Comment le fait de gagner du temps avec une MRS aidera votre équipe à atteindre vos objectifs d'engagement des parties prenantes de la manière la plus rapide et la plus efficace possible ?
L'utilisation d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) pour votre processus de gestion des parties prenantes présente de nombreux avantages. Un SRM peut contribuer à réduire les risques de votre organisation et de votre projet et vous aider à économiser des ressources importantes tout au long de la durée de vie de votre projet, mais l'une des façons dont un SRM offre une valeur significative à votre organisation est le gain de temps.
Un SRM gère l'ensemble des relations et des communications avec les parties prenantes. Ce logiciel garantit que les informations relatives aux parties prenantes sont organisées, accessibles, consultables et faciles à comprendre, afin que vous et votre équipe puissiez gagner du temps et vous consacrer à nouveau à la création de résultats positifs et à la réalisation des objectifs de votre projet.
Pour vous aider à bien comprendre la valeur qu'un SRM peut offrir à votre organisation, nous vous présentons aujourd'hui 8 façons dont un SRM peut vous faire gagner beaucoup de temps !
Gain de temps 1 : un SRM permet d'organiser facilement de grandes quantités d'informations sur les parties prenantes
Au fur et à mesure que vous vous engagez et que vous consultez, vous et votre équipe recueillerez un grand nombre d'informations différentes :
- Informations sur les contacts
- Communication avec les parties prenantes et la communauté (courriels, appels téléphoniques, réunions, etc.)
- Enjeux
- Engagements
- Notes sur les parties prenantes
- Lieux de réunion
- Registres de consultation et d'engagement
- Etc.
Ces informations sont essentielles et doivent donc être bien gérées, organisées et accessibles à votre équipe.
Comment un SRM vous permet de gagner du temps grâce à une organisation conçue pour la gestion des parties prenantes
Avec un SRM, toutes les informations relatives aux parties prenantes sont centralisées dans le logiciel, de sorte que vous et votre équipe n'avez jamais à rechercher les données dont vous avez besoin.
Que vous ayez besoin d'un numéro de téléphone pour joindre une partie prenante, de vérifier l'historique de l'engagement pour préparer une réunion ou de consulter le nombre de questions actuellement ouvertes pour votre projet, vous savez exactement où aller pour trouver vos données.
Ne puis-je pas simplement utiliser des feuilles de calcul pour organiser l'engagement des parties prenantes ?
Il est surprenant de constater que de nombreuses organisations essaient encore d'utiliser des feuilles de calcul pour gérer l'engagement des parties prenantes. Ce n'est pas l'outil idéal car, entre les multiples versions de feuilles de calcul qui circulent dans l'organisation, les méthodes de saisie incohérentes et la difficulté de rechercher et d'établir des rapports entre les feuilles de calcul, elles sont souvent source de confusion, augmentent les risques et font perdre du temps à votre équipe, ce qui va à l'encontre du but recherché.
Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles il est temps de rompre avec les feuilles de calcul, consultez notre blog !
Gain de temps 2 : un SRM offre des analyses inestimables et améliore vos rapports
Vos données sur les parties prenantes sont précieuses si vous savez où elles se trouvent et si vous et votre équipe comprenez comment les utiliser pour mieux connaître vos parties prenantes et vos projets.
Comment un SRM vous aide à obtenir des informations grâce aux fonctions d'analyse et de rapport
Analyses et mises à jour
Bien qu'il soit important de noter que chaque SRM sur le marché est unique et n'offre pas nécessairement les mêmes fonctionnalités, de nombreux SRM, comme Jambo, offrent la possibilité d'obtenir des informations importantes sur vos parties prenantes et vos projets, comme par exemple :
- Combien de parties prenantes impliquons-nous ?
- Où nous engageons-nous le plus ?
- Combien de questions sont ouvertes ? Combien sont closes ?
- Quel est le risque le plus élevé pour notre organisation ?
- Y a-t-il des engagements en cours ?
- Etc.
En ayant accès à ce type d'informations, vous et votre équipe êtes rapidement informés et pouvez partager des mises à jour importantes.
Rapports
Dans notre SRM, Jambo, vous pouvez obtenir certaines de ces informations à partir du tableau de bord, puis des informations encore plus détaillées en quelques clics grâce à nos options de rapports robustes. Ces rapports garantissent que vos données sont faciles à comprendre et à partager à tout moment et peuvent être personnalisés pour répondre à vos besoins d'information.
Gain de temps 3 : un MRS améliore la communication et la collaboration au sein de votre équipe
Étant donné que vous recueillez de nombreuses informations sur les parties prenantes et que plusieurs membres de l'équipe s'engagent auprès de diverses parties prenantes et communautés (souvent plusieurs membres de l'équipe s'engagent auprès des mêmes personnes et groupes), tout le monde doit être sur la même longueur d'onde.
