Un plan d'engagement des parties prenantes est un processus stratégique étape par étape sur la façon dont vous et votre équipe communiquerez avec vos parties prenantes pour obtenir des résultats positifs pour le projet.
La création d'un plan stratégique d'engagement des parties prenantes présente certains avantages :
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Pour vous aider à élaborer votre plan d'engagement des parties prenantes, nous vous présentons aujourd'hui les cinq étapes essentielles d'un plan d'engagement des parties prenantes, ainsi que plusieurs conseils et ressources supplémentaires pour vous aider dans votre démarche d'engagement des parties prenantes.
Pour créer le meilleur plan pour votre équipe et votre projet, vous devez comprendre les résultats souhaités (ou objectifs) pour ce plan (par exemple, établir des relations positives avec les parties prenantes, répondre aux exigences réglementaires, obtenir l'approbation, etc.)
Il s'agit d'une première étape importante, car un plan d'engagement des parties prenantes élaboré en tenant compte de vos objectifs et des exigences nécessaires vous aidera, vous et votre équipe, à prendre des décisions stratégiques et cohérentes pour que le projet ait des résultats plus positifs.
Si vous avez mené un projet dans le passé, pouvez-vous tirer des enseignements de vos plans précédents pour vous aider à orienter celui-ci ? Qu'en est-il des membres de votre équipe ?
Utilisez ces enseignements comme guide pour renforcer votre prochain plan !
Une fois que vous avez compris ce que vous espérez accomplir avec ce plan, il est temps de vous concentrer sur les parties prenantes et les communautés que vous allez impliquer en effectuant une analyse des parties prenantes.
Vous voulez en savoir plus sur l'analyse des parties prenantes? Consultez notre blog !
Bien que l'analyse des parties prenantes puisse comporter plusieurs parties, les trois éléments clés sont les suivants :
Avant de commencer à s'engager, il faut déterminer qui sont les parties prenantes, et ce processus doit être mené à bien.
Pour être sûr d'identifier toutes les parties prenantes et tous les membres de la communauté nécessaires, nous recommandons toujours d'en faire un exercice d'équipe et de prendre en compte toutes les personnes ou tous les groupes susceptibles d'être affectés ou intéressés par votre projet, que ce soit de manière positive ou négative.
Vous avez besoin d'aide pour identifier vos parties prenantes ? Consultez notre blog sur les 9 questions pour vous aider à identifier vos parties prenantes !
Maintenant que vous savez qui sont vos parties prenantes, il est temps de les classer par ordre de priorité en les organisant en groupes.
La matrice pouvoir-intérêt de Mendelow est un canevas populaire de cartographie des parties prenantes. Elle vous aide à classer les parties prenantes en fonction de leur niveau d'intérêt (élevé/faible) et de leur niveau d'influence (élevé/faible) sur votre organisation ou votre projet.
Vous souhaitez en savoir plus sur la cartographie des parties prenantes ? Consultez notre blog sur Comment faire un exercice de cartographie des parties prenantes !
Après l'identification et la cartographie des parties prenantes, vous devez prendre le temps de mieux les comprendre. Vous voudrez connaître leurs points de vue, leurs intérêts, leurs préoccupations et leurs opinions sur votre organisation et votre projet.
Une fois que vous aurez compris leur point de vue, vous pourrez évaluer leur position par rapport à votre projet (soutien, objection, conditionnel, indécis ou neutre). Grâce à ces informations, vous aurez une meilleure idée des messages clés qu'ils ont besoin d'entendre et de la meilleure façon de les faire avancer stratégiquement.
Les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) constituent pour vos équipes une source unique de vérité pour toutes les informations relatives à l'engagement des parties prenantes, ce qui est avantageux dans de nombreuses situations, par exemple lorsque vous vous préparez à dialoguer avec une partie prenante avec laquelle vous avez déjà communiqué dans le cadre de projets antérieurs.
En utilisant un SRM comme Jambo pour organiser et gérer les informations relatives aux parties prenantes, vous aurez accès à toutes les données que vous et votre équipe avez enregistrées pour chacun des projets de votre organisation. Lorsque vous vous engagez avec une partie prenante qui faisait partie d'un projet précédent, vous pouvez rapidement accéder au SRM pour voir quels types d'informations elle a partagés précédemment (par exemple, ce qu'elle valorise, ses préoccupations, ses perspectives, les questions qu'elle a soulevées auparavant, etc.) L'accès à cet historique d'engagement vous permettra d'avoir une longueur d'avance et de comprendre quels types de conversations pourraient être essentiels pour ce projet.
Vous souhaitez savoir comment les logiciels SRM peuvent vous aider à mieux comprendre vos parties prenantes? Consultez notre blog !
Plusieurs éléments sont à prendre en compte lors de la planification de l'engagement des parties prenantes :
Une façon utile de guider votre engagement est de choisir des niveaux d'engagement pour vos catégories de parties prenantes (c'est-à-dire les catégories de votre exercice de cartographie des parties prenantes).
