Les préoccupations et les problèmes des parties prenantes sont-ils toujours négatifs ?
Dans le cadre de l'engagement des parties prenantes et des communautés, lorsque nous entendons des mots tels que "préoccupations", "problèmes" et "griefs", nous avons tendance à penser qu'ils font référence à des sujets négatifs à haut risque ; mais ce n'est pas toujours le cas. Les préoccupations ou les problèmes peuvent être plus ou moins graves. Il peut s'agir au départ d'un retour d'information ou même d'un commentaire. Bien que l'impact et la priorité de la préoccupation ou du problème puissent différer, ils peuvent tous nécessiter un suivi ou des action de votre part. Dans tous les cas, ils doivent faire l'objet d'un suivi.
C'est là que le logiciel d'implication des parties prenantes peut vous aider, car il vous permet de gérer clairement et efficacement les problèmes qui se posent tout au long de vos projets. Le logiciel d'implication des parties prenantes est conçu pour gérer vos communications et vos relations avec les parties prenantes, les communautés, les gouvernements et les organisations. Il vous aide à organiser toutes les interactions que vous avez et à documenter le parcours complet de chaque préoccupation, problème ou grief porté à votre attention, quelle qu'en soit la gravité.
Pourquoi est-il important de rester à l'écoute des préoccupations des parties prenantes ?
Bien que toutes les préoccupations des parties prenantes ne soient pas à haut risque, certaines peuvent avoir un impact sur votre capacité à aller de l'avant, à obtenir des autorisations ou des permis, sur la réputation de votre organisation ou sur les relations positives que vous entretenez avec les parties prenantes.
Nous avons examiné ci-dessous quelques raisons pour lesquelles il est important de rester à l'écoute de toutes les parties prenantes et comment un logiciel d'engagement des parties prenantes peut vous aider.
Répondre aux exigences réglementaires
Dans certaines situations, il peut y avoir une exigence réglementaire qui doit être respectée avec l'obligation d'atténuer les conséquences ou de faire des efforts substantiels en vue d'une résolution. Dans ce cas, la documentation est cruciale. Vous devez être en mesure de fournir des documents prouvant que vous avez fait tout ce qui était en votre pouvoir pour atteindre la solution idéale des parties prenantes ou des communautés, même si cette solution idéale échappe à votre contrôle.
Grâce à l'enregistrement et au suivi de tous les éléments dans le logiciel d'engagement des parties prenantes, vous pouvez créer un rapport complet pour montrer exactement ce que vous et votre équipe avez communiqué et fait concernant le problème ou la question.
Exemple de Jambo : Le module "Questions" de Jambo comporte un calendrier détaillé qui vous permet de suivre toutes les questions et d'illustrer les efforts que vous déployez pour les résoudre. Vous disposez ainsi d'un moyen simple et compréhensible de communiquer visuellement et de partager vos progrès sur chaque problème..
Réduire les risques liés aux projets
Bien que les préoccupations des parties prenantes soient souvent mineures au départ, il faut être conscient qu'elles peuvent se transformer en problèmes plus importants et à haut risque si elles ne sont pas prises au sérieux dès le départ.
Cela peut s'avérer particulièrement problématique pour les personnes qui ne suivent pas chaque préoccupation au fur et à mesure qu'elle se présente. Si vos préoccupations ou problèmes ne sont pas suivis et organisés dans le logiciel d'engagement des parties prenantes, il peut devenir difficile de passer au crible toutes les données que vous avez collectées pour essayer de séparer les conversations quotidiennes génériques des situations potentiellement à haut risque. Si les données ne sont pas regroupées ou liées à votre partie prenante, il est facile de perdre la trace d'un problème, ce qui peut ajouter des risques inutiles et une pression potentielle sur les plans de votre projet.
Exemple de Jambo : Si vous avez eu une conversation avec une partie prenante et que deux points discutés sont des "préoccupations" (c'est-à-dire qu'ils nécessitent une action de votre part), vous pouvez enregistrer ces deux préoccupations en tant que problèmes dans Jambo. Cela vous permet de les surveiller et de les traiter avant qu'elles ne s'aggravent et n'ajoutent des risques à votre projet..
Vous cherchez plus d'informations sur la manière de réduire les risques de votre projet ? Lisez "Comment réduire les risques de vos projets grâce à un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes"..'
Tirer les leçons des problèmes précédents
Si votre équipe s'engage actuellement ou prévoit de s'engager avec des parties prenantes ou des communautés que votre organisation a déjà rencontrées, vous voudrez être au courant des questions ou des préoccupations qu'elles ont soulevées précédemment, car cela peut vous aider à anticiper d'éventuelles conversations futures.