Comment un MRS aide votre équipe à communiquer et à collaborer
Dans un MRS, tous les membres de l'équipe saisissent leurs données dans le même logiciel de manière cohérente, de sorte que le MRS devient la seule source de vérité de l'équipe. Le MRS fonctionne comme un espace fiable auquel votre équipe peut se référer pour obtenir des mises à jour, des informations sur les progrès réalisés et pour ajouter de nouvelles informations.
Gestion des tâches
Un MEV doté d'une fonction de gestion des tâches vous permet également d'assigner des tâches à votre équipe et à vous-même, de sorte que chacun sache de quoi il est responsable et quand les choses ont été accomplies. Il s'agit d'une excellente fonction SRM que les tableurs ne possèdent pas et qui ajoute une valeur considérable à la capacité de votre équipe à collaborer et à communiquer au sein du logiciel.
Changements récents
Notre MRS, Jambo, dispose même d'une fonction qui vous permet de voir les changements récents sur votre tableau de bord dès que vous vous connectez au système, de sorte que vous êtes immédiatement au courant des nouveautés.
Gain de temps 4 : Un SRM vous donne l'historique de l'engagement, de sorte que vous savez exactement ce qui a été communiqué, quand et avec qui.
Que vous prépariez une réunion avec les parties prenantes ou que vous essayiez de comprendre leurs points de vue, vous devez savoir ce qui a été communiqué. Sans SRM, si vous n'avez pas participé à ces conversations antérieures, vous risquez de perdre beaucoup de temps à essayer de retrouver les notes de votre équipe pour savoir ce qui a été communiqué, qui était impliqué, quand cela a été dit et si quelque chose a été promis.
Comment l'historique de l'engagement d'un SRM vous fait gagner du temps
Préparation d'une réunion des parties prenantes
Parfois, les réunions avec les parties prenantes sont planifiées longtemps à l'avance et vous avez tout le temps de vous y préparer, mais d'autres fois, les réunions sont organisées à la dernière minute. Quel que soit le moment choisi, vous êtes censé être informé de tout ce que la partie prenante a partagé avec votre organisation.
Avec certains SRM, vous pouvez accéder au profil d'une partie prenante et voir tout ce qu'elle a partagé avec votre équipe, même si vous n'avez pas participé à ces conversations. Vous pouvez également voir les problèmes et les engagements du profil auquel la personne est connectée, ainsi que les notes que votre équipe a pu enregistrer à propos de cette partie prenante (par exemple, qu'elle préfère les réunions virtuelles ou qu'elle n'est disponible que certains jours ou à certaines heures).
Avec un accès aussi rapide à cette vue d'ensemble, vous ne perdez pas de temps à fouiller dans des feuilles de calcul ou à envoyer des courriels ou à appeler votre équipe pour obtenir des mises à jour, car vous avez toutes les informations dont vous avez besoin à portée de main.
Gain de temps 5 : Un MRS vous permet d'utiliser la compatibilité voix-texte (si votre téléphone portable est équipé de cette fonction).
Si vous disposez d'un téléphone portable équipé d'un microphone, utilisez la fonction de synthèse vocale pour gagner du temps lors de la saisie de notes et de commentaires sur les fiançailles. Cette fonction permet de gagner du temps pour les personnes en déplacement !
Utilisez la synthèse vocale pour accélérer la saisie de l'engagement.
Un SRM qui prend en charge la synthèse vocale vous permet de saisir facilement vos données. C'est un excellent avantage pour ceux qui veulent enregistrer rapidement les notes d'une réunion qu'ils viennent d'avoir avec une partie prenante et qui ne veulent pas attendre d'être de retour au bureau.
De plus, cette fonction est idéale pour saisir des informations pendant les réunions afin de ne pas perdre de temps et de pouvoir partager ce que vous avez saisi avec la partie prenante pour une plus grande transparence !
Gain de temps 6 : Un SRM facilite et accélère la recherche des données des parties prenantes
Nous avons tous dû fouiller dans des feuilles de calcul interminables, des fichiers aléatoires et des notes sur nos téléphones pour essayer de trouver l'information dont nous avions besoin, ce qui nous fait perdre du temps et est incroyablement frustrant.
Comment la facilité de recherche dans le SRM change la donne
Même si cela ne semble pas changer la donne à première vue, le fait de pouvoir rechercher rapidement des questions telles que.. :
- Quelle partie prenante était liée à une préoccupation particulière ?
- Combien de parties prenantes ont mentionné ce problème ?
- À quelle date ce sujet a-t-il été évoqué pour la première fois ?
- Etc.
Dans un SRM organisé, ces informations (et bien d'autres) sont disponibles presque instantanément, de sorte que vous n'avez pas besoin de passer votre temps ou celui de votre équipe à essayer de relier les points.
Répondre aux questions des parties prenantes, de l'organisme de réglementation, de l'équipe ou de la direction
Vous ne serez pas le seul à poser des questions sur vos données et vous devez être en mesure de répondre rapidement et efficacement à ces demandes d'information.
