Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ?

Guide complet de Jambo sur les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM)

Aujourd'hui, la gestion des relations avec les parties prenantes est un élément essentiel d'un engagement efficace des parties prenantes. L'un des moyens de s'assurer que vous gérez au mieux vos relations avec les parties prenantes est d'utiliser un logiciel spécialisé. Mais qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (ou SRM) et comment contribue-t-il à vos efforts d'engagement avec les parties prenantes ?

SRM est l'abréviation de "stakeholder relationship management" (gestion des relations avec les parties prenantes). SRM est un logiciel qui permet de gérer l'ensemble des relations et des communications avec les parties prenantes.

Pour les personnes chargées de gérer les relations avec les parties prenantes ou qui travaillent dans le domaine de l'engagement et de la consultation des parties prenantes, le logiciel SRM est un endroit centralisé où stocker toutes les informations relatives aux parties prenantes. Ces informations peuvent inclure les coordonnées des parties prenantes, les dossiers d'engagement, les questions relatives aux parties prenantes, les engagements, les rapports et d'autres notes relatives aux parties prenantes.

Avec un SRM, vous et votre équipe disposez d'un seul endroit pour enregistrer les informations, ce qui signifie que chacun sait toujours exactement où trouver ce dont il a besoin. L'organisation des données simplifie le processus de gestion des parties prenantes, de sorte qu'il ne devient ni écrasant ni ingérable.

Les parties prenantes savent qu'une équipe n'est pas organisée, ce qui peut affecter la perception qu'elles ont de vous et de votre organisation, ainsi que leur volonté de s'engager et de collaborer à votre programme d'engagement, vous exposant ainsi à des risques accrus. Avec un SRM de qualité, vous pouvez vous assurer que vos informations sur les parties prenantes sont organisées, accessibles, consultables et faciles à comprendre, ce qui vous permet de vous concentrer sur l'établissement de relations significatives et confiantes avec les parties prenantes.

Nous avons compilé ce blog complet pour vous enseigner les bases du logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes, afin de vous aider à comprendre pleinement le logiciel SRM et la manière dont il peut aider votre organisation à atteindre ses objectifs d'engagement.

Dans ce blog, nous aborderons les sujets suivants

1. 1. Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ?
   2. Qui utilise un MRS ?
   3. Quel est le rôle d'un MRS ?
   4. Avantages de l'utilisation d'un MRS
   5. SRM pour la collaboration en équipe
   6. Établir des relations avec les parties prenantes à l'aide d'un MRS
   7. Utilisation d'un MRS pour l'engagement des parties prenantes
   8. Alternatives au MRS
   9. Sécurité SRM
   10. Quand adopter un SRM ?
   11. Comment choisir un MRS ?
   12. Les meilleurs logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes

1. Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ?

Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes relie et organise toutes les informations relatives aux parties prenantes au sein d'une plateforme unique, ce qui vous permet de gérer toutes les relations et communications de votre organisation avec les parties prenantes.

Un SRM permet aux équipes de suivre et de rendre compte facilement des interactions, des problèmes et des engagements des parties prenantes et facilite la collaboration entre les équipes travaillant sur des projets d'engagement des parties prenantes.

Vous voulez savoir en quoi le SRM diffère du CRM ? Consultez notre blog !

Avec le logiciel Stakeholder Relationship Management, vous pouvez :

• Rationaliser vos efforts de contribution, vos efforts d'engagement et la gestion de vos programmes d'engagement
• Comprenez vos parties prenantes et votre projet en voyant comment toutes vos informations sur les parties prenantes sont reliées entre elles.
• Compiler des mises à jour utiles et claires sur le projet pour votre équipe, les parties prenantes et/ou les décideurs.
• Simplifier le processus de gestion des parties prenantes afin d'établir des relations positives avec ces dernières
• Collaborer plus efficacement avec votre équipe et les contractants externes

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2. Qui utilise le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ?

Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes est utile à toute organisation chargée de gérer d'importants volumes d'informations sur les parties prenantes.

L'engagement des parties prenantes est un élément important dans les secteurs de la foresterie, de l'exploitation minière, de l'énergie, de la construction, etc. Les gouvernements, les organismes publics, les institutions financières et les organismes de santé doivent souvent impliquer des parties prenantes externes et internes dans le cadre d'un processus d'élaboration de politiques ou d'une stratégie de gestion du changement.

La MRS peut être un outil essentiel de gestion des parties prenantes dans presque tous les secteurs.

Si vous ne savez pas si votre équipe pourrait utiliser le logiciel SRM, posez-vous la question :

• Plusieurs membres de l'équipe vont-ils s'engager auprès des parties prenantes ? Serait-il utile d'accéder à l'historique de l'engagement des parties prenantes afin de toujours savoir ce qui a été dit et à qui ?
• Le travail d'équipe est-il important ? Vous souhaitez que les informations relatives aux parties prenantes soient facilement accessibles afin d'améliorer la coopération et la collaboration au sein de l'équipe ?
• Serait-il utile d'avoir toutes les informations sur les parties prenantes en un seul endroit ?
• Que se passe-t-il si vous rencontrez des parties prenantes difficiles ? Avez-vous besoin de pouvoir gérer les problèmes et les engagements des parties prenantes afin de réduire les risques liés au projet ?
• Allez-vous partager des rapports ? La possibilité de produire rapidement des rapports sur toutes les informations relatives à vos parties prenantes est-elle importante pour votre équipe, vos parties prenantes ou vos décideurs ?
• Avez-vous besoin d'évaluer vos efforts de gestion des parties prenantes ? Des mises à jour, des rapports et des analyses sur vos efforts d'engagement seraient-ils utiles pour vous et votre équipe ?

Si vous utilisez actuellement des feuilles de calcul et que vous souhaitez savoir pourquoi un SRM est un meilleur moyen de gérer les relations avec vos parties prenantes, consultez notre blog !

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3. Que fait un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ?

Maintenant que nous savons ce qu'est un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), examinons ses capacités.

Bien que les MRS puissent varier dans leur offre technologique, un MRS de qualité comporte des fonctions qui vous permettent d'enregistrer et de gérer les données :

• Coordonnées des parties prenantes
  
• Registres des communications avec les parties prenantes
  
• Notes sur les parties prenantes
• Questions relatives aux parties prenantes
• Engagements des parties prenantes (d'autres termes pour désigner les engagements comprennent les accommodements, les atténuations et les promesses)
• Tâches assignées à vous et à votre équipe
• Cartes des zones d'intérêt ou des lieux d'engagement
• Rapports sur les données saisies

La possibilité d'accéder facilement à ces informations sur les parties prenantes et de les rechercher est très bénéfique, mais c'est la façon dont ces informations sont reliées au sein d'un SRM qui rend le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes inestimable. Cette capacité à relier toutes les informations s'appelle la traçabilité.

La traçabilité au sein d'un SRM est essentielle car elle vous aide à comprendre comment vos informations sont liées entre elles, ce qui vous permet d'acquérir une meilleure compréhension de vos parties prenantes et de vos projets.

Par exemple, avec certains SRM, vous pouvez cliquer sur le profil d'une partie prenante pour accéder à toutes les informations relatives aux engagements précédents, telles que les communications que vous avez eues avec elle, les détails des problèmes auxquels elle a participé, les engagements que vous avez pris à son égard ou les tâches de l'équipe qui lui sont associées.

Pour en savoir plus sur l'importance de la traçabilité, consultez notre blog !

