Les 5 risques liés à l'utilisation de feuilles de calcul pour l'engagement des parties prenantes

L'engagement des parties prenantes est le processus de gestion des relations et des communications avec les individus ou les groupes qui ont un intérêt direct dans les activités, les décisions ou les résultats d'une organisation.  

Pour en savoir plus sur les 7 étapes clés de l'engagement des parties prenantes, consultez notre blog!

Un engagement efficace des parties prenantes est essentiel à la réussite des organisations et des gouvernements, car il leur permet de comprendre et de répondre aux besoins et aux préoccupations de leurs parties prenantes.

Cependant, la gestion de l'engagement des parties prenantes est un processus complexe et dynamique qui nécessite une planification, une coordination et un suivi minutieux. Pour obtenir des conseils sur la manière d'améliorer votre engagement auprès des parties prenantes, consultez notre blog!

Traditionnellement, les organisations et les gouvernements utilisent des feuilles de calcul pour gérer l'engagement des parties prenantes. Croyez-nous, nous en comprenons l'intérêt. C'est un moyen simple de rassembler toutes les informations en un seul endroit - après tout, qui n'a jamais utilisé un tableur ?  

Mais croyez-nous, s'appuyer sur des feuilles de calcul pour gérer l'engagement des parties prenantes est un risque énorme.  

Est-il temps pour vous de rompre avec les feuilles de calcul ? Visitez notre blog pour en savoir plus.

Dans cet article de blog, vous apprendrez exactement pourquoi il s'agit d'un pari et vous découvrirez des alternatives plus efficaces pour la gestion des données des parties prenantes.

1. Fonctionnalité et évolutivité limitées

Les feuilles de calcul sont conçues pour gérer des données numériques, et non l'engagement des parties prenantes.  

Si les feuilles de calcul peuvent être utilisées pour stocker les informations relatives aux parties prenantes, leur fonctionnalité est limitée lorsqu'il s'agit d'analyser, de suivre et d'établir des rapports sur ces informations.  

Au fur et à mesure que les organisations et les gouvernements se développent, leurs activités d'engagement des parties prenantes deviennent plus complexes. C'est alors que les limites des feuilles de calcul deviennent plus évidentes.  

Les feuilles de calcul peuvent devenir encombrantes, rendant difficile la gestion de grands volumes de données ou le suivi des relations avec de multiples parties prenantes. Il peut en résulter des inefficacités, des erreurs ou des occasions manquées d'engagement.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité et l'évolutivité limitées des feuilles de calcul, consultez notre blog.

2. L'erreur humaine

Les feuilles de calcul sont connues pour leur potentiel d'erreur humaine.  

Avec autant de données à saisir et à manipuler, il est facile de commettre des erreurs qui peuvent avoir des conséquences importantes.  

Les erreurs dans les données relatives à l'engagement des parties prenantes peuvent conduire à des malentendus, à des occasions manquées et à des relations dégradées.  

Une simple erreur de calcul a coûté 24 millions de dollars à TransAlta. Le directeur général Steve Snyder a déclaré que le problème était "littéralement une erreur de copier-coller dans une feuille de calcul que nous n'avons pas détectée lorsque nous avons procédé au tri final et au classement des offres avant leur soumission", rapporte Reuters. 

L'avantage d'avoir des données propres sur les parties prenantes est que vous pouvez trouver des informations sur vos parties prenantes et votre projet, rester sur la bonne voie en ce qui concerne les questions et les engagements des parties prenantes, et réduire le risque de votre projet ! Pour obtenir des conseils sur la façon de garder vos données sur les parties prenantes propres, visitez notre blog.

3. Risques liés à la sécurité des données

Les feuilles de calcul sont souvent utilisées pour stocker des informations sensibles, telles que les coordonnées des parties prenantes et leurs commentaires. 

Si ces informations tombent entre de mauvaises mains, elles peuvent nuire à la réputation, entraîner des problèmes juridiques ou une perte de confiance de la part des parties prenantes. 

Les feuilles de calcul ne sont pas conçues pour être sécurisées. Elles peuvent facilement être partagées avec du personnel non autorisé et ne disposent pas des fonctions de cryptage et de contrôle d'accès nécessaires pour protéger les données sensibles.  

Cela peut rendre les organisations vulnérables aux violations de données et à d'autres risques de sécurité. Cela peut non seulement mettre votre entreprise en danger, mais aussi vous mettre en infraction avec les réglementations sectorielles régissant l'engagement des parties prenantes. 

Lire ce guide : Comment éviter 6 risques courants liés à l'engagement des parties prenantes

4. Manque de collaboration

L'engagement des parties prenantes est un processus dynamique qui nécessite une collaboration et une coordination en temps réel entre les différentes équipes et services d'une organisation ou d'un gouvernement.  

Les feuilles de calcul, quant à elles, sont généralement utilisées par une seule personne à la fois (mais nécessitent la contribution de nombreuses personnes en cours de route).  

Bien que plusieurs personnes puissent accéder à une feuille de calcul et la mettre à jour en même temps, il peut devenir difficile de suivre les changements et de s'assurer que tout le monde travaille avec les informations les plus récentes.  

Ce manque de collaboration en temps réel peut entraîner des erreurs de communication, des doubles emplois, des incohérences et des erreurs dans les données.  

Pour en savoir plus sur les avantages de la centralisation des données relatives à l'engagement des parties prenantes, consultez notre blog!

5. Inefficacité et perte de temps

La collecte, l'organisation et l'analyse des informations relatives aux parties prenantes peuvent prendre un temps précieux, en particulier lorsque le nombre de parties prenantes augmente.  

Cela peut ralentir le processus d'engagement des parties prenantes et rendre plus difficile l'établissement de relations positives et la réalisation des objectifs du projet. 

Les tableurs ont également des capacités de reporting limitées en ce qui concerne l'engagement des parties prenantes.  

La compilation de rapports provenant de plusieurs têtes de diffusion peut prendre des jours.  

Une alternative au tableur

Les tableurs ont leurs avantages - notamment leur rentabilité et leur facilité d'utilisation - mais lorsqu'il s'agit de l'engagement des parties prenantes, ils font plus de mal que de bien.  

Des erreurs humaines qui peuvent survenir lors de la saisie manuelle des données aux problèmes de sécurité et de compatibilité, les feuilles de calcul sont en effet une entreprise risquée. C'est pourquoi les professionnels de l'engagement des parties prenantes devraient rechercher des solutions alternatives offrant un meilleur contrôle et une meilleure protection de leurs précieuses données. 

Les logiciels d'engagement des parties prenantes (ou logiciels SRM) sont conçus spécifiquement pour gérer les informations relatives aux parties prenantes et les activités d'engagement. Il offre des fonctions spécialisées telles que les profils des parties prenantes, le suivi des communications, la gestion des problèmes et les outils de collaboration, qui peuvent aider les organisations et les gouvernements à gérer efficacement les relations avec les parties prenantes.  

Les logiciels d'engagement des parties prenantes sont également dotés de fonctions de reporting avancées qui vous permettent de générer rapidement des rapports et d'analyser les données en temps réel. 

Pour en savoir plus sur les logiciels d'engagement des parties prenantes, visitez notre blog!

En outre, les logiciels d'engagement des parties prenantes comme Jambo sont conçus pour être incroyablement sécurisés et sont basés sur le cloud, ce qui signifie qu'ils sont accessibles de n'importe où et à n'importe quel moment. 

Si vous êtes prêt à dire adieu aux feuilles de calcul, consultez notre livre électronique gratuit pour vous aider à démarrer !