Qu'un organisme de réglementation vérifie vos dossiers de consultation, qu'une partie prenante souhaite connaître l'état d'avancement d'un engagement pris par votre équipe, ou que votre équipe ou votre responsable souhaite savoir combien de questions sont actuellement en suspens, avec un SRM, vous pouvez trouver ces informations rapidement.
La capacité à répondre rapidement à ces questions donne également à votre organisation une image d'efficacité et de confiance, car vous pouvez instantanément rechercher la réponse et disposer immédiatement d'une liste d'informations connexes, de sorte que personne n'attende.
Gain de temps 7 : Un SRM offre l'intégration du courrier électronique
Il s'agit d'un gain de temps essentiel, car vous enverrez certainement des courriels à vos parties prenantes, vos équipes, vos responsables, vos régulateurs, etc.
Comment l'intégration du courrier électronique dans le SRM accélère votre processus
Avec un SRM intégrant le courrier électronique, vos courriels sont automatiquement enregistrés dans votre SRM, ce qui vous évite de les copier-coller ou de prendre le temps de les saisir manuellement.
Dans Jambo, la logique du système traduit votre courriel en un enregistrement de communication lisible. Il associe l'e-mail aux parties prenantes connues dans le système tout en ajoutant les pièces jointes à l'enregistrement, de sorte que tout est organisé et accessible, sans aucun effort supplémentaire de votre part !
Gain de temps 8 : un MRS vous permet de passer moins de temps sur les tâches administratives
Nous avons tous connu cette situation où nous bloquons une demi-heure pour rattraper nos courriels et nos appels, et avant même de nous en rendre compte, trois heures se sont écoulées, et nous n'avons même pas encore terminé !
Comment un MRS allègera la charge des tâches administratives
Moins de courriels
Avec toutes les données de vos parties prenantes centralisées et accessibles dans votre SRM, vous passerez moins de temps à envoyer des courriels de vérification car les mises à jour dont vous avez besoin sont déjà disponibles dans le logiciel. De plus, grâce à la fonction d'intégration des courriels disponible dans les MRS comme Jambo, vous n'avez pas à perdre de temps à enregistrer manuellement vos courriels dans votre MRS, car le processus est automatisé.
Moins d'appels et de réunions d'équipe
Vous aurez également besoin de moins de réunions et d'appels avec votre équipe pour vérifier l'état d'avancement des travaux, car la plupart de ces mises à jour sont disponibles dans votre SRM.
Moins d'efforts pour trouver les informations dont vous avez besoin
Avec vos données dans un système organisé, consultable et accessible, vous saurez où trouver les informations dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin, sans perdre de temps à chercher !
De plus, si vous choisissez un SRM avec traçabilité, comme Jambo, toutes vos informations seront facilement et logiquement connectées, ce qui vous permettra de comprendre immédiatement la situation dans son ensemble. Par exemple, supposons que vous examiniez un problème enregistré dans Jambo. Dans ce cas, vous pouvez facilement travailler en amont et voir les informations de connexion telles que la communication originale où le problème a été soulevé pour la première fois. L'automatisation qui se produit dans les coulisses de Jambo vous permet d'examiner facilement vos données pour une compréhension plus approfondie, de la manière la plus rapide possible.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement de la traçabilité des MRS, consultez notre blog.
Temps de saisie des données plus courts
Cet avantage dépend du SRM que vous choisissez, mais si vous utilisez un SRM comme Jambo, votre temps d'enregistrement pour les enregistrements de communication est considérablement réduit, de sorte que vous ne perdez pas votre temps à saisir vos données et que vous pouvez concentrer vos efforts sur l'engagement ou sur vos autres tâches et objectifs importants.
Comment choisir le MRS qui vous fera gagner le plus de temps ? Ressource téléchargeable gratuitement !
Comme nous l'avons mentionné plus haut, tous les MRS n'offrent pas les mêmes avantages. Vous devez donc choisir un MRS facile à apprendre et à utiliser afin d'optimiser le gain de temps de votre équipe.
Chez Jambo, nous sommes fiers d'être le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) le plus rapide et le plus simple du marché, et toutes les fonctionnalités mentionnées dans le blog d'aujourd'hui sont disponibles dans notre SRM. Pour vous aider à comprendre quelques-unes des fonctionnalités uniques que Jambo peut vous offrir, à vous et à votre équipe, afin de gagner encore plus de temps, consultez notre blog sur la façon dont Jambo vous aide à gagner du temps.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les SRM et les caractéristiques à rechercher pour vous assurer de choisir le meilleur SRM pour votre organisation, nous avons créé cette liste de contrôle gratuite pour vous aider dans vos recherches. Pour télécharger votre liste de contrôle SRM complète et gratuite, cliquez sur l'image ci-dessous !
