Tout au long de votre projet d'implication des parties prenantes, vous aurez inévitablement besoin de compiler des rapports pour répondre à divers besoins. Ces rapports sont essentiels à la réussite de votre projet, c'est pourquoi nous vous présentons aujourd'hui quatre façons dont les rapports du logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) vous aideront à mener à bien vos projets d'implication des parties prenantes.
Voici quelques exemples de besoins en matière de rapports :
- Obtenir des informations sur le projet
- Pour partager les mises à jour avec votre équipe
- Pour les réunions d'information avec les responsables
- Répondre aux exigences réglementaires
- Obtenir l'approbation des décideurs
- Partager des informations avec les parties prenantes ou les communautés
- Élaborer des rapports annuels complets
1. Les rapports SRM vous aideront, vous et votre équipe, à gagner du temps
Avec un MRS, les rapports sont beaucoup plus rapides ! Que vous ayez besoin d'un rapport pour un régulateur, une réunion d'équipe, une mise à jour de la gestion, etc. les rapports SRM peuvent compiler les informations requises de manière structurée et organisée en quelques minutes.
Quelle est la différence entre les rapports établis à l'aide de feuilles de calcul et les rapports établis à l'aide de MRS ?
Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul au lieu d'un SRM, il est difficile de maintenir la cohérence de vos données, ce qui peut rendre leur synthèse dans un rapport presque impossible (sans parler des problèmes liés à la gestion de plusieurs feuilles de calcul et à la recherche des versions les plus récentes).
L'établissement de rapports à l'aide de feuilles de calcul peut prendre beaucoup de temps, mais avec un MRS, vous pouvez rapidement et facilement établir des rapports sur tout ce que vous avez enregistré.
Vous voulez connaître les 10 raisons pour lesquelles il est temps d'arrêter d'utiliser des feuilles de calcul pour l'engagement des parties prenantes? Consultez notre blog !
Rapports rapides pour les ministères
Pour les fonctionnaires qui doivent répondre à une demande de liberté d'information (FOI), d'accès à l'information et à la protection de la vie privée (ATIP), ou même simplement à une demande d'information ou de statut, les rapports SRM facilitent l'extraction de ce qui est nécessaire, y compris les documents justificatifs, afin de répondre aux attentes rapidement et efficacement.
Vous travaillez dans le secteur public et vous souhaitez savoir comment une MRS peut vous aider à relever vos défis en matière de gestion des parties prenantes? Consultez notre blog !
2. Les rapports SRM vous aideront à améliorer la transparence
La manière dont vouschoisissez de partager les informations relatives à vos parties prenantes aura une incidence sur votre capacité à instaurer la confiance dans votre projet et avec vos parties prenantes, ce qui permettra d'améliorer les relations à long terme.
Pour que vos rapports sur l'engagement des parties prenantes répondent aux attentes en matière de transparence, vous devez vous assurer que vous avez inclus toutes les informations demandées dans un résumé organisé et compréhensible.
Remarque : il est important de consulter différents groupes et individus au sujet de leurs attentes en matière de rapports afin de s'assurer que vous créez des rapports qui répondent à leurs besoins.
La transparence permet d'instaurer la confiance
Ces rapports SRM permettent de tenir tout le monde informé et d'inclure des mises à jour opportunes de votre organisation, de sorte qu'il n'y ait pas de rupture de confiance en raison d'informations manquantes ou de résumés confus.
3. Les rapports sur les MRS contribueront à fournir des mises à jour et des vues d'ensemble précieuses.
Que quelqu'un ait demandé des mises à jour spécifiques ou que vous ayez besoin d'une vue d'ensemble du projet pour préparer une réunion à venir, les rapports SRM vous aideront à rassembler vos données pour comprendre ce qui se passe dans votre projet et avec vos parties prenantes.
Par exemple, vous pourriez avoir besoin de savoir quelles parties prenantes du projet s'intéressent à une question particulière ou combien de conversations votre équipe a eu sur un sujet spécifique dans un laps de temps donné. Un rapport SRM peut vous aider à répondre facilement à ces questions, de sorte que vous et votre équipe sachiez ce qui se passe et où concentrer les ressources.
La gestion de vos problèmes doit être le fruit d'un travail d'équipe
En ce qui concerne la gestion des problèmes, vous devez travailler en étroite collaboration avec votre équipe pour surveiller, comprendre et résoudre les problèmes de vos parties prenantes, car cela est crucial pour la gestion des risques de votre projet. Dans notre SRM, Jambo, vous pouvez exécuter des rapports pour obtenir une vue d'ensemble de vos problèmes afin de vous aider à comprendre quels sont ceux qui présentent un risque élevé ou faible, pour vous assurer que vous et votre équipe sachiez ce qui nécessite votre attention.
4. Les rapports de la MRS vous aideront à réduire les risques de votre projet
Vous devez suivre l'évolution de votre projet
Lorsque vous gérez une équipe composée de plusieurs personnes en contact avec les parties prenantes, il peut être difficile de tout suivre. Les rapports SRM vous aideront à comprendre qui est engagé, quels types de conversations ont lieu, les problèmes soulevés, les engagements pris envers les parties prenantes, etc. Grâce à ces informations disponibles dans les rapports, vous réduisez les risques liés à votre projet en comprenant ce qui se passe (y compris vos responsabilités), ce qui vous aidera à prendre de meilleures décisions, à préparer des ressources et à apporter des ajustements stratégiques à votre plan d'engagement des parties prenantes.
Un SRM permet de centraliser et de sécuriser vos données.
Vous réduisez également vos risques en utilisant un SRM qui centralise vos informations. Ainsi, vous savez toujours où se trouvent toutes vos données et vous n'avez jamais à vous soucier de ce qu'il advient des informations d'un membre de l'équipe s'il quitte l'organisation, car vous savez qu'elles sont toutes enregistrées et disponibles dans votre SRM. Cela vous permet d'utiliser toutes les données et de continuer à établir des rapports, même après le départ d'un membre de l'équipe.
Dernières réflexions : Les rapports SRM sont-ils tous identiques ?
Il est clair que les rapports sur les parties prenantes peuvent bénéficier à votre projet d'engagement des parties prenantes, mais il est important de noter que tous les SRM ne sont pas égaux. Tous les avantages et fonctionnalités de reporting que nous avons mentionnés dans le blog d'aujourd'hui sont disponibles dans notre SRM, Jambo, mais ne seront pas nécessairement disponibles dans d'autres SRM sur le marché. Pour trouver le meilleur SRM pour les besoins de votre équipe, vous devez faire des recherches.
Comment choisir le meilleur SRM ? Liste de contrôle gratuite !
Pour vous aider à choisir le meilleur logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) pour votre organisation, nous avons créé cette liste de contrôle gratuite qui vous aidera à orienter vos recherches. Cette liste de contrôle comprend plus de 30 questions pour vous aider à comprendre quelles sont les fonctionnalités à prendre en compte dans votre logiciel SRM idéal.
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