Ces antécédents d'engagement sont utiles à bien des égards :

• Accédez facilement aux profils des parties prenantes et à toutes les informations qui s'y rapportent, y compris les communications, les questions et les engagements, afin d'être prêt lorsque vous communiquez avec les parties prenantes (et de ne jamais être pris au dépourvu lors d'une réunion avec les parties prenantes).
• Il peut vous aider à comprendre vos parties prenantes et à prendre des décisions éclairées sur la meilleure façon de les impliquer ensuite, ce qui est essentiel pour instaurer la confiance et de bonnes relations avec vos parties prenantes.
• Il peut vous permettre de montrer comment les contributions des parties prenantes ont été utilisées dans la prise de décision en vous donnant la possibilité de rendre compte des mesures que vous avez prises pour tenir compte de ces contributions.

Nous examinerons ci-dessous quelques avantages du SRM.

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4. Exemples d'avantages liés à l'utilisation du logiciel SRM

Les avantages d'un MRS peuvent être les suivants

• Piste d'audit : Avec une piste d'audit compréhensible de vos informations, vous savez toujours où en sont les choses avec les parties prenantes et vous avez toujours accès à vos dossiers complets et à jour, ce qui est une bonne pratique lorsque vous essayez de réduire les risques.
• Instaurer la confiance : La simplification des informations relatives aux parties prenantes vous aide à mieux comprendre vos projets et vos parties prenantes. Elle vous permet, à vous et à votre équipe, de vous engager plus efficacement, ce qui contribue à renforcer la confiance et les relations avec les parties prenantes. Que vous fassiez partie d'un processus de gestion du changement avec des parties prenantes internes ou d'un programme d'engagement avec des parties prenantes externes, la confiance est vitale.
• L'adhésion: La possibilité de partager des rapports de projet faciles à comprendre peut aider à obtenir l'adhésion des décideurs.
• Centralisé et accessible : Le fait que toutes les informations relatives à l'engagement et à la consultation des parties prenantes soient regroupées sur une seule plateforme rend vos données accessibles et consultables par les équipes (ou par toute personne disposant d'un compte d'utilisateur).
• Basé sur l'informatique en nuage : Avec un SRM sécurisé basé sur le cloud, votre logiciel est accessible à la demande partout dans le monde via Internet, de sorte que vous n'avez pas besoin d'être toujours au bureau pour accéder aux informations et rester au courant des mises à jour.
• Collaboration : Grâce à des données centralisées et actualisées, vous pouvez améliorer la collaboration au sein de votre équipe. Un SRM doté de fonctions d'attribution de tâches vous permet d'attribuer des tâches et de voir quand elles sont terminées, ce qui améliore la transparence et la responsabilité au sein de votre équipe.
• Gestion des engagements : Grâce à la possibilité de suivre les engagements des parties prenantes et à des mises à jour d'état faciles à comprendre, vous n'oublierez plus jamais un engagement, ce qui contribue à améliorer la responsabilité et à garantir la conformité.
• Listes de contacts : La possibilité d'établir rapidement des listes de contacts avec les parties prenantes simplifie la création de campagnes de communication de masse telles que les campagnes de courrier électronique et de publipostage.
  
  
• Intégration du courrier électronique : En fonction du SRM, vous pouvez automatiquement enregistrer les communications par courriel avec les parties prenantes via CC/BCC/FWD dans un projet spécifique.
• Gestion des problèmes : Des mises à jour facilement compréhensibles vous aident à suivre et à gérer les problèmes des parties prenantes jusqu'à leur résolution.
• Cartes : Les fonctions de cartographie offrent des références visuelles pour les lieux d'intérêt et les zones de consultation.
• Mobile : Le logiciel est doté de fonctionnalités mobiles, ce qui vous permet d'y accéder lorsque vous êtes en déplacement. C'est utile après une réunion avec les parties prenantes, lorsque vous souhaitez enregistrer rapidement votre engagement.
• Vue d'ensemble : L'accès à des aperçus de projets de haut niveau avec des tableaux de bord analytiques et des rapports vous aide à comprendre rapidement la taille et l'état de votre projet.
• Rapports : Produisez des rapports qui illustrent les efforts d'engagement et de consultation de votre équipe, des parties prenantes et des décideurs. Cela permet d'améliorer la transparence et de mieux comprendre les points de vue des parties prenantes, les problèmes, les engagements et le programme d'engagement dans son ensemble.
• Réduire les risques : Un SRM vous aide à réduire le risque de perte de données et le risque de projet en vous aidant à comprendre vos responsabilités actuelles.
• Gagner du temps : Avec un logiciel SRM rationalisé et facile à utiliser, vous gagnerez beaucoup de temps sur les processus d'entrée et de sortie.
• Traçabilité : le fait de relier chaque communication, chaque problème, chaque engagement et chaque tâche vous permet d'acquérir très rapidement une compréhension complète de vos parties prenantes et de vos projets.

