Comment garder vos données sur les parties prenantes propres

Des conseils faciles pour le nettoyage des données à utiliser avec votre logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM)

Nous avons tous entendu parler de l'importance des données propres, mais qu'est-ce que cela signifie ? signifie pour les données de vos parties prenantes ?

Lorsque les données sont propres, elles sont complètes, exactes, cohérentes et compréhensibles. Des données propres sont fiables car elles vous aident :  

• En savoir plus sur votre projet et les parties prenantes 
• Établir la confiance et les relations avec les parties prenantes 
• Fournir en toute confiance des réponses aux parties prenantes, à la direction, aux membres de l'équipe ou aux organismes de réglementation. 
• Garder le cap sur les objectifs de l'équipe, du projet et de l'organisation  
• Réduire les risques de votre projet 
• Créer des résultats positifs pour les projets 

Considérez les données propres comme une police d'assurance. Lorsque vos données sont exemptes d'erreurs, cohérentes et complètes, vous disposez de données de qualité, dignes de confiance et fiables. Vous pouvez être sûr que vos données sont exactes et qu'elles vous fourniront tout ce que vous avez besoin de savoir sur vos parties prenantes et votre projet.  

Mais comment garder vos données propres tout au long de votre parcours d'engagement ?  

Aujourd'hui, nous avons rassemblé nos meilleurs conseils sur la façon de garder les données de vos parties prenantes propres et nous les avons divisés en trois étapes d'engagement : 

• Les étapes de la planification 
• Les étapes de l'engagement 
• Les étapes post-engagement 

Un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est l'un des outils les plus essentiels que vous utiliserez dans le cadre de l'engagement des parties prenantes. Nous verrons également comment votre SRM peut vous aider à garder vos données propres ! 

Conseils sur les données propres pour les étapes de planification

Lors des phases de planification, vous devez examiner l'état de vos données actuelles sur les parties prenantes, préparer votre SRM et réfléchir aux processus futurs que vous adopterez pour vous aider à maintenir vos données propres tout au long de votre projet (et même après !). 

• Examinez vos données actuelles - Pour comprendre l'état de vos données, examinez soigneusement toutes vos données actuelles et recherchez les lacunes, les incohérences ou les informations manquantes. Lorsque vous saurez comment les données sont organisées dans le système, vous pourrez les retrouver facilement lorsque vous en aurez besoin.
  • Cherchez : 

• • • Fautes d'orthographe et doublons - Recherchez les incohérences dans vos données, comme les fautes d'orthographe ou les entrées en double. Il est conseillé de corriger les fautes d'orthographe et les doublons avant avant que vos données ne soient saisies dans votre SRM, mais elles peuvent également être contrôlées et corrigées régulièrement une fois qu'elles sont dans le système.
    • Incohérences dans la mise en forme et la grammaire Examinez vos données et recherchez les incohérences de formatage et de grammaire (ponctuation, utilisation d'abréviations, etc.).

• • • Disposez-vous des informations dont vous aurez besoin ? - Vérifiez si vous disposez des mêmes détails pour les mêmes types d'informations (par exemple, incluez-vous les adresses de tout le monde ? Y a-t-il une catégorie spécifique que vous attribuez aux personnes ou aux organisations ?) Assurez-vous de la cohérence de vos données et complétez les informations manquantes.

• Veillez à ce que votre SRM soit configuré pour atteindre vos objectifs en matière de données. Définissez vos objectifs en matière de données et assurez-vous que votre système est configuré pour réussir le formatage et les espaces disponibles pour vos données. Aurez-vous besoin de champs personnalisés pour refléter votre projet ? Utiliserez-vous des balises pour organiser vos données ? Vous pouvez travailler avec votre fournisseur SRM pour vous assurer que votre système est configuré pour répondre à vos objectifs.
• Commencez à réfléchir aux processus qui vous permettront de conserver vos données propres pour aller de l'avant - Réfléchissez aux processus que vous utiliserez pour garder vos données propres (nous entrerons dans les détails lors de la prochaine étape de l'engagement). Pour vous aider à comprendre ce que cela signifie, imaginez des données propres comme un garde-manger fraîchement rangé. Une fois qu'elles sont propres, vous devez créer un système pour vous assurer qu'elles restent organisées. Allez-vous simplement laisser les choses en l'état jusqu'à ce qu'elles redeviennent désordonnées, ou allez-vous établir un calendrier d'entretien ?

