Comment démarrer l'engagement des parties prenantes

Qu'est-ce que l'engagement des parties prenantes ?

L'engagement des parties prenantes consiste à établir et à entretenir des relations avec des individus, des groupes ou des communautés intéressés par les activités, les décisions et les résultats de votre organisation. Il peut s'agir de communautés locales, d'entreprises, de propriétaires fonciers, de communautés autochtones, de gouvernements, d'ONG, etc. 

Pourquoi un engagement efficace des parties prenantes est-il essentiel ?

L'engagement efficace des parties prenantes est fondamental pour la réussite de toute organisation ou de tout projet. L'engagement actif des parties prenantes permet non seulement d'anticiper et de répondre aux préoccupations grâce à des informations précieuses, mais aussi d'apporter les avantages suivants à votre projet :

• Gestion des risques : L'implication des parties prenantes vous aide à identifier les risques potentiels, ce qui vous permet de prendre des mesures proactives pour les atténuer.
  
• Amélioration de la prise de décision : En tenant compte des différentes perspectives, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées et mieux alignées sur les besoins et les intérêts de vos parties prenantes.
  
• Amélioration de la réputation : L'engagement des parties prenantes démontre votre engagement en faveur de la transparence, de la responsabilité et de la responsabilité sociale, ce qui peut améliorer la réputation et la crédibilité de votre organisation.
  
• Une confiance accrue et des relations solides : Une communication ouverte et la collaboration des parties prenantes peuvent renforcer la confiance et favoriser un sentiment d'appartenance à la communauté, ce qui se traduit par des relations plus solides et une plus grande loyauté. 
  

Comment faire participer les parties prenantes ?

Pour vous aider, nous avons mis au point un kit de démarrage en six étapes pour démarrer l'engagement des parties prenantes.

Étape 1 : Identifier les principales parties prenantes 

Commencez par dresser une liste exhaustive des parties prenantes impliquées ou concernées par votre projet ou initiative. C'est ce qu'on appelle la cartographie des parties prenantes.

Vous avez des difficultés à identifier vos parties prenantes ? Notre blog 9 questions pour identifier vos parties prenantes peut vous aider. →

Vous souhaitez maintenant classer les parties prenantes en fonction de leur influence, de leur intérêt et de leur importance pour la réussite du projet. Ensuite, segmentez les parties prenantes en fonction de leurs besoins, de leurs préoccupations et des niveaux d'engagement requis. C'est ce qu'on appelle l'analyse des parties prenantes.

Comprendre les besoins uniques de chaque groupe de parties prenantes vous permet d'adapter votre plan d'engagement des parties prenantes afin de mieux cibler les groupes spécifiques avec des informations pertinentes. Toutes les parties prenantes n'ont pas besoin d'être impliquées de la même manière.

Une partie essentielle du processus d'analyse des parties prenantes consiste à choisir le niveau d'engagement de chaque groupe de parties prenantes. Le Spectre de la participation publique, développé par l'Association internationale pour la participation publique (IAP2), identifie cinq niveaux de participation différents :

1. Informer
2. Consulter
3. Impliquer 
4. Collaborer, et
5. Renforcer l'autonomie

Cet outil est précieux pour orienter l'engagement des parties prenantes et déterminer les niveaux d'engagement que vous attribuerez à chaque groupe.

Sétape 2 : comprendre les intérêts de vos parties prenantes

Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, recherchez leurs intérêts et leurs préoccupations, ainsi que les facteurs qui influenceront leurs comportements et leurs attitudes. Consultez les articles de presse et les commentaires sur les réseaux sociaux. En évaluant vos parties prenantes, vous pouvez adapter votre approche de l'engagement (étape 3) pour répondre à leurs besoins et à leurs attentes. 

Pour évaluer les intérêts des parties prenantes, posez-vous les questions suivantes 

• Quels sont leurs besoins et leurs attentes ?
• Qu'espèrent-ils obtenir en s'engageant auprès de votre organisation ? 
• Quels sont leurs buts, objectifs ou priorités ?
• Comment nos décisions ou nos actions peuvent-elles avoir un impact sur eux? 
• Votre projet ou initiative présente-t-il des avantages ou des risques potentiels ? 
• Comment les parties prenantes seront-elles affectées par le résultat de votre processus décisionnel ? 
• Existe-t-il des conflits d' intérêts potentiels? 
• Les parties prenantes ont-elles des intérêts concurrents ou des loyautés qui pourraient avoir un impact sur leur engagement envers votre organisation ? 

Étape 3 : Élaborer un plan d'engagement des parties prenantes 

Un plan d'engagement des parties prenantes décrit comment vous et votre équipe allez vous engager auprès des parties prenantes pour obtenir des résultats positifs pour le projet. 

Votre plan d'engagement des parties prenantes doit comprendre 

1. Objectif(s) : les résultats souhaités
2. La tenue des dossiers : Comment vous allez enregistrer vos données (pour des raisons de cohérence et de facilité de collaboration). 
3. Messages clés : Ce qu'il est important que vos parties prenantes sachent 
4. Canaux de communication : Les tactiques de communication avec les parties prenantes (par exemple, fiches d'information, assemblées générales, courriels, médias sociaux, etc.)
5. Les délais : Points de contact prévus et calendrier de la fréquence de communication avec les parties prenantes ou les décideurs. 
6. Outils de retour d'information : Comment vous prévoyez de collecter des données et des réponses 
7. Rapports : Comment allez-vous rendre compte en interne et aux parties prenantes ?  