Pourquoi ces avantages sont-ils importants ?

Grâce à toutes ces fonctionnalités SRM, vous pourrez ouvrir la voie à.. :

• Collaborer plus efficacement avec votre équipe et les parties prenantes
• Diminution des risques et des responsabilités liés au projet
• Renforcer la confiance des parties prenantes
• Construire des relations avec les parties prenantes plus orientées vers l'avenir et plus significatives
• Obtenir l'adhésion des décideurs
• Travailler à la recherche de solutions durables
• Répondre à vos exigences légales
• Constituer un dossier précis et actualisé de l'engagement avec les parties prenantes
• Faire preuve d'une plus grande transparence dans les plans de projet
• Atteindre vos objectifs en matière d'engagement des parties prenantes

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5. Utiliser le logiciel SRM pour la collaboration en équipe

Lorsqu'il s'agit de gérer les informations relatives aux parties prenantes et d'établir de bonnes relations avec elles, la collaboration au sein de l'équipe est essentielle.

L'utilisation d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) facile à utiliser permet de garantir :

• Des taux d'adoption plus élevés : Un SRM facile à utiliser permet d'intégrer rapidement votre équipe, et le taux d'adoption du logiciel sera plus élevé. Si toute l'équipe utilise le MEV, vous serez assuré de toujours avoir accès à des informations actualisées sur les parties prenantes (plus de données désorganisées sur les parties prenantes stockées dans des feuilles de calcul, sur des clés USB ou sur des ordinateurs de bureau). 
• Cohérence de la saisie : Un logiciel facile à utiliser avec un processus d'entrée simple peut aider à rendre l'enregistrement des informations cohérent entre les équipes. La cohérence de l'enregistrement rendra vos données sur les parties prenantes beaucoup plus organisées et compréhensibles. Cette cohérence est cruciale dans les situations où les autorités légales ou les décideurs demandent des rapports sur vos efforts d'engagement. Avec un SRM, vous serez en mesure de produire rapidement des rapports clairs et complets.
• Tout le monde est à jour : l'utilisation d'un SRM basé sur le cloud signifie que votre équipe peut accéder au système depuis n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet. Cela signifie que vous pouvez enregistrer des documents à tout moment et que les autres membres de l'équipe peuvent accéder à ces documents dès qu'ils sont ajoutés. Cela signifie que vous savez toujours ce qui se passe, ce qui a été communiqué et ce qui reste à faire. La direction peut rester informée sans avoir à demander des mises à jour sur le projet, et vous éliminez le risque d'oublier de traiter un problème ou un engagement, ce qui peut contribuer à réduire les risques du projet.
• De meilleures relations : En fonction de la complexité d'un projet, une organisation peut avoir de nombreux collaborateurs engagés à un moment donné. Un SRM vous permet d'interagir avec les parties prenantes en utilisant des messages cohérents, car vous pouvez accéder à leurs dossiers d'engagement antérieurs (quel que soit le dernier membre de votre équipe à s'être engagé), ce qui constitue une meilleure pratique essentielle pour établir et améliorer les relations avec les parties prenantes.