Avantage n°1 des données propres : rester sur la bonne voie pour atteindre les objectifs du projet : Avec des données propres, vous disposerez d'un enregistrement précis de ce qui se passe avec les parties prenantes et dans le cadre de votre projet. Vous pouvez produire des rapports détaillés pour voir ce que vous avez fait et comparer vos progrès à vos objectifs afin de décider si vous êtes sur la bonne voie ou si vous devez ajuster vos plans.

Conseils sur les données propres pour les étapes de l'engagement

À ce stade, vous devez mettre en œuvre des processus visant à maintenir les données de vos parties prenantes propres, afin de disposer de tout ce dont vous avez besoin lorsque vous établissez des rapports et que vous vous engagez. 

• Fixer des attentes en matière de saisie régulière - Définissez clairement le moment où chacun doit saisir ses données dans le MRS (par exemple, tous les jours ? à la fin de la journée du vendredi ?). Si vous avez une date limite pour l'établissement des rapports, ce moment peut être approprié, car chacun sait que les données seront publiées ce jour-là et que son nom ou son travail y sera lié, de sorte qu'il voudra les avoir nettoyées avant qu'elles ne soient partagées et examinées !
• Discuter régulièrement des données Une transparence et une visibilité constantes sur l'état de vos données sont essentielles pour les garder propres. Envisagez d'ajouter un espace à vos réunions régulières pour parler des données, poser des questions et élaborer des plans de nettoyage en cas d'incohérence. Cela permet à toutes les personnes qui jouent un rôle dans le projet d'être informées et de poser des questions de clarification telles que : "Voici les données qui figurent actuellement dans notre base de données, "Voici les données qui se trouvent actuellement dans notre SRM. Y a-t-il quelque chose qui manque ? Le sujet de cet enregistrement n'est pas conforme au format que nous avons défini. Que devrait-il être à la place ? Qui sera responsable de la correction ?"
• Choisissez des dates de maintenance régulières - Fixez des échéances et des attentes claires en ce qui concerne la maintenance de vos données. Effectuerez-vous un nettoyage complet chaque trimestre ? Un nettoyage continu tous les lundis ? Choisissez un calendrier, précisez qui est responsable de quoi au sein de votre équipe et respectez le processus.

• • Corrigez les données au fur et à mesure que vous les trouvez - Si vous trouvez d'autres doublons ou si vous en apprenez davantage sur vos parties prenantes, veillez à ce que les informations soient corrigées et ajoutées au fur et à mesure que vous les trouvez. S'il est essentiel d'établir des calendriers de maintenance réguliers, la mise en place d'une norme supplémentaire de "nettoyage au fur et à mesure" permettra de repérer tout ce qui a été oublié ou omis.

• Trouver les lacunes Utilisez vos rapports SRM pour trouver les lacunes dans vos données. Ces rapports peuvent vous donner un autre moyen d'examiner vos données et d'identifier les domaines qui doivent être complétés ou nettoyés (par exemple, trouver une section dans un enregistrement dont vous n'aviez peut-être pas réalisé qu'elle était manquante et qu'elle doit être complétée).

Clean data benefit #2 - Construire la confiance des parties prenantes : Les données données peuvent vous aider à gagner la confiance des des parties prenantes. Qu'il s'agisse de suivre suivi d'un engagement d'une partie prenante ou résoudre un problème avec une partie prenante, wavec toutes vos données complètes et exactes dans votre SRM, vous pouvez rester au courant de tout ce qui est important pour vous.oos parties prenantesVous ne manquerez donc jamais délais ou des opportunités d'engagement. Il s'agit là d'un élément important pour maintenir et renforcer la confiance des parties prenantes !

