Risques courants liés à la gestion de l'information des parties prenantes et aide apportée par les logiciels de gestion de l'information des parties prenantes (SRM)
Lorsqu'il s'agit d'impliquer les parties prenantes, il existe des risques inévitables qui peuvent affecter le succès de votre projet et de votre organisation. Avec un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) de qualité, vous pouvez mieux vous préparer à ces risques potentiellement dévastateurs et les atténuer afin de respecter le calendrier de vos projets et de mieux protéger votre organisation.
Risque n° 1 : Où sont les informations sur les parties prenantes ?
Votre projet ou programme d'implication des parties prenantes est un processus de collaboration. Il se peut que plusieurs personnes s'engagent ou consultent les parties prenantes et saisissent des données pertinentes, ce qui signifie que vos données se trouvent probablement à plusieurs endroits.
Selon la manière dont vous gérez les informations relatives aux parties prenantes, il se peut que vos collaborateurs évitent le processus de contribution parce que votre processus actuel de gestion des parties prenantes est lourd, désordonné et incohérent (ce qui est souvent le cas lorsque l'on utilise des feuilles de calcul !)
Lorsque le processus de saisie des informations des parties prenantes est frustrant ou confus, vous constaterez que les données sont souvent stockées dans des courriels, des feuilles de calcul, des programmes de gestion de projet, ou sur des ordinateurs de bureau, des clés USB, des post-it et même des disques durs externes.
Non seulement l'éparpillement des informations complique l'organisation et l'établissement de rapports sur les données importantes relatives aux parties prenantes, mais il existe également un risque de perte d'informations précieuses lorsque des personnes changent de projet ou quittent l'organisation, emportant les connaissances avec elles au moment du départ.
Ces informations manquantes sur les parties prenantes créent des lacunes dans vos données, ce qui est risqué car vous ne savez jamais quand un directeur, une partie prenante clé ou une autorité légale peut demander vos dossiers complets.
Au-delà des données incomplètes, il est également risqué de laisser des informations potentiellement confidentielles circuler sans protection sur des ordinateurs portables et d'autres appareils.
Risque n° 2 : Les informations concernant les parties prenantes sont-elles protégées ?
Lorsqu'il s'agit de l'engagement et de la consultation des parties prenantes, vous avez affaire à des informations personnelles et à des données de projet sensibles, ce qui signifie que vous devez prendre des mesures pour garantir la sécurité de ces informations.
Il est essentiel de s'assurer que votre processus de saisie des données est cohérent et que le système de gestion des informations sur les parties prenantes que vous utilisez pour gérer ces données sensibles est sécurisé, en utilisant des mesures de sécurité supplémentaires telles que l'authentification à deux facteurs. L'utilisation d'un logiciel sécurisé, basé sur le cloud, vous permettra de protéger vos informations contre les pannes de programme et de les mettre hors de portée de ceux qui n'ont pas besoin d'un accès complet.
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Avec un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) basé sur le cloud comme Jambo, vous pouvez gérer les autorisations des utilisateurs et contrôler les données auxquelles ils ont accès, ce qui est particulièrement utile si vous souhaitez donner aux utilisateurs différents niveaux d'autorisation (par ex. entrepreneurs externes, stagiaires, etc.).
Risque n° 3 : Les problèmes des parties prenantes sont-ils résolus et les engagements sont-ils suivis d'effets ?
En traitant avec une variété de parties prenantes uniques (ayant toutes des préoccupations et des opinions individuelles), vous rencontrerez probablement des problèmes (par exemple, une plainte concernant le bruit, une préoccupation concernant l'impact sur l'environnement, une clôture endommagée, etc. - nous avons tout vu), et ces problèmes doivent être résolus aussi rapidement et avec autant de tact que possible.
Lorsque vous gérez des relations avec de nombreuses parties prenantes, vous pouvez être confronté à de multiples problèmes, griefs et préoccupations, et il peut rapidement devenir compliqué de tout suivre. Si vous ne parvenez pas à traiter et à résoudre ne serait-ce qu'un seul problème, la situation peut devenir incontrôlable et déboucher sur une crise. a réactions négatives et des conséquences risquées.
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En ce qui concerne les engagements (ou les promesses), il est important de les respecter afin de gagner la confiance des parties prenantes et de développer des relations fructueuses. Il est également important de garder une trace de tous les engagements et de leur état actuel pour s'assurer qu'ils sont respectés.
Pour en savoir plus sur les trois raisons pour lesquelles les relations avec les parties prenantes sont essentielles à la réussite de votre organisation, consultez notre blog !