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6. Établir de meilleures relations avec les parties prenantes grâce au logiciel SRM

En tant qu'organisation, il est essentiel de se rappeler que lorsque l'on s'engage avec les parties prenantes, il ne s'agit pas seulement de la manière dont on s'engage, mais aussi de ce que l'on fait de ces informations, ce qui peut faire une grande différence.

Vous vous demandez peut-être pourquoi il est important de gérer les relations avec les parties prenantes, et la réponse est qu'elles sont importantes pour le succès de votre organisation.

Une gestion efficace des parties prenantes peut avoir un impact sur la façon dont les parties prenantes vous perçoivent, vous et votre organisation. Si les parties prenantes ne font pas confiance à votre organisation ou ne sont pas disposées à travailler avec vous ou à s'engager avec vous, cela peut affecter la réussite de votre projet (nous avons tous vu ce qui peut arriver lorsque le moulin à rumeurs échappe à tout contrôle).

Maintenant que nous savons pourquoi ces relations sont essentielles, comment construire de bonnes relations avec les parties prenantes ?

Voici quelques exemples de la manière dont vous pouvez utiliser une MRS pour établir des relations avec les parties prenantes :

• Préparer les réunions : Préparez facilement les réunions avec les parties prenantes en examinant rapidement le profil d'une partie prenante pour savoir ce qui a été discuté précédemment, y compris les problèmes ou les engagements. Cette connaissance historique peut vous aider à vous engager de manière plus cohérente, respectueuse et transparente, ce qui contribue à renforcer la confiance des parties prenantes.
• Exécutez une variété de rapports : Créez des rapports de projet visuels à partager avec les parties prenantes, ce qui améliorera la transparence et contribuera à la compréhension.
• Rester cohérent avec le message : Vous pouvez rester cohérent dans vos messages car vous savez toujours ce qui a été dit par qui. Votre capacité à vous engager de manière cohérente influencera la façon dont les gens perçoivent vos projets et leur capacité à faire confiance à votre organisation.
• Respecter les engagements : Organisez les engagements en fonction de leur priorité et de leur date d'échéance afin de toujours savoir quels engagements doivent encore être respectés. Veiller à ce que les engagements soient toujours respectés est un moyen important d'instaurer la confiance avec les parties prenantes.
• Remarquez les lacunes : Exploitez les données fournies par les parties prenantes pour trouver des lacunes importantes dans vos projets ou vos programmes. Ces lacunes peuvent concerner des parties prenantes avec lesquelles il faut faire un suivi, des questions en suspens, ou encore le suivi des zones de consultation cartographiées et l'identification des domaines dans lesquels vous devez vous engager davantage.

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7. La MRS pour un engagement efficace des parties prenantes

Votre plan d'engagement des parties prenantes est un schéma directeur qui vous aide à guider vos efforts d'engagement des parties prenantes et qui comprend l'identification :

• Objectifs du projet
• Objectifs d'engagement
• Principales parties prenantes (essayez un exercice de cartographie des parties prenantes !)
• Tactiques d'engagement
• Exigences réglementaires
• Ressources nécessaires

Le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) fonctionne avec votre plan d'engagement des parties prenantes, ce qui vous permet de travailler de manière plus rationnelle et organisée. C'est essentiel lorsque vous devez respecter les délais, obtenir l'adhésion au projet, gérer les ressources et démontrer les efforts d'engagement.

Au fur et à mesure que vos efforts d'engagement se poursuivent, le nombre de parties prenantes impliquées peut augmenter considérablement, vous laissant la responsabilité de gérer des volumes de données qui peuvent rapidement devenir désorganisés et vous submerger, vous et votre équipe.

Un SRM vous aidera à organiser ces données de manière compréhensible et accessible, ce qui vous permettra, à vous et à votre équipe, de rester sur la bonne voie avec votre plan.

