Comment dresser la carte des parties prenantes

Qu'est-ce que la cartographie des parties prenantes ?

La cartographie des parties prenantes est le processus d'identification et d'organisation visuelle des différents types de parties prenantes, et constitue une partie de l'analyse des parties prenantes. Les parties prenantes sont les individus, les groupes ou les organisations qui s'intéressent à un projet ou à une entreprise, qui sont concernés par ce projet ou cette entreprise ou qui peuvent l'influencer.

La cartographie des parties prenantes permet de hiérarchiser les parties prenantes, d'adapter les stratégies de communication et d'engagement et de s'assurer que toutes les parties prenantes sont prises en compte tout au long du cycle de vie du projet. Il s'agit d'une représentation visuelle, sous forme de tableau ou de matrice, qui vous aide à comprendre vos parties prenantes et la manière dont elles sont affectées par les résultats de votre projet ou peuvent les influencer.

Dans ce blog

Techniques de cartographie des parties prenantes - Étapes clés
À quoi sert la cartographie des parties prenantes ?
Pourquoi la cartographie des parties prenantes est-elle importante ?
Qui doit cartographier les parties prenantes ?
Comment réaliser une cartographie des parties prenantes ?
Quelles sont les quatre étapes de l'élaboration d'une carte des parties prenantes ?
Que faites-vous après avoir terminé votre exercice de cartographie des parties prenantes ?

Quel est le meilleur outil pour dresser la carte des parties prenantes ?

Après avoir identifié vos parties prenantes, vous les cartographiez en les classant par catégories afin d'orienter votre stratégie d'engagement.

Une technique populaire de catégorisation des parties prenantes est la matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes, un outil permettant d'analyser et de catégoriser les parties prenantes en fonction de leur niveau d'engagement actuel et souhaité dans le cadre d'un projet ou d'une initiative.

Nous recommandons Lamatrice pouvoir-intérêt de Mendelow, une matrice d'évaluation de l'engagement des parties prenantes qui classe les parties prenantes en fonction de leur niveau d'intérêt (élevé/faible) et d'influence (élevé/faible) sur votre organisation ou votre projet. Grâce à cette catégorisation, vous pouvez identifier les stratégies et tactiques d'engagement appropriées pour les parties prenantes.

La matrice pouvoir-intérêt de Mendelow classe les parties prenantes en fonction des critères suivants

• Intérêt élevé/Influence élevée : Il s'agit de vos acteurs clés, qui doivent être gérés de près. Ce sont les parties prenantes qui peuvent avoir le plus d'impact sur la réussite de votre projet et qui doivent être impliquées de manière approfondie. C'est sur ce groupe que vous devez concentrer vos efforts d'engagement les plus importants. 
• Faible intérêt/grande influence : Ce groupe peut influencer votre projet et vous devez le satisfaire, répondre à ses besoins d'engagement et lui donner le sentiment d'être impliqué. Ils n'ont pas besoin d'un engagement aussi important, mais ils doivent être satisfaits de votre engagement. 
• Intérêt élevé/faible influence : Tenez ce groupe informé.Une communication fréquenteest utile pour obtenir un retour d'information sur votre projet afin de prévenir d'éventuels problèmes et d'identifier les domaines qui pourraient être améliorés ou qui auraient pu être négligés.
• Faible intérêt/faible influence : Ce groupe doit être suivi même s'ila peu d'influence ou d'intérêt pour votre projet. Informez-les de votre projet et prenez régulièrement de leurs nouvelles.

À quoi sert la cartographie des parties prenantes ?

La cartographie des parties prenantes est utilisée pour informer votre stratégie plus large d'engagement des parties prenantes qui soutient le succès de vos projets. Tout commence par la catégorisation de vos parties prenantes, qui offre les avantages suivants :

• Une meilleure compréhension de vos parties prenantes et de leurs niveaux d'intérêt et d'influence. Cela vous permet d'élaborer un plan d'action et de mieux comprendre votre programme d'engagement, en vous aidant à définir les moyens les plus efficaces d'interagir et de communiquer avec les différents groupes de parties prenantes.
• Une allocation des ressources plus efficace. En classant vos parties prenantes par ordre de priorité, vous pouvez décider où concentrer et distribuer les ressources telles que le temps, les efforts et le budget. Par exemple, vous devriez consacrer plus d'efforts à l'engagement avec les parties prenantes de votre groupe d'intérêt et d'influence élevé qu'avec celles du groupe d'intérêt et d'influence faible. Les parties prenantes ayant un intérêt et une influence élevés sont plus susceptibles d'avoir un impact positif ou négatif sur votre projet. En revanche, les parties prenantes à faible intérêt et à faible influence sont moins susceptibles d'avoir un impact.
  
• Anticiper les risques du projet. En comprenant vos parties prenantes, vous êtes particulièrement bien placé pour évaluer les besoins du projet et atténuer les risques, les préoccupations ou les difficultés dès le départ.
  

Pourquoi la cartographie des parties prenantes est-elle importante ?

1. Élaborer votre plan d'engagement des parties prenantes

La cartographie des parties prenantes vous aide à élaborer votre plan d'engagement des parties prenantes en vous donnant les moyens, à vous et à votre équipe, de comprendre lenombre de parties prenantes avec lesquelles vous devez vous engager et dans quelle mesure.

