Engagement des parties prenantes 101 : un kit de démarrage pour réussir

L'engagement des parties prenantes consiste à établir et à entretenir des relations avec des individus, des groupes ou des communautés intéressés par les activités, les décisions et les résultats de votre organisation. Il peut s'agir de communautés locales, d'entreprises, de propriétaires fonciers, de communautés autochtones, de gouvernements, d'ONG, etc. 

Un engagement efficace des parties prenantes est essentiel pour plusieurs raisons : 

• Gestion des risques : L'implication des parties prenantes vous aide à identifier les risques potentiels, ce qui vous permet de prendre des mesures proactives pour les atténuer.
• Amélioration de la prise de décision : En tenant compte de la diversité des points de vue, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées et mieux adaptées aux besoins et aux intérêts de vos parties prenantes.
• Amélioration de la réputation : L'engagement des parties prenantes démontre votre engagement en faveur de la transparence, de la responsabilité et de la responsabilité sociale, ce qui peut améliorer la réputation et la crédibilité de votre organisation.
• Une confiance accrue et des relations solides : Une communication ouverte et la collaboration des parties prenantes peuvent renforcer la confiance et favoriser un sentiment d'appartenance à la communauté, ce qui se traduit par des relations plus solides et une plus grande loyauté.

Alors, comment démarrer l'engagement des parties prenantes ? Voici notre kit de démarrage en 6 étapes pour réussir : 

Étape 1 : Identifier les principales parties prenantes 

Commencez par dresser une liste exhaustive des parties prenantes qui seront impliquées ou affectées par votre projet ou initiative. C'est ce qu'on appelle la cartographie des parties prenantes.

Si vous avez des difficultés à identifier vos parties prenantes, consultez notre blog, 9 questions pour vous aider à identifier vos parties prenantespourrait vous aider.

Vous souhaitez maintenant classer les parties prenantes en fonction de leur influence, de leur intérêt et de leur importance pour la réussite du projet. Ensuite, segmentez les parties prenantes en fonction de leurs besoins, de leurs préoccupations et des niveaux d'engagement requis. C'est ce qu'on appelle l'analyse des parties prenantes.

Comprendre les besoins uniques de chaque groupe de parties prenantes vous permet d'adapter votre plan d'engagement des parties prenantes afin de mieux cibler les groupes spécifiques avec des informations pertinentes. Toutes les parties prenantes n'ont pas besoin d'être impliquées de la même manière. Une partie importante du processus d'analyse des parties prenantes consiste à choisir le niveau d'engagement de chaque groupe de parties prenantes. Le spectre de la participation publiqueélaboré par l'Association internationale pour la participation publique (AIPP) l'Association internationale pour la participation publique (IAP2), identifie cinq niveaux de participation différents : informer, consulter, impliquer, collaborer et responsabiliser. Il s'agit d'un outil précieux pour guider l'engagement des parties prenantes et déterminer les niveaux d'engagement que vous attribuerez à chaque groupe de parties prenantes.

Étape 2 : Comprendre les intérêts des parties prenantes 

Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes, effectuez des recherches pour essayer de comprendre leurs intérêts et leurs préoccupations, ainsi que les facteurs qui influenceront leurs comportements et leurs attitudes. Consultez les articles de presse et les commentaires sur les réseaux sociaux. En évaluant vos parties prenantes, vous pouvez adapter votre approche de l'engagement (étape 3) pour répondre à leurs besoins et attentes spécifiques. 

Pour évaluer les intérêts des parties prenantes, posez-vous les questions suivantes 

• Quels sont leurs besoins et leurs attentes ? 

• Qu'espèrent-ils obtenir en s'engageant auprès de votre organisation ? 
• Quels sont leurs buts, objectifs ou priorités ? 

• Comment nos décisions ou nos actions peuvent-elles avoir un impact sur eux ? 

• Votre projet ou initiative présente-t-il des avantages ou des risques potentiels ? 
• Comment les parties prenantes seront-elles affectées par le résultat de votre processus décisionnel ? 

• Existe-t-il des conflits d'intérêts potentiels ? 

• Les parties prenantes ont-elles des intérêts concurrents ou des loyautés qui pourraient avoir un impact sur leur engagement envers votre organisation ? 

Étape 3 : Élaborer un plan d'engagement des parties prenantes 

A plan d'engagement des parties prenantes décrit la manière dont vous et votre équipe vous engagerez auprès des parties prenantes pour obtenir des résultats positifs pour le projet.

Votre plan d'engagement doit comprendre 

1. Les résultats souhaités (l'objectif) 

1. Comment vous allez enregistrer vos données (pour des raisons de cohérence et de facilité de collaboration) 

1. Ce qu'il est important que vos parties prenantes sachent (messages clés) 

1. Les tactiques ou canaux de communication pour communiquer avec vos parties prenantes (par exemple, fiches d'information, assemblées générales, courriels, médias sociaux, etc.)  

1. Un calendrier d'engagement et un calendrier de fréquence de communication avec les parties prenantes ou les décideurs. 

1. Les mécanismes de retour d'information que vous utiliserez 

1. Comment vous rendrez compte en interne et aux parties prenantes ?  

Notre livre électronique gratuit, The Beginner's Guide to Stakeholder Engagement (Guide de l'engagement des parties prenantes pour les débutants)explique plus en détail ce qu'un bon plan d'engagement des parties prenantes doit comprendre.

