Les expériences positives des parties prenantes peuvent faire une grande différence dans la réussite de vos projets et de votre organisation dans son ensemble, mais comment améliorer l'expérience des parties prenantes ?
Aujourd'hui, nous partageons avec vous 4 conseils pour améliorer l'expérience de vos parties prenantes à l'aide d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM).
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ? Consultez le blog !
Conseil n° 1 : communiquez avec vos parties prenantes dès le départ
Remarque importante : souvent, vous n'aurez pas besoin d'impliquer chaque partie prenante de la même manière. Pour savoir qui a le plus besoin d'être impliqué, nous vous recommandons de commencer par un exercice de cartographie.
Vous voulez savoir comment réaliser un exercice de cartographie des parties prenantes ? Consultez notre blog !
Une fois que vous savez avec qui vous allez vous engager et que vous avez planifié votre stratégie d'engagement, commencez immédiatement à communiquer avec vos parties prenantes. De cette façon, vous pouvez être sûr que vos parties prenantes entendent vos messages clés directement de votre organisation plutôt que par le biais des médias sociaux ou des bulletins d'information.
Comment cela améliore-t-il l'expérience d'une partie prenante avec votre organisation ?
La première impression est importante car elle peut donner le ton de la façon dont les parties prenantes vous perçoivent, vous, votre projet et votre organisation. En prenant le temps de veiller à ce que votre organisation communique directement avec vos parties prenantes dès le départ, vous les aiderez à se sentir intégrées et respectées dès le début de la relation.
Quelle est l'utilité d'un MRS ?
Des informations simplifiées et organisées
Avec un SRM, vous pouvez suivre tous les engagements des parties prenantes dans le logiciel. Tout est ainsi organisé et rationalisé, ce qui vous permet d'être rapidement informé et de savoir qui est impliqué, qui a été laissé de côté et quelles sont les prochaines étapes stratégiques à franchir.
Conseil n° 2 : utiliser la communication à double sens
L'engagement des parties prenantes est un processus de collaboration. Les points de vue exprimés par vos parties prenantes peuvent renforcer votre projet et votre organisation. Veillez donc à ce qu'elles sachent comment vous contacter ou contacter votre organisation en cas de questions, de commentaires ou de préoccupations.
Même si vous êtes convaincu que vos parties prenantes se sentiront plus intégrées et respectées du simple fait que vous leur tendez la main, assurez-vous qu'elles savent comment vous contacter, car elles auront probablement des commentaires à vous transmettre.
Vous pouvez y parvenir en utilisant la communication bidirectionnelle, qui vous permet d'atteindre vos parties prenantes en leur donnant la possibilité de vous répondre à leur tour.
Comment cela améliore-t-il l'expérience d'une partie prenante avec votre organisation ?
Cela montre à vos parties prenantes que votre organisation n'est pas seulement intéressée par la mise en œuvre d'un programme, mais qu'elle est prête à travailler avec elles et à écouter leurs points de vue. Cela permet non seulement d'instaurer la confiance dans votre organisation, mais aussi d'aider vos parties prenantes à savoir que vous vous intéressez à ce qu'elles ont à dire et que vous êtes prêt à écouter leurs points de vue.
Quelle est l'utilité d'un MRS ?
Gestion de la communication
Avec un SRM, vous pouvez rapidement créer des enregistrements de communication pour chaque interaction que vous avez eue avec vos parties prenantes et les enregistrer en tant qu'appels téléphoniques, courriels, réunions, etc.
Dans certaines options SRM, comme Jambo, vous pouvez ajouter des notes/commentaires pour suivre toute information supplémentaire que vous souhaitez (par exemple, si les parties prenantes ont reçu un courriel ou un numéro spécifique à utiliser pour contacter votre organisation). Il est ainsi plus facile de voir comment les parties prenantes sont impliquées et si elles ont reçu les informations dont elles pourraient avoir besoin pour avoir une expérience positive avec votre organisation.
Avec Jambo, nous encourageons également nos utilisateurs à enregistrer les préférences de leurs parties prenantes dans la section dédiée aux notes/commentaires (comme la façon dont ils aimeraient être contactés). Comme tout le monde n'aime pas communiquer de la même manière, le fait d'enregistrer ces informations dans votre SRM vous permettra de vous assurer que votre organisation s'engage de la meilleure manière possible tout en gardant tout le monde sur la même longueur d'onde.
Conseil n° 3 : Prendre au sérieux toutes les questions et tous les engagements
Au fur et à mesure que votre projet avance, vous rencontrerez probablement des problèmes et des engagements de la part des parties prenantes. Bien qu'ils puissent facilement être mis de côté au profit d'autres tâches et obligations essentielles, vous devez prendre chaque problème et chaque engagement au sérieux (même ceux qui ne pourront pas être réalisés avant des années). Vous et votre équipe pouvez facilement parcourir le profil d'une partie prenante afin d'identifier rapidement tout problème ou engagement associé à une partie prenante. Cette approche centrée sur les parties prenantes facilite la collaboration au sein de votre équipe, qu'il s'agisse de professionnels chevronnés ou de nouveaux venus.
Comment cela améliore-t-il l'expérience d'une partie prenante avec votre organisation ?
Enjeux
Les parties prenantes soulèvent souvent des problèmes lorsqu'elles ont des préoccupations ou des questions concernant votre projet (par exemple, le lieu où il est mis en œuvre, les personnes concernées, le coût, l'impact sur l'environnement, etc.)
S'ils peuvent accroître les risques et les complications, les problèmes sont aussi l'occasion de montrer aux parties prenantes que vous les écoutez, que vous prenez leurs points de vue au sérieux et que vous êtes prêt à travailler avec elles.