En outre, de nombreux acteurs et membres de la communauté qui se sont engagés avec votre organisation dans le passé s'attendront à ce que vous compreniez ces préoccupations ou problèmes antérieurs, même si vous n'avez pas été impliqué, il est donc important de regarder en arrière et d'examiner les notes de réunion.
Avec un logiciel d'implication des parties prenantes, vous pouvez consulter les profils des parties prenantes pour voir l'historique des conversations et des problèmes auxquels elles ont participé. Si les problèmes ont été abordés et résolus avec succès, vous pouvez apprendre comment les membres de l'équipe les ont abordés et découvrir des solutions viables que vous n'auriez peut-être pas envisagées.
Exemple de Jambo : Grâce à la vue globale de Jambo, vous pouvez rechercher dans tous vos projets les problèmes soulevés par vos parties prenantes ou communautés actuelles. Cela garantit que les informations dont vous avez besoin sont toujours à portée de main, même s'il s'agit de problèmes ou de préoccupations concernant des projets achevés il y a de nombreuses années. Si des personnes changent de poste ou d'emploi, Jambo conserve des enregistrements historiques exacts, de sorte que vous pouvez voir les préoccupations soulevées par des individus au sein d'une communauté ou d'une organisation, même s'ils n'y sont plus.
Conseils pour rester au fait des préoccupations des parties prenantes grâce à un logiciel d'engagement des parties prenantes
Suivre les préoccupations dès qu'elles apparaissent
Pour éviter que les problèmes ou les préoccupations ne s'aggravent, identifiez-les dès le début et suivez-les dès que vous en avez connaissance. Par exemple, si vous recevez un courriel d'une partie prenante qui vous fait part d'une préoccupation, veillez à enregistrer immédiatement ce problème dans votre logiciel d'engagement des parties prenantes, ainsi que tout message que vous avez partagé en réponse.
Lorsque des problèmes sont oubliés, les parties prenantes ou les membres de la communauté peuvent se sentir contrariés ou ignorés. L'enregistrement des problèmes et leur suivi dès qu'ils surviennent vous aident à les maîtriser et à comprendre les thèmes communs qui peuvent vous aider à intervenir et à désamorcer une situation potentiellement risquée si nécessaire.
Exemple de Jambo : Dans Jambo, tout est connecté. Ainsi, lorsque vous ajoutez de nouvelles mises à jour, vous pouvez voir tout ce qui est lié à la question initiale et aux conversations correspondantes. Cela signifie que vous pouvez facilement revoir et comprendre l'ensemble de l'histoire au fur et à mesure qu'elle se déroule. C'est également très utile lorsque vous essayez d'illustrer la façon dont vous avez travaillé pour résoudre un problème.
Créer un plan de mise à jour
Lorsque vous gérez vos préoccupations et vos problèmes, établissez un plan assorti d'un calendrier de mise à jour et partagez-le avec les parties prenantes ou les membres de la communauté concernés. La communication est essentielle : s'ils n'ont pas de nouvelles de vous ou ne savent pas quand ils peuvent s'attendre à en avoir, ils risquent d'être frustrés. Si des mises à jour sont nécessaires, vous pouvez créer des tâches dans votre logiciel d'engagement des parties prenantes afin de les garder à l'esprit. Vous devez agir rapidement pour faire avancer les choses tout en restant prudent afin de préserver le capital social et les relations positives que vous avez travaillé dur pour construire.
Exemple de Jambo : Grâce à la fonction de tâches de Jambo, vous pouvez programmer à l'avance des tâches pour vous-même ou pour votre équipe afin de vous assurer que vous les vérifiez régulièrement. Ainsi, les équipes disposent de tout le contexte et de l'historique dont elles ont besoin pour accomplir leur tâche, connaître le statut des problèmes et comprendre la situation dans son ensemble.
Examiner régulièrement les problèmes
Examinez régulièrement les préoccupations et les problèmes des parties prenantes, que ce soit avant de rencontrer une partie prenante ou une communauté, ou à un moment prévu à l'avance, afin d'être toujours au courant des progrès de votre équipe.
Un examen régulier des données enregistrées dans votre logiciel d'engagement des parties prenantes peut vous aider à détecter les lacunes. Par exemple, si vous n'avez pas communiqué récemment avec une partie prenante ou un membre de la communauté au sujet d'une préoccupation ou d'une question qu'ils ont soulevée, vous pouvez prévoir de prendre contact avec eux. Ou si vous rencontrez une partie prenante ou une communauté, vous pouvez passer en revue les questions en cours ou historiques auxquelles elle est liée. Cela peut vous aider à planifier votre communication et vos messages clés avant la réunion.