2. Allouer des ressources

Ces connaissances préalables à l'engagement vous aident à budgétiser votre argent, votre temps et votre personnel en conséquence. Un exercice de cartographie des parties prenantes est bénéfique pour toute organisation qui s'engage avec des parties prenantes. Cependant, la cartographie des parties prenantes n'est pas seulement fonctionnelle pour l'engagement et la consultation des parties prenantes ; elle est également utile pour toute organisation qui gère les relations avec les parties prenantes.

Qui doit réaliser la cartographie des parties prenantes ?

Cet exercice est une pratique cruciale pour les équipes internes des entreprises qui souhaitent assurer la réussite des projets, garantir la conformité réglementaire et maximiser l'impact de l'engagement. Il permet aux équipes de rationaliser leurs processus de consultation et de s'assurer qu'aucune relation n'est négligée. Voici qui devrait y participer :

• Les chefs de projet : Ils sont responsables des produits et des résultats du projet et doivent répondre aux attentes des parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet.
• Les équipes chargées des communautés et des relations : Diriger l'interaction et favoriser des relations positives avec les parties prenantes, y compris les communautés autochtones et locales.
• Les équipes chargées de la réglementation, de la conformité et des questions juridiques : Veiller à ce que toutes les activités répondent aux exigences législatives et aux exigences en matière de rapports, tout en atténuant les risques.
• Les équipes de communication : Concevoir des messages clairs et des stratégies d'engagement en fonction des différentes parties prenantes.
• Leadership : Fournit une orientation stratégique et sanctionne l'engagement de l'entreprise en faveur de l'engagement responsable.

Comment dresser la carte des parties prenantes

La cartographie des parties prenantes est une activité peu coûteuse qui peut aider votre organisation à économiser des ressources à long terme. Pour réaliser un exercice de cartographie des parties prenantes, tout ce dont vous avez besoin est.. :

1. Une carte à quatre quadrants. (Cliquez sur l'image ci-dessous pour télécharger notre modèle gratuit de carte des parties prenantes - nous vous conseillons de l'imprimer en taille réelle et de la coller sur un mur pour une collaboration visuelle optimale).
2. Des notes autocollantes (pour noter les noms des parties prenantes).
3. Stylos ou marqueurs.
4. Plusieurs personnes sont idéales pour le brainstorming afin d'obtenir une variété de points de vue.
5. Temps nécessaire pour réaliser l'exercice.

Quelles sont les quatre étapes de l'élaboration d'une carte des parties prenantes ?

1. Faites un remue-méninges : Inscrivez le nom de chaque partie prenante à laquelle vous et votre équipe pouvez penser sur une note autocollante (un nom par note autocollante). Posez-vous des questions déclencheuses pour favoriser la discussion sur les parties prenantes possibles.
2. Catégoriser : Avec votre équipe, discutez de l'intérêt et de l'influence de cette personne ou de cette organisation sur votre projet. Encore une fois, utilisez des questions déclencheuses pour guider et aider à identifier l'intérêt et l'influence d'une partie prenante sur votre projet.
3. Remplir : Placez la note autocollante dans le quadrant approprié de votre carte des parties prenantes.
4. Revérifiez : Une fois la carte terminée, prenez le temps d'en parler avec votre équipe (voire de faire venir quelques personnes supplémentaires pour l'examiner), de déterminer si des notes autocollantes doivent être déplacées dans une autre boîte et de discuter de l'absence éventuelle d'autres parties prenantes.

Que faites-vous une fois que vous avez terminé votre exercice de cartographie des parties prenantes ?

Une fois que vous avez identifié, cartographié et classé vos parties prenantes, l'étape suivante consiste à choisir votre niveau d'engagement. Consultez le Spectre de la participation publique, élaboré par l' Association internationale pour la participation publique(IAP2), pour connaître d'autres niveaux d'engagement. Une fois que vous avez choisi votre niveau d'engagement, vous êtes prêt à choisir vos tactiques d'engagement spécifiques. Ces tactiques sont les méthodes de participation que vous préférez (par exemple, les assemblées publiques, les dossiers d'information, les appels téléphoniques, les courriels, etc.)

1. Surveillez vos parties prenantes

Continuez à surveiller votre carte des parties prenantes tout au long du cycle de vie de votre projet. Les parties prenantes peuvent changer de catégorie et vous devez savoir quand cela se produit.

2. Suivre l'engagement des parties prenantes

Une fois que vous aurez commencé à engager les parties prenantes, vous devrez gérer toutes les informations que vous aurez recueillies (coordonnées, communications, etc.) et définir un processus évolutif et reproductible pour la gestion de ces informations et de vos plans de projet d'engagement des parties prenantes.

Il peut être tentant d'utiliser des feuilles de calcul ou un outil logiciel auquel vous avez déjà accès, comme un CRM, pour faire ce travail. Toutefois, il ne s'agit pas de solutions durables à long terme pour gérer les informations relatives à l'engagement des parties prenantes.

Utilisation d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) pour l'engagement des parties prenantes

Le logiciel SRM est spécialement conçu pour gérer les informations sur les parties prenantes et les efforts d'engagement. Il vous aide à relier toutes les informations relatives à l'engagement des parties prenantes sur une seule plateforme. Ceci est particulièrement important lorsque des préoccupations, des problèmes et des engagements sont identifiés pour les parties prenantes dans le cadre de votre projet.

Une SRM est le meilleur moyen de gérer les relations avec les parties prenantes, de visualiser l'historique des engagements et de comprendre les enjeux et les engagements de votre projet pour l'ensemble des parties prenantes.

Pour savoir ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) peut faire pour votre organisation, consultez notre blog sur Pourquoi le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est votre outil le plus précieux →