Le Spectre de la participation publique, élaboré par l'Association internationale pour la participation publique (IAP2), est un excellent outil pour identifier le niveau d'engagement qui convient le mieux à vos catégories de parties prenantes. Le spectre de l'IAP2 identifie cinq niveaux de participation différents : informer, consulter, impliquer, collaborer et responsabiliser.
Une fois que vous avez décidé de votre niveau d'engagement, vous êtes prêt à choisir vos tactiques d'engagement spécifiques (c'est-à-dire la manière dont vous vous engagerez avec les parties prenantes).
N'oubliez pas vos messages clés ! Prenez le temps d'examiner la catégorie d'engagement de vos parties prenantes (c'est-à-dire leur niveau d'intérêt/d'influence), ainsi que leurs perspectives et le niveau d'engagement que vous avez choisi pour chaque catégorie, afin d'orienter les informations que chaque partie prenante aura besoin d'entendre de la part de votre organisation.
Les messages clés doivent être identifiés très tôt et être clairs et concis afin que tous les membres de l'équipe puissent les comprendre et les utiliser. L'utilisation de messages clés stratégiques peut vous aider, vous et votre équipe, à communiquer de manière cohérente avec les parties prenantes, ce qui peut contribuer à renforcer la confiance dans votre organisation.
Lorsque nous parlons de "canaux de communication bidirectionnels", nous entendons une communication qui vous permet d'atteindre vos parties prenantes avec un canal leur permettant de vous répondre.
Envoyer une brochure aux parties prenantes sans leur indiquer comment vous contacter est considéré comme une méthode de communication à sens unique car, si vous pouvez les contacter, elles ne peuvent pas vous contacter. Les méthodes de communication à sens unique peuvent certainement être utiles dans certaines situations, mais il est important de se rappeler que vos parties prenantes peuvent avoir des informations et des opinions précieuses sur vos projets, et qu'il est bénéfique de recueillir tous les commentaires des parties prenantes.
Pour obtenir des conseils supplémentaires sur l'amélioration de l'engagement des parties prenantes et de la communauté, visitez notre blog !
Maintenant que vous comprenez l'objectif de votre projet et que vous avez une idée plus précise de l'identité de vos parties prenantes, de leurs points de vue et de la manière dont vous allez vous engager avec elles, vous devez élaborer un processus étape par étape en utilisant les informations que vous avez déjà identifiées. Ce processus sera le schéma directeur qui vous permettra, à vous et à votre équipe, de mettre votre plan en pratique.
Inclure des éléments tels que
N'oubliez pas de prendre en compte des éléments tels que
L'engagement des parties prenantes peut être compliqué et les choses peuvent changer rapidement. Vous devrez donc ajuster et mettre à jour votre plan régulièrement et vous assurer que vous communiquez ces mises à jour à votre équipe.
Lorsque vous commencerez à vous engager auprès de vos parties prenantes et de vos communautés, vous recueillerez de nombreuses informations. Vous devez vous assurer que ces informations sont bien organisées, accessibles et faciles à trouver pour votre équipe, car vous devrez probablement partager les mises à jour de vos informations sur l'engagement et les utiliser pour guider votre plan.
Consultez notre blog, 8 étapes pour un suivi efficace de l'engagement des parties prenantespour vous assurer que vous avez mis en place un plan de suivi proactif.
Voici quelques situations dans lesquelles il vous sera utile de disposer d'informations organisées sur les parties prenantes et de la possibilité d'établir des rapports détaillés :
Alors que de nombreuses organisations tentent encore d'utiliser des feuilles de calcul pour gérer les informations relatives à l'engagement des parties prenantes, il ne s'agit pas de la meilleure méthode de gestion des parties prenantes, car les feuilles de calcul vous exposent, ainsi que votre équipe et votre projet, à des risques et à des défis inutiles.
Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles les tableurs ne sont pas la meilleure option pour enregistrer l'engagement des parties prenantes, consultez notre blog sur les 10 raisons pour lesquelles il est temps de rompre avec les tableurs !
Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (Stakeholder Relationship Management - SRM) est le meilleur moyen de gérer l'ensemble des relations et des communications avec les parties prenantes.
Notre SRM, Jambo, vous aide à faire passer votre processus de gestion des parties prenantes au niveau supérieur en gardant vos informations sur les parties prenantes organisées, accessibles, consultables et faciles à comprendre. De plus, grâce à la capacité de Jambo à produire des rapports concis en quelques minutes, vous pouvez gagner du temps et rester concentré sur la réalisation des objectifs de votre projet de la manière la plus efficace possible.
Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels SRM et sur les raisons pour lesquelles ils constituent la meilleure option ? Consultez notre guide SRM ultime dès maintenant !
Maintenant que vous comprenez quelques-uns des éléments essentiels d'un plan d'engagement des parties prenantes, nous avons élaboré une ressource gratuite pour vous aider à démarrer !
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