Notre livre électronique gratuit, The Beginner's Guide to Stakeholder Engagement, explique plus en détail ce qu'un bon plan d'engagement des parties prenantes doit comprendre. →

Étape 4 : Commencez à impliquer vos parties prenantes 

Si des relations positives sont essentielles à la réussite de votre projet, vous devez commencer à dialoguer avec les parties prenantesdès maintenant. Il n'est jamais trop tôt pour commencer à nouer des relations avec les parties prenantes et les communautés.  

Si les parties prenantes se sentent exclues du processus, elles risquent de développer un mauvais goût dans leur bouche, ce qui vous laissera avec des parties prenantes mécontentes et désengagées. L'objectif est que les parties prenantes entendent parler de votre projet de votre bouche, et non en ligne ou par le biais de la redoutable rumeur. 

Les relations avec les parties prenantes ne sont pas définitives. Vous pourriezrencontrer à nouveau les mêmes parties prenantes dans le cadre d'un autre projet, c'est pourquoi vous devez vous efforcer d'établir de bonnes relations avec toutes les parties prenantes dès le début du projet. 

Lorsque vous commencez à vous impliquer, concentrez-vous sur l'aide à apporter aux parties prenantes pour qu'elles comprennent mieux votre projet, soyez ouvert et sincère et cherchez à éduquer. Vous voulez que les parties prenantes se sentent incluses dans le processus, et pas seulement qu'on leur dise ce qui se passe sans qu'elles aient le choix.  

Vous devez vous préparer à certains éléments clés lorsque vous vous engagez avec vos parties prenantes : 

1. Communiquer des messages clés de manière cohérente 
2. Répondre aux questions et au retour d'information 
3. Traiter les questions ou préoccupations actuelles ou potentielles 
   
4. Prendre des engagements ou faire des promesses qu'il faut se rappeler de tenir 

Étape 5 : Suivre l'engagement des parties prenantes  

Le suivi de vos interactions avec les parties prenantes est essentiel pour garantir l'efficacité de vos efforts d'engagement. Des outils spécialisés de gestion des données relatives à l'engagement des parties prenantes, tels que les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), sont conçus pour vous aider à assurer un suivi rapide et collaboratif de vos relations et communications avec les parties prenantes. 

Vous voulez en savoir plus sur le suivi de l'engagement ? Lisez notre blog sur les huit étapes d'un suivi efficace de l'engagement des parties prenantes →

En suivant l'engagement de vos parties prenantes, vous pouvez : 

1. Comprendre les thèmes communs et les sujets importants pour vos parties prenantes 
   
2. Identifier les risques à l'avance afin de pouvoir travailler de manière proactive à leur résolution 
   
3. Veiller à ce que toutes les données et connaissances soient conservées et ne soient pas perdues lorsque des personnes quittent l'équipe ou l'organisation.  
   
4. Avoir les moyens de faire preuve de responsabilité et de transparence à l'égard des parties prenantes
   
5. Informer les stratégies et les plans d'engagement futurs 

Lorsque vous vous engagez de manière cohérente, respectueuse et transparente, vous pouvez travailler à l'établissement de la confiance des parties prenantes et de relations durables. 

Étape 6 : Contrôler et évaluer les efforts d'engagement des parties prenantes 

Contrôlez et évaluez régulièrement vos efforts pour vous assurer qu'ils sont efficaces et qu'ils atteignent les objectifs fixés. Tenez compte des éléments suivants:

1. Retour d'information et taux de réponse 
2. Changements dans les perceptions ou les attitudes des parties prenantes
   
3. Progrès vers le(s) objectif(s) défini(s) dans votre plan d'engagement des parties prenantes 

L'engagement des parties prenantes peut être compliqué et les choses peuvent changer rapidement. Au fur et à mesure de l'exécution du plan, des éléments inattendus apparaîtront inévitablement et le plan devra être modifié pour que tout avance et que vous atteigniez l'objectif que vous vous êtes fixé au départ. 

Soyez suffisamment souple dans vos délais pour vous adapter aux changements, tels que les délais de retour d'information ou les tactiques d'engagement. Assurez-vous d'avoir prévu une certaine flexibilité dans les délais que vous avez fixés. N'hésitez pas à réviser votre plan pour vous assurer que vous pouvez atteindre l'objectif.

Quels sont les conseils pour réussir l'engagement des parties prenantes ?

• Obtenir l'adhésion en interne - si votre équipe dirigeante ne comprend pas le plan, cela peut également mettre votre projet en péril.
• Garantissez la sécurité des informations en collaborant de manière transparente sur tous les appareils, où que vous soyez, que ce soit au bureau, en déplacement ou en train d'effectuer des modifications de dernière minute avant votre prochaine réunion.
• Rendre l'engagement inclusif - planifier l'engagement inclusif pour minimiser les obstacles à l'engagement.
• Soyez authentique - soyez toujours sincère et transparent dans vos interactions avec les parties prenantes.

N'oubliez pas que l'engagement des parties prenantes est un processus continu qui nécessite un engagement, des efforts et des ressources. Mais le jeu en vaut la chandelle : renforcement des relations, augmentation du capital socialdes résultats améliorés et un avenir plus durable.