Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est conçu pour simplifier et rationaliser le processus de gestion des parties prenantes en offrant aux équipes un espace centralisé et organisé pour toutes les informations relatives à l'engagement et à la consultation.
Interested in a comprehensive overview of Stakeholder Relationship Management (SRM) software? Check out our blog!
Bien que votre organisation puisse comprendre qu'un SRM est l'outil de gestion des parties prenantes idéal pour améliorer vos efforts de gestion des parties prenantes, il n'est pas toujours facile de décider du moment opportun pour commencer à utiliser un SRM.
In today’s blog, we’ll identify ten common stakeholder management challenges that an SRM is designed to address. If any of these resonates with you or your team, it’s time to seriously consider adopting an SRM.
1. Le volume d'informations sur les parties prenantes que votre équipe doit gérer devient écrasant.
Le défi de la gestion des parties prenantes :
- Recueillez-vous des quantités importantes d'informations sur les parties prenantes ?
- Dans le cadre de vos activités et de vos conseils, remarquez-vous qu'il devient difficile d'organiser et de gérer toutes vos données dans votre système actuel ou dans vos feuilles de calcul ?
En réalité, lorsque vous disposez de grandes quantités de données, leur gestion peut devenir de plus en plus difficile. Dans ce cas, il est difficile de donner un sens à vos données, d'en tirer des enseignements, de comprendre vos parties prenantes et de prendre des décisions logiques pour votre programme d'engagement des parties prenantes.
Utilisez-vous encore des feuilles de calcul ? Consultez notre blog sur les raisons pour lesquelles les feuilles de calcul ne sont pas idéales pour la gestion des parties prenantes.
Solution SRM :
Un SRM est conçu pour vous aider à gérer de grands volumes d'informations sur les parties prenantes de manière organisée et simple, afin que vos informations soient accessibles et compréhensibles, vous permettant, ainsi qu'à votre équipe, d'être informés rapidement et facilement sur vos parties prenantes et vos projets.
2. Your engagement information is scattered in different places, and you need a central location to store it
Le défi de la gestion des parties prenantes :
Supposons que les informations sur les parties prenantes soient dispersées dans de multiples feuilles de calcul, sauvegardées sur les bureaux de l'équipe ou griffonnées sur des notes. Dans ce cas, vous n'avez pas accès à tout, ce qui rend difficile l'utilisation, l'apprentissage et la gestion des informations sur les parties prenantes, et expose votre projet et votre organisation à des risques et à des lacunes.
Solution SRM :
Un SRM conserve toutes les informations relatives aux parties prenantes dans un espace centralisé et organisé auquel votre équipe peut facilement accéder. Ainsi, chacun a accès aux données dont il a besoin à tout moment pour obtenir des informations, des mises à jour, des préparations de réunions, des rapports, etc.
3. Vous ne disposez pas d'un moyen efficace de collaborer avec votre équipe sur toutes les informations relatives aux parties prenantes :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
Un travail d'équipe efficace est essentiel pour réussir, mais sans un système basé sur le cloud facile à utiliser, il est difficile de collaborer avec votre équipe dans le cadre de vos informations sur les parties prenantes.
Solution SRM :
Un SRM basé sur le cloud permet aux équipes de collaborer en temps réel au sein du système. Grâce à cette capacité, vous pouvez voir toutes les informations mises à jour, comprendre ce sur quoi votre équipe travaille et collaborer plus efficacement. Cela vous permet d'assurer la cohérence des messages de votre équipe, de veiller à ce que les objectifs soient atteints et de travailler ensemble pour décider des prochaines étapes logiques.
4. Un membre de l'équipe a laissé un problème de partie prenante sans réponse et vous ne voulez pas que cela se reproduise :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
Missed stakeholder issues have the potential to destroy stakeholder trust and negatively impact your organization, so it’s essential to keep track of all your issues and work to resolve each one. But what happens if issues can’t be resolved until many years in the future or one gets lost amongst your messy stakeholder information? To avoid these problems, you need a centralized and organized space to monitor stakeholders’ issues.