Un élément essentiel d'un plan d'engagement des parties prenantes est la capacité à être flexible et à s'adapter en fonction des changements ou des questions soulevées par les parties prenantes, d'autant plus que les attentes en matière d'engagement ne cessent d'évoluer. Avec des données organisées et un processus d'engagement collaboratif, votre capacité à réviser et à ajuster votre plan est beaucoup plus facile à gérer.

Exemples d'avantages immédiats liés à l'utilisation d'une MRS dans le cadre de votre plan d'engagement des parties prenantes

• Centralisé : Un SRM vous permet de stocker toutes les informations relatives aux parties prenantes en un seul endroit facile à trouver, de sorte que vous ayez toujours accès aux informations les plus récentes, quelle que soit la durée de votre projet ou la quantité d'informations collectées.
• La confiance : Lorsque les informations sur les parties prenantes sont centralisées et accessibles, vous et votre équipe êtes en mesure de vous engager de manière respectueuse, transparente et efficace avec toutes vos parties prenantes. Cette capacité à visualiser et à comprendre facilement vos informations vous permet également d'aborder et de résoudre les problèmes et les engagements des parties prenantes. Vos parties prenantes considèrent ainsi votre organisation comme plus engagée, mieux informée et plus fiable, ce qui vous permet d'instaurer un climat de confiance et d'améliorer vos relations avec les parties prenantes.
• Réduction des risques : Grâce aux informations sur les parties prenantes contenues dans un SRM, vous comblez le fossé entre vos équipes, vos projets et vos programmes de manière à connaître l'historique de l'engagement (c'est-à-dire toutes les communications, tous les problèmes, tous les engagements et toutes les tâches) afin de comprendre pleinement ce qui est pertinent et important à mesure que vous allez de l'avant. Cette compréhension plus complète réduit les chances de votre organisation d'être prise au dépourvu, ce qui constitue une mesure importante de gestion des risques.

Exemples d'avantages futurs liés à l'utilisation d'une MRS dans le cadre de votre plan d'engagement des parties prenantes

• Des relations axées sur l'avenir: Traiter les problèmes et les engagements avec tact et rapidité permet de s'assurer que les parties prenantes savent que vous les prenez au sérieux et augmente la probabilité qu'elles soient disposées à travailler à nouveau avec vous à l'avenir.
• Projets futurs : Accédez à vos listes de parties prenantes pour les utiliser dans de futurs projets et conservez l'historique de vos engagements avec elles. La connaissance de l'historique complet des engagements vous permet de comprendre où vous en êtes resté avec les parties prenantes dans les projets précédents, de sorte que vous pouvez continuer à nouer des relations fructueuses avec elles sans avoir à repartir de zéro.
• Rapports sur l'ensemble des projets : De nombreux SRM vous permettront de produire des rapports sur l'ensemble des projets, ce qui vous permettra de mieux comprendre les efforts d'engagement de votre organisation au fil du temps, ce qui est utile pour tirer des enseignements, pour obtenir l'adhésion des décideurs et constitue une bonne pratique en matière d'archivage.
• Historique de l'engagement : Certains SRM vous permettent de regrouper rapidement vos données et de consulter l'historique de vos engagements avec chaque partie prenante pour l'ensemble de vos projets et programmes.

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8. Alternatives au MRS

Vous vous demandez peut-être s'il existe d'autres méthodes ou outils pour gérer les informations sur les parties prenantes et les projets d'engagement des parties prenantes. Lorsque vous choisissez un processus pour organiser vos informations sur l'engagement des parties prenantes, vous devez vous assurer que vous choisissez la meilleure option pour votre organisation.

• Si les feuilles de calcul peuvent sembler une bonne option à première vue, elles ne constituent pas une solution durable pour établir des relations à long terme avec les parties prenantes, axées sur l'avenir.
• Les feuilles de calcul peuvent rapidement devenir désordonnées et compliquées, ce qui est problématique lorsque vous essayez d'organiser et de gérer des informations essentielles. Lorsque les informations sont réparties dans plusieurs feuilles de calcul, il devient rapidement impossible de les rechercher et de les recouper, ce qui expose votre organisation à des risques (méthodes de saisie incohérentes, informations manquantes, etc.) Pour répondre aux attentes actuelles en matière d'engagement des parties prenantes, les feuilles de calcul ne sont qu'une solution temporaire.