Étape 4 : Commencez à impliquer vos parties prenantes 

Si des relations positives sont essentielles à la réussite de votre projet, vous devez commencer à dialoguer avec les parties prenantes dès que possible. Il n'est jamais trop tôt pour commencer à nouer des relations avec les parties prenantes et les communautés.  

Si les parties prenantes se sentent exclues du processus, elles risquent de développer un mauvais goût dans leur bouche, ce qui vous laissera avec des parties prenantes mécontentes et désengagées. L'objectif est que les parties prenantes entendent parler de votre projet de votre bouche, et non en ligne ou par le biais de la redoutable rumeur. 

Les relations avec les parties prenantes ne sont pas définitives. Vous pourriez rencontrer à nouveau les mêmes parties prenantes dans le cadre d'un autre projet, c'est pourquoi vous devez vous efforcer d'établir de bonnes relations avec toutes les parties prenantes dès le début du projet. 

Lorsque vous commencez à vous impliquer, concentrez-vous sur l'aide à apporter aux parties prenantes pour qu'elles comprennent mieux votre projet, soyez ouvert et sincère et cherchez à éduquer. Vous voulez que les parties prenantes se sentent incluses dans le processus, et pas seulement qu'on leur dise ce qui se passe sans qu'elles aient le choix.  

Vous devez vous préparer à certains éléments clés lorsque vous vous engagez avec vos parties prenantes : 

• Communiquer des messages clés de manière cohérente 
• Répondre aux questions et au retour d'information 
• Traiter les questions ou préoccupations actuelles ou potentielles 
• Prendre des engagements ou faire des promesses qu'il faut se rappeler de tenir 

Étape 5 : Suivi de l'engagement  

Le suivi de vos interactions avec les parties prenantes est essentiel pour garantir l'efficacité de vos efforts d'engagement. Des outils spécialisés de gestion des données relatives à l'engagement des parties prenantes, tels que logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM)sont conçus pour vous aider à assurer le suivi de vos relations et communications avec les parties prenantes de manière rapide et collaborative.

Lire notre blog, 8 étapes pour un suivi efficace de l'engagement des parties prenantespour plus d'informations.

En suivant votre engagement, vous pouvez : 

• Comprendre les thèmes communs et les sujets importants pour vos parties prenantes 
• Identifier les risques à l'avance afin de pouvoir travailler de manière proactive à leur résolution 
• Veiller à ce que toutes les données et connaissances soient conservées et ne soient pas perdues lorsque des personnes quittent l'équipe ou l'organisation.  
• Avoir les moyens de faire preuve de responsabilité et de transparence à l'égard des parties prenantes 
• Informer les stratégies et les plans d'engagement futurs 

Lorsque vous vous engagez de manière cohérente, respectueuse et transparente, vous pouvez travailler à l'établissement de la confiance des parties prenantes et de relations durables. 

Étape 6 : Contrôler et évaluer les efforts d'engagement des parties prenantes 

Contrôlez et évaluez régulièrement vos efforts d'engagement des parties prenantes pour vous assurer qu'ils sont efficaces et qu'ils atteignent les objectifs fixés. 

Envisager : 

• Retour d'information et taux de réponse 
• Changements dans les perceptions ou les attitudes des parties prenantes
• Progrès vers le(s) objectif(s) défini(s) dans votre plan d'engagement des parties prenantes 

L'engagement des parties prenantes peut être compliqué et les choses peuvent changer rapidement. Au fur et à mesure de l'exécution du plan, des éléments inattendus apparaîtront inévitablement et le plan devra être modifié pour que tout avance et que vous atteigniez l'objectif que vous vous êtes fixé au départ. 

Soyez suffisamment souple dans vos délais pour vous adapter aux changements, tels que les délais de retour d'information ou les tactiques d'engagement. Assurez-vous d'avoir prévu une certaine flexibilité dans les délais que vous avez fixés. N'hésitez pas à réviser votre plan pour vous assurer que vous pouvez atteindre l'objectif. 

Conseils supplémentaires pour réussir l'engagement des parties prenantes 

• Obtenir l'adhésion en interne - si votre équipe dirigeante ne comprend pas le plan, cela peut également mettre votre projet en péril. 
• Assurez-vous que vos informations sont sécurisées - il est risqué d'avoir des informations confidentielles qui circulent sans protection sur des ordinateurs portables et d'autres appareils. Vous avez affaire à des informations personnelles et à des données de projet sensibles, ce qui signifie que vous devez prendre des mesures pour garantir la sécurité de ces données. 
• Planifier un un engagement inclusif si possible - si votre processus d'engagement des parties prenantes n'est pas inclusif, il peut y avoir des obstacles qui limitent la capacité de vos parties prenantes à s'engager efficacement auprès de votre organisation,
• Soyez authentique : n'oubliez jamais d'être sincère et transparent dans vos interactions avec les parties prenantes. 

N'oubliez pas que l'engagement des parties prenantes est un processus continu qui nécessite un engagement, des efforts et des ressources. Mais le jeu en vaut la chandelle : relations plus fortes, augmentation du capital socialdes résultats améliorés et un avenir plus durable.