L'engagement des parties prenantes n'est pas un processus linéaire ; vous devez surveiller en permanence vos parties prenantes, dialoguer avec elles, enregistrer vos communications avec elles, mettre à jour leurs informations et être prêt à partager toutes ces données à tout moment. C'est pourquoi de nombreuses organisations choisissent de confier l'engagement et la consultation des parties prenantes à un tiers spécialisé dans la mise en œuvre de programmes d'engagement des parties prenantes.
Certaines organisations externalisent l'engagement des parties prenantes, en faisant appel à des consultants ou à des prestataires de services d'engagement des parties prenantes pour administrer et faciliter leurs programmes d'engagement, et ce modèle peut très bien fonctionner ! Les fournisseurs professionnels de services d'implication des parties prenantes peuvent apporter une expérience inestimable et des perspectives uniques sur la manière de mettre en place votre programme et de le faire fonctionner, ainsi que des conseils sur la manière d'aborder et d'atténuer les problèmes en cours de route.
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Cependant, même si vous faites appel à un prestataire de services externe pour l'engagement des parties prenantes, vous devez vous assurer que vous restez propriétaire de vos données.
La meilleure façon de s'approprier le processus est de mettre en place une plateforme logicielle de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) collaborative et basée sur le cloud, à laquelle vous et votre fournisseur de services d'engagement des parties prenantes pouvez accéder à tout moment.
Lorsque nous parlons de propriété des données, nous parlons de votre capacité à accéder aux données de vos parties prenantes et de votre propriété globale du système de gestion de l'information utilisé pour organiser ces données. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous souhaitez avoir un accès instantané aux informations relatives à vos parties prenantes, que nous aborderons plus loin dans ce blog.
La gestion de l'engagement avec toutes vos parties prenantes est vitale car les relations avec les parties prenantes peuvent être variées, nombreuses et, parfois, accablantes. La mise en place d'un système de gestion de l'information adéquat pour vous aider à rester organisé est cruciale pour le succès de votre organisation.
Une plateforme logicielle SRM permet aux organisations d'établir des relations solides avec les parties prenantes en les aidant à gérer toutes leurs données dans un espace bien défini. Le suivi de toutes les interactions avec les parties prenantes dans une plateforme collaborative signifie que tout le monde est sur la même longueur d'onde et comprend l'historique de l'engagement avec les parties prenantes grâce à des profils de parties prenantes partagés.
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Même si vous externalisez vos programmes d'engagement des parties prenantes, la façon dont vos données sur l'engagement des parties prenantes sont organisées et gérées est importante pour le succès de votre organisation.
En tant que responsable de vos programmes d'engagement des parties prenantes, vous souhaitez que vos données soient stockées dans un système qui vous permette d'accéder instantanément à l'information tout en offrant la possibilité de compiler rapidement des rapports sur les données. Vous ne savez jamais quand on vous demandera d'extraire des informations historiques ou de faire le point sur l'avancement d'un projet. Le fait de pouvoir le faire sans avoir à en faire la demande permet à toute l'équipe de gagner en autonomie et en efficacité. En règle générale, les organisations ne veulent pas d'un gardien tiers pour leurs propres données ; elles veulent un accès à la demande car il s'agit de leurs données.
Différents systèmes de gestion des parties prenantes seront plus faciles à naviguer et à comprendre que d'autres.
Certains systèmes SRM sont des plateformes avancées basées sur le cloud avec des options d'autorisation élaborées basées sur l'utilisateur qui vous permettent de fournir un accès à plusieurs niveaux à votre équipe et à vos fournisseurs de services d'engagement des parties prenantes. Ces types de plateformes permettent à chacun de saisir facilement des informations et favorisent une collaboration transparente entre vous et votre fournisseur de services d'engagement des parties prenantes.
Lors de l'évaluation d'un système SRM, il est important de s'assurer que vous en choisissez un qui est soutenu par une équipe de développement solide, qui se concentre sur le développement et le soutien continus de la plate-forme logicielle. Vous ne voulez pas que votre système de gestion de l'information rende plus difficile l'accès à vos informations, c'est pourquoi il est essentiel de choisir la bonne solution SRM.
Au-delà de la qualité de votre système SRM, il y a beaucoup d'autres questions à prendre en compte.
Qu'advient-il de vos données si vous changez de fournisseur de services d'engagement des parties prenantes ou si vous décidez de gérer votre engagement des parties prenantes en interne ?
Les choses peuvent changer, il est donc essentiel d'avoir une conversation avec votre fournisseur de services au sujet de vos données pour savoir ce qu'il en adviendra si vous décidez de prendre une autre direction à l'avenir.
Si vous changez de fournisseur de services d'implication des parties prenantes et que vous ne conservez pas vos données, ou qu'elles sont dans un format que vous ne pouvez pas comprendre, vous risquez de perdre des informations précieuses. Non seulement c'est une responsabilité, mais cela peut être extrêmement frustrant si vous vous retrouvez à traiter avec les mêmes parties prenantes que lors de projets précédents et que vous devez à nouveau collecter leurs informations.
Si vous êtes propriétaire de vos données, vous devez y avoir accès. Vous devez donc discuter avec votre fournisseur de services de la possibilité d'accéder aux informations concernant vos parties prenantes.
Vous voulez vous assurer que vous et votre équipe pouvez accéder à vos données chaque fois que vous en avez besoin, et vous voulez donc être clair sur les étapes à suivre.
La transparence est vitale lorsqu'il s'agit d'établir la confiance et les relations, et elle est essentielle que vous traitiez avec votre équipe, vos parties prenantes ou vos fournisseurs de services d'engagement des parties prenantes.
Lorsqu'il s'agit de vos fournisseurs de services, vous voulez de la transparence pour comprendre ce qui se passe avec vos données et être sûr que vos informations sont gérées de manière sûre et organisée.
Les parties prenantes attendent de vous que vous fassiez preuve de transparence en vous engageant correctement, en leur fournissant des informations honnêtes et en sachant que vous protégez les données qu'elles vous ont confiées (par exemple, leurs coordonnées, leurs informations personnelles ou financières).
Compte tenu de ces attentes en matière de transparence, vous devez savoir où sont stockées vos informations. S'agit-il d'un logiciel sécurisé, basé sur l'informatique en nuage, qui protégera les informations sensibles de vos parties prenantes ? Si ce n'est pas le cas, demandez à votre prestataire de services comment ces données confidentielles sont protégées.
Les risques sont une réalité lorsqu'il s'agit de l'engagement des parties prenantes.
Tout comme il est essentiel d'élaborer un plan d'engagement des parties prenantes avant de commencer à s'engager, il est nécessaire d'envisager et de planifier tout risque futur lié à des problèmes potentiels d'engagement des parties prenantes.
Tout problème découlant du processus d'engagement des parties prenantes reste votre problème. Que vous choisissiez de réaliser l'engagement des parties prenantes en interne ou d'externaliser le processus, la manière dont vos programmes d'engagement sont gérés se reflétera sans aucun doute sur votre organisation.
Le fait d'être sur la même longueur d'onde en ce qui concerne la propriété de vos données et votre capacité à y accéder permet de mieux protéger votre organisation contre les risques et les frustrations à venir.
Il existe de nombreux fournisseurs de services d'engagement des parties prenantes, avec des équipes dévouées et motivées qui veulent contribuer à la réussite de vos projets.
Si vous cherchez une organisation pour vous aider dans votre programme d'engagement des parties prenantes, consultez nos partenaires de confiance !
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