7 étapes clés dans la gestion des relations avec les parties prenantes

La gestion des relations avec les parties prenantes est le processus de gestion des relations avec les différentes parties prenantes et communautés.

Il est courant d'entendre l'expression "gestion des parties prenantes", mais il est important de se rappeler qu'il s'agit de gérer la relation, et non la partie prenante elle-même. L'expression "gestion des relations avec les parties prenantes" met l'accent sur ces relations, ce qui est essentiel car des relations positives et durables avec les parties prenantes sont au cœur de la réussite des projets.

Quels sont les avantages de la gestion des relations avec les parties prenantes ?

L'établissement et le maintien de relations positives avec les parties prenantes présentent de nombreux avantages :

• Contribuer à réduire les risques liés aux projets
• Renforcer la réputation de votre projet ou de votre organisation
• Obtenir une adhésion utile
• Répondre aux exigences réglementaires
• Obtenir des avantages concurrentiels
• et plus

Now that we know the definition of stakeholder relationship management and why it’s beneficial, what steps are included in the process of building and managing your stakeholder relationships? While there may be additional steps depending on your project, stakeholders, or situation, we'll cover seven common stakeholder relationship management steps below.

7 étapes clés dans la gestion des relations avec les parties prenantes

1. Identifier les parties prenantes

Avant de vous concentrer sur les détails de la relation, vous devez savoir avec qui vous établirez et gérerez les relations, et donc identifier toutes les parties prenantes potentielles.

Pour ce faire, prenez le temps de réfléchir, avec votre équipe, à toutes les parties prenantes susceptibles d'être affectées (positivement ou négativement) par votre projet ou d'avoir d'autres intérêts dans votre projet.

Besoin d'aide pour réfléchir à vos parties prenantes ? Consultez notre blog pour obtenir une liste de questions qui vous aideront à identifier vos parties prenantes potentielles !

2. Dressez la carte de vos parties prenantes

Si l'idée de "cartographier vos parties prenantes" vous est inconnue, sachez qu'il s'agit d'un exercice consistant à classer vos parties prenantes par catégories après les avoir identifiées.

One popular stakeholder mapping canvas is Mendelow's Power-Interest Matrix which helps you categorize stakeholders based upon their level of interest (high/low) and level of influence (high/low) on your organization or project.

Connaître les parties prenantes de chaque catégorie vous aide à comprendre combien de ressources vous devez consacrer à l'engagement de vos parties prenantes, quel budget peut être nécessaire et vous permet de choisir des tactiques d'engagement spécifiques (c'est-à-dire les moyens que vous utiliserez pour engager le dialogue).

Par exemple, vous vous efforcerez davantage d'établir des relations avec la partie prenante de votre groupe d'intérêt et d'influence élevé qu'avec la partie prenante de votre groupe d'intérêt et d'influence faible. En effet, les parties prenantes ayant un intérêt et une influence élevés sont plus susceptibles d'avoir un impact positif ou négatif sur votre projet. En revanche, les parties prenantes ayant peu d'intérêt et d'influence sont moins susceptibles d'avoir un impact. Cela ne signifie pas pour autant que vous n'établirez pas de relations avec des parties prenantes appartenant à des catégories différentes ; cela vous aide simplement, vous et votre équipe, à cibler vos plans.

For a full breakdown on how to do a stakeholder mapping exercise, check out our blog!

3. Apprenez à connaître vos parties prenantes

Une fois que vous avez identifié et cartographié (ou catégorisé) vos parties prenantes, il est temps d'apprendre à les connaître.

Voici quelques exemples d'éléments que vous pourriez vouloir connaître sur vos parties prenantes :

• Votre projet a-t-il un impact positif ou négatif sur eux ?
• Quelle est leur vision actuelle de votre organisation ou de votre projet ?
• Quels sont leurs intérêts dans votre projet (par exemple, financiers, environnementaux, émotionnels) ?