En s'efforçant de répondre à toutes les questions, vos parties prenantes se souviendront de la volonté de votre organisation de s'engager avec elles de manière transparente et respectueuse, même si elles n'obtiennent pas le résultat qu'elles souhaitaient à l'origine. Cela peut renforcer leur confiance dans votre organisation et faire en sorte qu'ils s'adressent à vous pour toute préoccupation ou question future (au lieu de se tourner vers les médias sociaux).
Engagements
Dans leur forme la plus simple, les engagements sont des promesses faites par votre organisation à une partie prenante de faire quelque chose.
De même, la volonté de votre organisation de respecter les engagements des parties prenantes leur donnera le sentiment d'être reconnues et respectées, ce qui contribuera à renforcer les relations et à maintenir les canaux de communication ouverts en vue d'engagements futurs et de résultats plus positifs.
Quelle est l'utilité d'un MRS ?
Avec un MRS, vos questions et vos engagements sont organisés et plus faciles à comprendre, de sorte que vous n'en oubliez ou n'en ratez aucun.
Dans Jambo, toutes les informations sur les parties prenantes sont reliées entre elles (c'est-à-dire la traçabilité), de sorte que vous pouvez rapidement accéder au profil d'une partie prenante avant de la rencontrer pour voir si des questions ou des engagements sont en suspens.
Vous voulez savoir comment la traçabilité des MRS contribue à l'engagement des parties prenantes ? Consultez notre blog !
Conseil n° 4 : Tenir les parties prenantes informées en permanence
Lorsque nous sommes occupés, il est facile d'oublier de vérifier les mises à jour auprès de nos parties prenantes, mais il s'agit d'un élément essentiel pour créer une expérience positive pour les parties prenantes.
Comment cela améliore-t-il l'expérience d'une partie prenante avec votre organisation ?
Lorsque les parties prenantes sont tenues au courant de votre projet, elles comprennent qu'elles peuvent compter sur vous pour la transparence et la cohérence de la communication. Cette cohérence est la clé d'une excellente expérience pour les parties prenantes, car elles savent que votre organisation leur accordera la priorité et qu'elles peuvent compter sur vous pour des mises à jour.
Quelle est l'utilité d'un MRS ?
Dans un SRM, tout l'historique de l'engagement est enregistré, ce qui vous permet de remonter facilement jusqu'à vos interlocuteurs et de savoir à quel moment ils ont été engagés pour la dernière fois. Cette fonction est particulièrement utile pour les équipes dont les membres rejoignent ou quittent le projet en cours de route, ou qui partagent les responsabilités en matière d'engagement. Les équipes n'ont qu'à naviguer vers le profil d'une partie prenante et peuvent facilement voir l'historique de l'engagement, puis déterminer les prochaines étapes.
Dans Jambo, vous pouvez rechercher des profils individuels si vous cherchez des mises à jour sur un acteur spécifique, ou vous pouvez facilement rechercher des mots-clés ou exécuter des rapports ciblés pour vous aider à comprendre quel acteur pourrait avoir besoin d'une prochaine mise à jour.
Conseil bonus :
Mises à jour de votre organisation
Lorsque les parties prenantes ne peuvent pas compter sur une organisation pour obtenir des mises à jour, elles vont chercher leurs informations ailleurs. Votre organisation est alors exposée à des risques, car les parties prenantes peuvent chercher des informations dans le moulin à rumeurs ou auprès d'une autre organisation qui vous fait concurrence, ce qui nuit à votre réputation et répand de fausses informations.
En choisissant de proposer des mises à jour régulières, vous communiquez vos messages clés de manière pertinente et efficace directement à vos parties prenantes.
L'absence de nouvelles peut encore être une nouvelle
N'oubliez pas d'informer les parties prenantes concernées lorsqu'il n'y a pas de mise à jour. Par exemple, si vous avez une partie prenante qui attend et demande une certaine mise à jour de votre projet, mais qu'elle n'a pas encore eu lieu, cela peut être une expérience positive pour cette partie prenante d'entendre parler de vous de toute façon.
Vous pouvez rapidement leur faire savoir que vous ne les avez pas oubliés, mais que vous n'avez pas encore progressé sur cette tâche. Bien que cela ne soit pas toujours nécessaire, faites preuve de discernement. Si une partie prenante n'a pas eu de nouvelles de votre organisation depuis un certain temps, pensez à prendre de ses nouvelles.
Prochaines étapes : Un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) pour une meilleure expérience
Une SRM de qualité peut vous aider à améliorer l'expérience des parties prenantes avec votre organisation en rationalisant et en organisant votre processus de gestion des parties prenantes. Il est ainsi plus facile pour vous et votre équipe de comprendre comment votre organisation communique et quels sont les points à améliorer.
Aider les organisations à améliorer leurs relations avec les parties prenantes a été une priorité pour l'équipe Jambo depuis le début de notre voyage de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM). Nous avons conçu notre SRM, Jambo, pour répondre aux besoins des utilisateurs en matière de gestion des parties prenantes et de relations avec les parties prenantes, aujourd'hui et à l'avenir.
Dites bonjour à Jambo !
Pour avoir un aperçu rapide de ce que Jambo peut faire pour votre organisation, regardez notre vidéo explicative d'une minute en cliquant sur l'image ci-dessous !
Si vous avez des questions sur notre SRM ou si vous voulez parler de l'engagement des parties prenantes, réservez un appel de découverte de 15 minutes avec un expert Jambo!