Ce type d'informations vous permet de vous assurer que vous vous efforcez de résoudre vos problèmes et de montrer aux parties prenantes et aux membres de la communauté que vous les avez écoutés et que vous prenez leur point de vue au sérieux.
Exemple de Jambo : Avant une réunion avec une partie prenante, vous pouvez consulter son profil dans Jambo. Si une question ou un problème est lié à cette partie prenante, vous pouvez consulter la chronologie complète des mises à jour, ce qui vous permet d'aborder la réunion mieux préparé.
Observer les tendances, les thèmes ou les préoccupations communes
Si des préoccupations similaires sont exprimées par les parties prenantes ou les communautés, qu'il s'agisse de préoccupations relatives à un domaine spécifique ou à un sujet ou thème spécifique, prêtez attention à cette information, car elle peut être importante pour vos plans d'engagement. Par exemple, vous pourriez remarquer des périodes de l'année où des questions sont soulevées, des sujets spécifiques liés à des préoccupations, ou des parties prenantes ou des membres de la communauté particuliers qui soulèvent les mêmes préoccupations ou questions.
Les logiciels d'engagement des parties prenantes peuvent vous aider à comprendre quand ces tendances ou ces thèmes apparaissent dans vos projets. En comprenant ce type d'informations, vous pouvez mieux préparer vos messages clés pour répondre aux attentes de vos parties prenantes et de la communauté, ajuster votre plan si nécessaire et préparer des ressources si vous remarquez des préoccupations communes que vous n'aviez pas anticipées.
Vous souhaitez savoir comment tirer le meilleur parti de vos données sur les parties prenantes et les communautés ? Consultez nos conseils d'experts !
Exemple de Jambo : Avec un logiciel d'engagement des parties prenantes comme Jambo, vous disposez de nombreux outils différents que vous pouvez utiliser, afin d'ajouter et d'organiser facilement vos enregistrements pour vous aider à en savoir plus sur vos parties prenantes, vos communautés et vos projets. Par exemple, vous pouvez ajouter des étiquettes aux données que vous suivez pour vous aider à trouver des thèmes ou des tendances communs. Cette attribution vous permet de regrouper des informations, des mises à jour ou des questions et vous aidera à remarquer les tendances, les thèmes ou les préoccupations émergentes au sein de vos projets ou entre eux.
Utiliser tous les outils et modules disponibles dans votre logiciel d'engagement des parties prenantes
Si vous utilisez un logiciel d'engagement des parties prenantes, prenez le temps de vous familiariser avec les différents outils qui peuvent vous aider à rester au fait des préoccupations des parties prenantes et de la communauté.
Essayez d'organiser et de relier vos données. Comme nous le savons, il est rare qu'une seule conversation soit associée à un problème. Il est donc important de pouvoir associer plusieurs conversations à un même problème afin de relier et d'organiser toutes vos informations. Contactez votre équipe chargée de la réussite des clients pour vous assurer que vous utilisez votre logiciel au maximum de son potentiel.
Exemple de Jambo : Le module des questions dans Jambo vous permet de suivre vos conversations bilatérales avec l'espace pour mettre à jour ce que vous avez entendu, comment vous avez répondu, et toutes les actions que vous avez prises.. Si plusieurs parties prenantes ou membres de la communauté soulèvent le même problème, vous pouvez ajouter plusieurs personnes et plusieurs conversations différentes à un seul problème pour vous aider à en comprendre tout l'impact. Au fil du temps, si le problème est résolu pour certains, mais pas pour tous, vous pouvez supprimer les personnes associées à ce problème et ajouter une note sur les progrès réalisés.
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Prochaines étapes : En savoir plus sur les logiciels d'engagement des parties prenantes
Un logiciel d'engagement des parties prenantes peut vous aider à gérer plus efficacement les préoccupations et les problèmes liés à votre projet. Il peut vous aider à suivre toutes vos interactions et communications, à comprendre les problèmes, à les organiser en fonction de leur impact et de leur niveau de priorité, et à fonctionner comme un lieu centralisé pour collaborer avec votre équipe afin de faire avancer vos projets.
Notre plateforme d'engagement des parties prenantes, Jambo, est conçue pour vous aider à gérer les préoccupations ou les questions qui se posent de la manière la plus efficace et la moins stressante possible. Pour en savoir plus sur Jambo et voir notre module de questions en action, réservez un appel de découverte de 15 minutes avec un expert Jambo !