Cette information est importante car vous pouvez l'utiliser pour déterminer leur position par rapport à votre projet (soutien, objection, conditionnel, indécis, neutre). Grâce à cette compréhension, vous pouvez mieux savoir ce qui est important pour vos parties prenantes, ce qui vous permet d'orienter votre message (si vous vous engagez) de manière à aborder les sujets qui comptent le plus pour elles, ce qui contribue à instaurer la confiance et à renforcer les relations.

4. Planifier avec votre équipe la manière de procéder stratégiquement

La planification est un élément qui doit intervenir tout au long du processus. Cependant, une fois que vous savez qui sont vos parties prenantes et ce qui leur tient à cœur, c'est le moment idéal pour faire le point avec votre équipe et ajuster ou améliorer vos plans.

En prenant le temps de planifier stratégiquement avec votre équipe, vous pouvez comprendre quelles ressources pourraient être nécessaires tout au long de ce processus. Par exemple, en se renseignant sur vos parties prenantes, votre équipe pourrait remarquer qu'un problème potentiel se pose avec l'une ou plusieurs d'entre elles. Grâce à cette connaissance, vous pouvez planifier ce problème potentiel et préparer les ressources nécessaires, ce qui vous aide à réduire vos risques et vous permet de travailler plus efficacement avec vos parties prenantes sur ces questions et augmente la probabilité de préserver ou de construire ces relations.

Au-delà de la planification de l'affectation des ressources, vous pouvez également collaborer avec votre équipe pour cibler les messages stratégiques et les tactiques de communication, décider de la manière de traiter les problèmes actuels et déterminer qui, au sein de votre équipe, sera responsable des tâches liées à vos parties prenantes. Cette planification permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut collaborer plus efficacement à l'établissement de meilleures relations avec les parties prenantes.

5. S'engager plus efficacement avec les parties prenantes

Lorsque le moment est venu d'engager le dialogue avec vos parties prenantes, vous devez prendre en compte des éléments tels que

• Qu'est-ce que les parties prenantes ont besoin d'entendre de la part de votre organisation ?
• Toutes les parties prenantes ont-elles besoin d'entendre le même message ?
• Quelle sera la fréquence de vos contacts avec les parties prenantes ?
• Comment allez-vous communiquer avec les parties prenantes ? (par exemple, brochures, assemblées générales, courriels, etc.)

Une partie importante de ce processus consistera à choisir votre niveau d'engagement avec les catégories de parties prenantes. Le Spectre de la participation publique élaboré par l'Association internationale pour la participation publique (IAP2) identifie cinq niveaux de participation différents : informer, consulter, impliquer, collaborer et responsabiliser - il s'agit d'un outil précieux pour guider l'engagement de vos parties prenantes.

Une fois que vous aurez commencé à dialoguer avec vos parties prenantes, vous pourrez aborder des sujets tels que

• Communiquer des messages clés adaptés aux perspectives, aux intérêts et aux préoccupations de vos parties prenantes
• Fournir des mises à jour pertinentes sur les projets (ou même des mises à jour sur les raisons pour lesquelles il n'y a pas de mises à jour)
• Répondre à leurs questions et préoccupations
• Traiter les problèmes actuels ou potentiels
• Etc.

Bien que l'engagement puisse être accablant, lorsqu'il est fait de manière respectueuse, intentionnelle et cohérente, vous établirez la confiance des parties prenantes et de meilleures relations, de sorte que vos parties prenantes sauront qu'elles peuvent s'adresser à vous pour poser leurs questions ou exprimer leurs préoccupations.

This article in the Harvard Business Review on 3 Ways to Make All Your Stakeholders Feel Heard demonstrates the dangers of not engaging effectively with your stakeholders.

For tips to improve how you engage with your stakeholders, check out our blog!

6. Surveillez vos parties prenantes

Vous devez surveiller vos parties prenantes tout au long de ce processus, car les choses peuvent changer rapidement et vous voulez être informé dès que des changements se produisent. Lors de ce suivi, tenez compte des éléments suivants

• Les opinions des parties prenantes ont-elles changé ? (c'est-à-dire qu'elles sont passées d'un soutien à votre projet à une opposition à votre projet)
• Are there any new stakeholders you hadn't initially identified?
• Certaines parties prenantes ont-elles changé de catégorie ?