Lisez nos dix principales raisons pour lesquelles les tableurs ne sont pas la meilleure option pour gérer les informations sur l'engagement des parties prenantes. pourquoi les tableurs ne sont pas la meilleure option pour gérer les informations relatives à l'engagement des parties prenantes.

• Le SRM est idéal pour gérer les relations avec les parties prenantes et l'historique de votre engagement auprès d'elles.
• Le CRM est un outil de gestion des clients et des ventes

Il n'est pas logique d'utiliser un logiciel axé sur le client, tel qu'un CRM, pour gérer l'engagement et la consultation des parties prenantes; vous ne vendez pas à vos parties prenantes, vous vous engagez avec elles.

Le SRM étant conçu pour la gestion des parties prenantes, ses flux de travail uniques peuvent vous aider à gérer les informations relatives aux parties prenantes mieux que n'importe quel autre outil logiciel.

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9. Sécurité des logiciels SRM

Bien que chaque fournisseur de MRS soit unique, dans l'ensemble, les MRS sont des options très sûres et sécurisées pour le stockage des informations relatives à l'engagement des parties prenantes.

Recherchez un MRS avec :

• Collaboration sécurisée dans le nuage: Avec un logiciel SRM sécurisé et basé sur le cloud, les changements sont pratiquement instantanés, ce qui signifie que vous et votre équipe avez toujours accès aux informations les plus précises et les plus pertinentes et que vous pouvez également collaborer sur les dossiers en temps réel. 
  • Conseil : Demandez au fournisseur de SRM si vos données sont cryptées au repos et en transit pour une sécurité accrue et une tranquillité d'esprit pour vous et vos parties prenantes.
• Autorisations basées sur l'utilisateur : Un SRM doté d'options d'autorisation basées sur l'utilisateur permet aux administrateurs de comptes de fournir un accès à plusieurs niveaux aux utilisateurs. Cela est nécessaire si vous souhaitez restreindre l'accès à des informations financières ou à des notes internes confidentielles à certains utilisateurs (par exemple, les contractants, les stagiaires, etc.). Grâce aux autorisations basées sur l'utilisateur, les données restreintes ne sont jamais accessibles à l'écran ou dans un rapport aux personnes qui n'ont pas l'autorisation.
• Authentification multifactorielle (MFA) : Un SRM avec MFA offre une meilleure protection des comptes en demandant aux utilisateurs de vérifier leurs données de connexion en entrant un code d'accès envoyé à leur téléphone portable par SMS. Cette option de sécurité renforcée rend l'accès aux comptes et aux données des utilisateurs beaucoup plus difficile pour les personnes non autorisées, ce qui contribue à la protection et à la sécurité des données critiques.
• L'authentification unique (SSO) : Certaines entreprises clientes ont besoin d'un SSO. Un SRM avec SSO ajoute une couche supplémentaire de sécurité et permet aux équipes informatiques internes de gérer facilement l'accès du personnel à l'aide de leurs outils et protocoles existants.

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10. Quand faut-il adopter un logiciel SRM ?

Les signes suivants indiquent qu'il est temps d'adopter un SRM :