Solution SRM :
Un SRM veillera à ce que vos problèmes soient au premier plan, de sorte que vous sachiez des informations telles que.. :
- Quelles sont les questions qui doivent encore être abordées ?
- Qui a soulevé la question ?
- Qui, dans votre équipe, est concerné par la question ?
- Quel engagement a été pris autour de la question ?
Ces informations étant accessibles et organisées, vous et votre équipe êtes toujours informés ; vous savez ce que l'on attend de votre organisation et vous pouvez travailler à la résolution de chaque problème dans les délais impartis.
5. Vous avez été pris au dépourvu lors d'une réunion parce que vous n'avez pas été mis au courant d'informations essentielles telles que les problèmes existants, les engagements ou les communications :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
Stakeholder meetings are an opportunity for you and your team to build connections with your stakeholders and collect quality data about their interests, concerns and perspectives, but if you’re not prepared for a meeting, you can negatively impact the stakeholder’s trust in your organization and miss out on collecting vital stakeholder data for your project’s success.
Solution SRM :
Avec un MRS, vous et votre équipe pouvez accéder au profil d'une partie prenante, voir ce qui a été discuté, les tâches associées à cette partie prenante, les questions soulevées ou les engagements pris, ainsi que les notes enregistrées par votre équipe. Avec un SRM organisé, vous pouvez être mis au courant de ces informations en quelques minutes, ce qui vous permet, ainsi qu'à votre équipe, d'être toujours prêts pour les réunions et de communiquer sur ce qui compte le plus pour vos parties prenantes.
6. Si un membre de l'équipe quitte le projet, vous n'aurez aucun moyen d'accéder à ses engagements antérieurs avec les parties prenantes et les communautés :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
Si un membre de l'équipe a été le principal contact d'une partie prenante et qu'il change de projet ou quitte votre organisation :
- Aurez-vous accès à toutes les données qu'ils ont recueillies sur les parties prenantes ? (S'agit-il de feuilles de calcul sauvegardées sur leur ordinateur portable, griffonnées sur des blocs-notes à leur bureau ou sur leur téléphone ?)
- Comment pouvez-vous être sûr d'avoir accès à tout ce sur quoi ils ont travaillé afin que cela ne parte pas avec eux ?
Solution SRM :
Avec un SRM centralisé, vous disposez d'un endroit unique où chacun peut stocker les informations relatives aux parties prenantes. En choisissant un MRS convivial, facile et rapide, vous obtiendrez naturellement un taux d'adoption plus élevé, ce qui vous permettra de garantir que votre équipe utilise le logiciel. Lorsque tout le monde utilise le même MRS sécurisé, toutes vos données vitales sont protégées, organisées et accessibles. Vous n'aurez donc jamais à vous soucier de perdre vos données si un membre de l'équipe quitte le projet, car elles ont déjà été saisies dans votre MRS.
Vous ne savez pas comment passer des feuilles de calcul à un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ? Ne vous inquiétez pas, nous avons écrit un eBook rien que pour vous ! 'Le guide pas à pas pour dire adieu aux feuilles de calculvous guide tout au long du processus de transition des feuilles de calcul vers un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes.
7. Votre équipe a oublié de respecter un engagement, ou vous craignez qu'elle n'en oublie un à l'avenir, car ils sont de plus en plus fréquents :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
- Quels engagements (ou promesses) ont été pris à l'égard des parties prenantes ?
- Quelle est la date d'échéance ?
- À qui sont-ils liés ?
Si vous ne respectez pas un engagement, vous risquez de perdre la confiance des parties prenantes et de nuire à la réputation de votre organisation.
Solution SRM :
L'utilisation d'un SRM doté d'un module de gestion des engagements vous permettra, à vous et à votre équipe, de comprendre tous vos engagements, y compris les communications qui y sont associées et les personnes auxquelles ils sont liés au sein de votre organisation. En accédant facilement à ces informations organisées, vous pouvez être sûr de ne plus jamais manquer ou oublier un engagement.
Interested in learning more about how an SRM helps you manage stakeholder commitments? Check out our blog!