Si, au début, vous n'entretenez pas beaucoup de relations avec certaines parties prenantes, il se peut que vous finissiez par en avoir régulièrement. Dans cette optique, vous devez toujours comprendre la position des parties prenantes par rapport à votre projet et allouer les ressources nécessaires à l'établissement, à la préservation et au maintien de relations avec elles lorsque cela s'avère judicieux.

For tips on effective stakeholder engagement tracking, visit our blog.

7. Rapport sur les informations concernant les parties prenantes

Au cours de ce processus, vous recueillerez un grand nombre d'informations sur les parties prenantes :

• Coordonnées des parties prenantes
• Dossiers de communication avec les parties prenantes
• Questions relatives aux parties prenantes
• Cartes des zones d'intérêt ou des lieux d'engagement
• Notes sur les parties prenantes
• Engagements (ou promesses) des parties prenantes
• Tâches assignées à vous et à votre équipe

Il est essentiel que toutes les informations relatives aux parties prenantes soient organisées et accessibles, car vous devrez inévitablement établir des rapports sur ces informations. Vous pouvez produire des rapports pour répondre à des exigences réglementaires, partager des mises à jour avec les décideurs et les parties prenantes ou pour vous aider à rester sur la même longueur d'onde avec votre équipe. La capacité à produire des rapports faciles à comprendre et perspicaces vous aidera à partager vos efforts de gestion des relations avec les parties prenantes pour plus de transparence et pour créer une meilleure compréhension des perspectives de vos parties prenantes et de votre projet d'engagement dans son ensemble.

Vous êtes novice en matière d'engagement des parties prenantes ? Ce guide pratique est le point de départ idéal. Cliquez sur l'image pour télécharger votre exemplaire gratuit.

Comment organiser l'ensemble des informations relatives aux parties prenantes ?

Now that we've covered the 7 common steps for stakeholder relationship management, it's essential to talk about making this process easier and more effective by keeping everything streamlined and organized with the right software.

Si l'utilisation de feuilles de calcul ou même d'un système de gestion de la relation client pour gérer les informations relatives aux parties prenantes peut sembler un choix pratique, ces options ne sont pas viables si vous souhaitez établir des relations à long terme avec les parties prenantes, axées sur l'avenir.

Developing a repeatable and scalable process for stakeholder relationship management is essential for building strong stakeholder relationships. This process needs to include a collaborative database of all your stakeholder information. Choosing to create this database with the right software is an easy and effective way to compile and store important information, and the best software for this process is Stakeholder Relationship Management (SRM) software.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ?

Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est un outil conçu pour vous aider à gérer toutes vos relations et communications avec les parties prenantes.

Avec un SRM, vous et votre équipe disposez d'un endroit centralisé pour enregistrer les informations relatives aux parties prenantes, ce qui signifie que tout le monde sait toujours exactement où trouver ce dont il a besoin. L'organisation des données simplifie le processus de gestion des relations avec les parties prenantes de sorte qu'il ne devienne pas écrasant ou ingérable et vous permet, à vous et à votre équipe, d'utiliser les informations saisies pour rester informés, communiquer de manière plus cohérente et plus efficace, et vous concentrer sur l'établissement de relations significatives et de confiance avec les parties prenantes afin d'obtenir de meilleurs résultats dans le cadre du projet.

Pour comprendre comment un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes peut améliorer la confiance et les relations avec ces dernières, consultez notre blog !

Prochaines étapes : conseils d'engagement

Maintenant que nous avons couvert les bases de la gestion des relations avec les parties prenantes, il est temps de se concentrer sur la manière dont vous vous engagez.

Si vous êtes à la recherche de ressources supplémentaires pour vous aider dans votre parcours de gestion des relations avec les parties prenantes, Kim Hyshka de Dialogue Partners, un partenaire de confiance de Jambo, a travaillé avec nous pour créer cette information sur ses 4 meilleurs conseils pour s'engager. Vous pouvez télécharger cette ressource gratuite en cliquant sur l'image ci-dessous.