l'utilisateur, vous pouvez également contrôler qui peut accéder aux informations sur les engagements, ce qui est avantageux en fonction du rôle du personnel ou des sous-traitants dans votre projet.

Manage organizational reputation

Les perceptions positives aident à construire la réputation de votre organisation auprès des gens, ce qui peut être extrêmement précieux, en particulier en période de turbulences ou lorsqu'il s'agit d'obtenir un soutien. Votre volonté de vous engager de manière cohérente et transparente, tout en veillant à respecter tous vos engagements, influencera la façon dont les gens perçoivent vos projets et votre organisation.

Un SRM aide à gérer la réputation en vous permettant, à vous et à votre équipe, de rester cohérents dans vos messages, car vous savez toujours ce qui a été dit par qui, et vous donne la possibilité d'organiser les engagements en fonction de la priorité et de la date d'échéance, ce qui signifie que vous savez toujours quels engagements doivent encore être respectés.

Fulfill future commitments

En ce qui concerne le respect des engagements, il est inévitable que certains ne puissent être tenus que dans plusieurs années, et il est difficile de se souvenir d'une promesse faite il y a cinq ans (surtout si elle date d'avant votre arrivée dans l'équipe) !

Avec un SRM, vos informations sont suivies, organisées et accessibles, ce qui vous permet d'examiner rapidement les engagements et de comprendre ce qui a été convenu, y compris les responsabilités, contribuant ainsi à la responsabilisation de votre équipe pour garantir que les engagements sont toujours respectés, quel que soit le moment où ils ont été pris.

To learn more about how an SRM helps you manage your stakeholder commitments, check out our blog!

Easily compile helpful reports

Le SRM étant conçu pour la gestion des parties prenantes, les flux de travail uniques peuvent vous aider à obtenir des informations détaillées sur vos projets d'engagement des parties prenantes et vous permettre de créer facilement des rapports utiles.

Ces informations et ces capacités de reporting sont essentielles à la gestion efficace des informations relatives aux parties prenantes et vous aident à comprendre comment tout est lié.

Some SRMs will allow you to run reports on commitments by status to help you keep track of important information like which commitments are currently high priority or overdue and need your immediate attention. These reports can help to improve accountability and ensure compliance. 

To learn more about how SRM reports will help your stakeholder engagement, visit our blog!

How do you choose an SRM?

Maintenant que vous comprenez les avantages de l'utilisation d'un MRS, il est temps d'en choisir un !

Tous les MRS ne sont pas conçus ou pris en charge de la même manière. Un logiciel qui fonctionne pour une organisation peut ne pas être la bonne option pour une autre. Prenez donc le temps d'examiner et de sélectionner le meilleur SRM pour votre organisation.

Prochaines étapes

Prêt à dire adieu aux feuilles de calcul et à passer à un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ? Consultez notre eBook gratuit !