• Le volume d'informations sur les parties prenantes qu'il faut gérer devient écrasant.
• Un membre de l'équipe a laissé un problème de partie prenante sans réponse, et vous ne voulez pas que cela se reproduise.
• Vous avez été pris au dépourvu lors d'une réunion avec une partie prenante parce que vous ne connaissiez pas tous les faits, comme les problèmes existants, les engagements ou les communications avec la partie prenante.
• Un membre de l'équipe quitte le projet et vous n'avez aucun moyen d'accéder à ses engagements antérieurs avec les parties prenantes.
• Votre équipe a oublié de respecter l'engagement d'une partie prenante
• Vos informations relatives à l'engagement des parties prenantes sont dispersées dans différents endroits et vous avez besoin d'un emplacement central pour les stocker.
• Votre équipe évite de saisir les enregistrements de communication parce que le processus actuel est confus ou prend trop de temps.
• Vous n'êtes pas sûr de vos engagements et de vos responsabilités actuels dans le cadre du projet
• Si un organisme de réglementation vous demandait de produire un rapport indiquant tous les engagements pris par les parties prenantes au cours d'un projet, vous n'êtes pas certain que cela puisse être fait rapidement et facilement (voire pas du tout).
• Vous avez besoin de suivre l'engagement avec les parties prenantes pour remplir les mandats de responsabilité sociale de l'entreprise ou pour vous aligner sur vos exigences en matière de développement durable et sur vos rapports.

Ii vous êtes inquiet à l'idée de transformer la façon dont vous gérez vos activités quotidiennes d'engagement des parties prenantes en passant des feuilles de calcul à un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes, consultez notre eBook, ''The Step-by-Step Guide to Say Goodby to Spreadsheets''.Le guide pas à pas pour dire adieu aux feuilles de calcul.'

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11. Comment choisir un logiciel SRM ?

Tous les systèmes de gestion des relations avec les parties prenantes ne sont pas conçus ou pris en charge de la même manière. Un logiciel qui fonctionne pour une organisation peut ne pas être la bonne option pour une autre. Il est donc essentiel de prendre le temps d'examiner et de sélectionner le meilleur logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes pour votre organisation.

Envisager :

1. Objectifs : Définissez les objectifs de votre projet et de votre engagement et évaluez la capacité d'un logiciel à atteindre ces objectifs.
2. L'adhésion: Identifier qui doit adhérer au logiciel et quel type d'information est nécessaire pour y parvenir.
3. Points douloureux : Discutez avec votre équipe et recueillez son avis sur ce qu'elle souhaiterait voir dans un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes. Discutez de la manière dont un SRM peut faciliter leur travail et des faiblesses des efforts actuels de gestion de l'engagement des parties prenantes qui pourraient être atténuées par un logiciel SRM. Les difficultés peuvent être les suivantes :
   1. Le temps nécessaire à l'enregistrement des données
   2. Cohérence des données enregistrées
   3. Impossibilité de savoir si les données sont à jour
   4. Vous ne savez pas sur quoi votre équipe travaille
   5. Le processus de saisie actuel est trop confus
   6. Le volume des données des parties prenantes est écrasant
   7. Questions et engagements des parties prenantes manquants

4. Recherche : Dressez une liste de tous vos besoins et de vos souhaits et étudiez les options de logiciels SRM. Une fois que vous avez dressé votre liste, contactez les fournisseurs de logiciels de gestion des ressources humaines et organisez une démonstration. Une démonstration est le moyen le plus facile de voir comment le logiciel SRM peut apporter de la valeur à votre organisation.
   
   
5. Choisissez le meilleur SRM pour votre organisation : Une fois que vous avez déterminé ce que votre organisation attend d'un SRM et que vous avez réduit le nombre d'options, prenez en compte les quatre conseils suivants pour choisir le meilleur SRM pour votre organisation :

• • 1. Choisir un logiciel conçu pour gérer les parties prenantes et leur engagement
    2. Choisissez un logiciel qui facilite la collaboration au sein de l'équipe  
    3. Choisir un logiciel orienté vers l'avenir qui valorise l'apport des utilisateurs
    4. Choisir un logiciel qui permet de limiter les risques

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12. Le meilleur logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM)

Tous les avantages et fonctionnalités que nous avons mentionnés dans ce blog sont disponibles dans notre logiciel complet de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), Jambo, qui constitue donc un excellent point de départ pour vos recherches sur le SRM.