Conseils sur les données propres pour les étapes postérieures à l'engagement

À ce stade, il convient de s'interroger, "Tout ce qui doit figurer dans le système a-t-il été saisi ? Les données seront-elles utiles à quelqu'un qui voudra en tirer des enseignements plus tard ? Devons-nous clarifier quelque chose ?"

• Effectuer un dernier balayage des données Passez en revue les carnets de notes, les notes téléphoniques et les courriels pour voir si des données doivent encore être saisies dans votre SRM. Si vous avez mis en place des boîtes de réception générales pour les projets, y a-t-il quelque chose à ajouter ? Prenez le temps de faire un dernier tour d'horizon pour vous assurer que tout a été ajouté.

• • Ajouter les derniers téléchargements - Avez-vous besoin de télécharger d'autres documents relatifs au projet ou à un enregistrement spécifique qui pourraient fournir plus d'informations ou de contexte (par exemple, des rapports finaux, des images, des PDF, etc.)
  • Incorporer des données provenant d'autres sources - Si vous avez travaillé avec des sous-traitants ou ajouté des informations à d'autres systèmes, n'oubliez pas de les intégrer dans votre SRM. Si un contractant n'a pas été impliqué dans vos processus de suivi, y a-t-il quelque chose que vous devez ajouter ou collecter auprès de lui ?

• Examinez vos données du point de vue d'une personne extérieure au projet. Jetez un dernier coup d'œil à toutes vos données. Êtes-vous sûr qu'elles peuvent aider les personnes qui participent à un projet ? Ces données seraient-elles utiles aux personnes ? Certaines d'entre elles peuvent-elles sembler confuses ou incomplètes ? Prenez le temps de clarifier, d'ajouter et d'organiser tout ce qui pourrait nécessiter une attention particulière.
• Documenter les enseignements finaux - Prenez le temps de faire un brainstorming sur les enseignements finaux qui pourraient être utiles à l'avenir.
  • Envisager : 

• • • Y a-t-il quelque chose que vous avez appris sur le travail avec les parties prenantes et qui n'est pas déjà consigné ? Y a-t-il des notes de réflexion ou un contexte supplémentaire que vous souhaitez ajouter ? 
    • En savez-vous maintenant plus sur une question antérieure concernant les parties prenantes ? L'issue de cette question a-t-elle été positive ? (par exemple : "En examinant ces données six mois plus tard, nous constatons que ce problème a été résolu."Si l'on examine ces données six mois plus tard, ce problème a été résolu et nous avons reçu les commentaires positifs suivants de leur part".).

• Exécuter un rapport complet - Exécutez un rapport final complet avec toutes les données de votre projet et recherchez les éventuelles lacunes que vous auriez pu manquer.

Avantage des données propres #3 -Préparation pour les questions futures: Si quelqu'un recherche des des informations sur un projet de trois il y a trois ans, vous pouvez répondre en toute confiance à ses questions. Par exemple, si l'on vous demande si l'on vous demande si a partie prenante a été impliqué dans un projet projet ou si a personne a participél'a fait. à un groupe de discussion, yvous pourriez facilement trouver ces réponses dans votre SRM lorsque vos données sont propres.. Ceci est particulièrement utile lorsque quelqu'un est interrogé sur un projet auquel il n'a pas participé!

Prochaines étapes : Utilisez-vous encore des tableurs pour gérer les données de vos parties prenantes ?

Si vous essayez encore d'utiliser des feuilles de calcul pour gérer les données de vos parties prenantes, lisez nos trois conseils sur la façon dont un SRM peut vous aider à gérer les données de vos parties prenantes. 

Si vous êtes prêt à passer des feuilles de calcul à un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes, consultez notre livre électroniqueintitulé "The Step-by-Step Guide to Say Goodbye to Spreadsheets"(Le guide pas à pas pour dire adieu aux feuilles de calcul).