Nous savons que certains engagements ne peuvent être tenus que plusieurs années plus tard et qu'il est difficile de se souvenir d'une promesse faite il y a cinq ans (surtout si elle date d'avant votre arrivée dans l'équipe), d'où l'importance de tout suivre. Grâce au suivi, à l'organisation et à l'accessibilité de vos informations, vous pouvez rapidement revoir vos engagements, comprendre ce qui a été convenu, y compris les responsabilités éventuelles, ce qui contribue à renforcer la responsabilité de votre équipe et à garantir que les engagements sont toujours respectés. Ce suivi des données est essentiel et utile pour les efforts de gestion des risques de votre organisation et pour comprendre vos parties prenantes.
Il est essentiel de rendre des comptes aux parties prenantes en assurant le suivi de toutes les questions et de tous les engagements des parties prenantes au cours des phases de planification, de prédéveloppement et d'exploitation, et la meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser une MRS conçue pour que vous et vos coéquipiers restiez sur la même longueur d'onde.
Risque n°4 : Pouvez-vous raconter toute l'histoire ?
En réalité, les organisations peuvent toujours faire l'objet de préoccupations quant à l'adéquation de l'engagement ou de la consultation.
Dans ce cas, il peut vous être demandé d'illustrer votre historique d'engagement et de consultation avec une ou plusieurs parties prenantes sur une longue période. Si vos données sont dispersées, incomplètes ou désordonnées, le processus de collecte de chaque élément d'information requis peut être très long et frustrant, ce qui est risqué car ce processus est souvent soumis à des contraintes de temps.
Avec un SRM comme Jambo, vous disposerez d'une piste d'audit de vos informations, vous aidant à garder une trace de toutes les communications avec les parties prenantes et de tous les changements apportés aux données (c'est-à-dire quand les changements ont été effectués et par qui), ce qui permet de garantir l'authenticité de vos données. Vous pouvez utiliser le module de gestion des problèmes pour montrer ce qui a été fait pour répondre aux préoccupations et aux griefs et pour expliquer comment vous êtes parvenu à certaines décisions concernant le projet. Il s'agit d'un outil formidable pour expliquer visuellement votre projet et faire approuver les plans !
La possibilité de suivre les données relatives aux parties prenantes et toutes les modifications apportées à ces données dans un espace centralisé et facile à parcourir réduira les risques et maintiendra vos informations à jour, exactes et authentiques, ce qui protègera mieux votre organisation.
A retenir
Alors qu'il est facile de se concentrer sur les efforts à fournir pour obtenir un soutien et faire avancer les choses, il est essentiel d'être conscient des risques liés à la gestion de l'information des parties prenantes. Ces risques sont susceptibles d'interrompre, d'arrêter ou même de stopper votre projet et d'avoir un impact négatif sur votre organisation.
Comment Jambo peut aider
Faire preuve de transparence dans les plans de projet
- Des cartes intégrées pour faciliter le suivi des zones préoccupantes et des lieux de consultation.
- Possibilité d'exporter et de partager des PDF géospatiaux.
- Des analyses et des rapports pertinents pour illustrer l'état d'avancement des projets.
Nuage hébergé
- Disponible sous la forme d'une solution hébergée sécurisée et facile à gérer.
- Pas d'installations compliquées et désordonnées.
Mobile
- La conception réactive permet une excellente expérience sur les tablettes et les téléphones mobiles, ainsi que sur les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables.
- Utilisez la synthèse vocale pour obtenir des engagements sans effort.
Gestion des questions
- Sachez quelles questions ont été soulevées, quand et par qui.
- Identifiez facilement les questions susceptibles de mettre votre projet en péril grâce à un système d'évaluation de l'importance relative et à des rapports intelligents.
- Gérez les préoccupations et les griefs et utilisez le calendrier facile à comprendre pour montrer comment vous avez travaillé pour résoudre les problèmes des parties prenantes et pourquoi vous avez pris des décisions concernant le projet.
Suivi des engagements
- Suivre les engagements des projets et voir quand ils ont été pris et par qui.
- Veiller à ce que les engagements soient poursuivis et respectés.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont une MRS vous aide à gérer les engagements des parties prenantes? Consultez notre blog !
Collaboration en nuage
- Profitez d'une collaboration sécurisée entre les équipes grâce à notre expérience basée sur le web.
- Accédez aux informations sur le profil des parties prenantes - y compris les communications, les questions, les engagements et les tâches - afin d'être prêt lorsque vous communiquez avec les parties prenantes.
- Chacun peut suivre et stocker de manière centralisée toutes les informations relatives au projet, de sorte que vous sachiez toujours ce qui se passe sans avoir à le demander (ou à envoyer un courrier électronique).
Rapports
- Créer des rapports de projet concis et utiles qui illustrent l'avancement du projet d'engagement des parties prenantes.
- Enregistrez les types de rapports pour faciliter le traitement des demandes de rapports régulières.
- Téléchargez et partagez des rapports de projet visuels avec les décideurs pour les tenir au courant.
Prochaines étapes
Si vous souhaitez en savoir plus sur Jambo, visionnez notre vidéo explicative d'une minute !