8. Votre équipe évite de saisir les enregistrements de communication parce que le processus actuel est confus ou prend trop de temps :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
Lorsque les gens n'apprécient pas un système, qu'ils le trouvent confus, maladroit ou frustrant, ils ne l'utilisent pas. Si votre équipe n'utilise pas votre système, vous ne pouvez pas vous fier à vos données, ce qui va à l'encontre de l'objectif d'une gestion efficace des parties prenantes.
Solution SRM :
Choisir un SRM conçu avec des flux de travail axés sur les parties prenantes signifie que vous utilisez un logiciel spécialement conçu pour gérer les informations relatives aux parties prenantes. En outre, en utilisant un SRM convivial doté d'une excellente équipe de support client, l'expérience utilisateur de votre équipe sera agréable, rapide et facile, ce qui vous permettra d'être certain que tous ceux qui ont besoin d'utiliser le système l'utiliseront.
9. Vous ne savez pas comment évaluer vos efforts en matière de gestion des parties prenantes et vous souhaiteriez avoir accès à des rapports et à des analyses complets :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
- Savez-vous combien de questions ont été soulevées ?
- Combien d'engagements sont actifs ?
- Savez-vous combien de parties prenantes ont été impliquées ou à quelle fréquence ?
- Savez-vous où vous vous engagez le plus souvent ?
You can’t be sure about your stakeholder management efforts or make strategic decisions in your stakeholder engagement plans without a way to measure what you’ve been doing with the ability to pull insights, trends and observations from your organized stakeholder data.
Solution SRM :
An SRM with a great reporting system will allow you to run reports on your stakeholder information so that you can tell the story of your stakeholder engagement efforts. These reports are organized and easy to share with your teams, managers and stakeholders, so everyone knows what’s been said, what’s been done and what’s the next logical step in your engagement efforts. Beyond reports, an SRM with dashboard analytics will give you and your team quick updates and important overviews.
10. Si l'on vous demande de produire un rapport indiquant tous les engagements et toutes les consultations qui ont eu lieu au cours d'un projet, vous n'êtes pas sûr que cela puisse être fait rapidement et facilement (ou pas du tout) :
Le défi de la gestion des parties prenantes :
Les attentes évoluent, notamment en ce qui concerne les rapports sur les questions environnementales, sociales et de gouvernance (ESG), la responsabilité sociale des entreprises (RSE) et la consultation des communautés. Pour répondre aux exigences en matière de rapports et à ces attentes changeantes, pouvez-vous présenter des dossiers complets sur les points suivants ?
- Avec qui vous vous engagez ?
- À quelle fréquence ?
- Ce qu'ils ont dit et demandé ?
- Des questions ont-elles été soulevées ou des engagements ont-ils été pris et quels sont les progrès accomplis pour les résoudre ?
- Comment vos efforts d'engagement et de consultation s'alignent-ils sur les réglementations et les attentes ?
Solution SRM :
Lorsque toutes les informations relatives aux parties prenantes sont enregistrées dans un SRM centralisé, vous pouvez créer des rapports concis et utiles. Cette capacité vous permet de montrer comment vous et vos équipes avez travaillé pour répondre aux attentes et aux exigences. Même si vous avez besoin de "faire un rapport sur tout", il existe des MRS sur le marché qui peuvent produire ces rapports complets en quelques minutes afin que vous puissiez répondre aux attentes dans les délais impartis.
Next steps: How to choose the right SRM software?
Tous les MRS disponibles sur le marché n'offrent pas les mêmes fonctionnalités ni la même assistance. Un logiciel de MRS qui fonctionne bien pour une organisation peut ne pas convenir à une autre, c'est pourquoi vous devez faire des recherches lorsque vous êtes prêt à choisir un MRS.
Pour vous aider à effectuer cette recherche, nous avons élaboré une liste de contrôle complète et gratuite des caractéristiques à rechercher lorsque vous recherchez des options SRM. Pour télécharger la liste de contrôle gratuite, cliquez sur l'image ci-dessous !
