Si vous embauchez ou travaillez actuellement avec des tiers tels que des entrepreneurs, des sous-traitants, des étudiants ou des stagiaires d'été pour vous aider dans vos projets d'engagement des parties prenantes, il se peut que vous ayez des inquiétudes quant à la sécurité de la collaboration dans votre logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (Stakeholder Relationship Management - SRM). Ce blog décrit neuf façons dont Jambo aide à réduire les risques liés à la collaboration avec les contractants.
Renforcez votre projet d'engagement avec les entrepreneurs
L'embauche de sous-traitants peut être un choix judicieux pour maintenir votre projet sur la bonne voie. Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles vous pouvez ajouter des ressources et des compétences supplémentaires à votre équipe :
- Pour obtenir une aide concernant les exigences réglementaires et les soumissions (pour les permis de développement ou les évaluations environnementales).
- Diriger des programmes de consultation des parties prenantes ou des populations autochtones.
- Gérer la communication ou les relations publiques de votre projet.
- Superviser les relations avec les gouvernements.
Risques à prendre en compte lors d'une collaboration
La meilleure façon de réduire les risques liés à la collaboration avec les sous-traitants est de veiller à ce que chacun saisisse toutes ses données dans une plateforme SRM centralisée. De cette façon, vous avez une vue d'ensemble sur tout le travail effectué et vous pouvez facilement rester au courant de tout ce qui se passe dans vos projets et avec toutes les parties prenantes.
Cependant, donner à tout le monde un accès complet à toutes les données et informations confidentielles stockées dans votre SRM peut être une préoccupation pour certains. Pour y remédier, Jambo dispose de nombreuses fonctionnalités qui facilitent la collaboration et la rendent plus sûre. Pour en savoir plus et découvrir d'autres fonctions de réduction des risques de Jambo, lisez ce qui suit.
9 façons dont Jambo aide les organisations à réduire les risques associés à l'accès des sous-traitants à leur SRM
1. Droits des utilisateurs individuels
Il se peut que vous ne souhaitiez pas donner à chaque utilisateur le même accès à vos informations. Par exemple, vous ne voulez pas que les sous-traitants aient accès aux notes internes des dossiers de communication ou aux informations financières. Avec Jambo, vous pouvez restreindre l'accès des utilisateurs à certaines informations au cas par cas. Vous pouvez également limiter le nombre d'utilisateurs qui peuvent modifier ou supprimer des enregistrements. Vous pouvez même donner un accès en lecture seule à un utilisateur.
Avec Jambo, vous pouvez définir des autorisations différentes pour chaque utilisateur afin de répondre à leurs besoins en matière de données. Ces autorisations individuelles permettront à vos sous-traitants d'utiliser votre SRM pour répondre à leurs besoins spécifiques tout en protégeant vos données sensibles.
Un conseil du spécialiste de l'engagement des parties prenantes de Jambo: Discutez avec votre équipe et réfléchissez à ce que vous voulez que vos sous-traitants puissent faire avec les données de votre SRM. Voulez-vous qu'ils puissent modifier les enregistrements ou simplement enregistrer des informations ?
Demandez-vous si vous souhaitez mettre en place un processus d'approbation ou un flux de travail dans lequel les décisions relatives à l'accès à l'information dans votre SRM sont transmises à une personne de votre équipe disposant d'un niveau d'autorisation plus élevé. Quels que soient vos besoins, notre équipe Customer Success est là pour vous aider à atteindre vos objectifs.
2. Ajouter, supprimer ou modifier les autorisations d'un utilisateur
Il peut arriver que vous souhaitiez modifier les permissions de certains utilisateurs, en particulier lorsque de nouveaux entrepreneurs ou stagiaires rejoignent vos projets (et que d'autres terminent leur contrat). Les administrateurs de Jambo peuvent gérer les comptes utilisateurs, de sorte qu'ils peuvent facilement modifier les permissions des utilisateurs en temps réel, sans qu'aucune demande d'assistance ne soit nécessaire.
Si vous avez besoin de retirer un entrepreneur d'un projet, vous pouvez facilement le faire. Il ne pourra plus accéder à Jambo (cependant, toutes les données qu'il a ajoutées resteront à jamais dans Jambo afin de garantir la cohérence de vos dossiers).
3. Interdire aux contractants de consulter les données des autres contractants
Dans certaines situations, vous pouvez faire appel à plusieurs sociétés tierces et ne pas vouloir qu'elles voient les données des autres, que ce soit pour des raisons de confidentialité, pour éviter un conflit d'intérêt ou pour un besoin général de garder les données des sociétés privées. Dans Jambo, vous pouvez empêcher les contractants de voir les données des autres contractants.
Si vous ne souhaitez pas qu'ils aient accès aux informations des uns et des autres, vous pouvez décider de la manière dont vous souhaitez séparer leurs données au sein de Jambo. Par exemple, vous pourriez vouloir mettre en place des projets différents pour chaque entrepreneur et donner à votre équipe interne l'accès à tous les projets des entrepreneurs.
Un conseil du spécialiste de l'engagement des parties prenantes de Jambo: Lorsque vous définissez les objectifs de votre projet, discutez de la manière dont vous envisagez d'organiser et d'intégrer les données de tiers. Réfléchissez aux données que vous souhaitez enregistrer dans votre SRM et aux personnes qui superviseront ces données. Qu'est-ce que cela signifie en termes de comptes d'utilisateurs ? Si vous ajoutez des sous-traitants en tant qu'utilisateurs (ce que nous encourageons), à quelles informations voulez-vous qu'ils aient accès ?
Notre équipe Customer Success peut vous recommander les meilleures configurations pour vos comptes utilisateurs afin de répondre à vos besoins en matière de données et de confidentialité. Ne vous inquiétez pas si vous changez d'avis en cours de route ! Nous pouvons travailler ensemble tout au long de votre projet pour répondre à vos besoins changeants et vous aider à vous adapter en conséquence.
4. Rester informé des progrès de l'entrepreneur sur le terrain
Si vous avez des entrepreneurs sur le terrain, il peut être difficile de rester informé de leurs progrès. Sans SRM, vous attendez qu'ils soient de retour au bureau pour les mettre à jour ou leur remettre des rapports. Jambo étant une plateforme basée sur le cloud, vos entrepreneurs peuvent l'utiliser sur le terrain. Grâce à sa conception adaptée aux mobiles et réactive, les entrepreneurs sur le terrain peuvent utiliser leur smartphone ou leur tablette pour saisir leurs enregistrements directement dans Jambo, où qu'ils travaillent, tant qu'il y a une connexion internet.
Au lieu d'attendre la prochaine réunion, cette connectivité vous permet de voir ce que font les entrepreneurs sur le terrain en temps réel, de sorte que vous êtes toujours au courant de leurs progrès et que vous ne manquez aucune mise à jour importante.
Un exemple concret d'un expert Jambo : Si votre organisation est confrontée à un problème vital pour une partie prenante et que votre sous-traitant est allé parler de ce problème à la partie prenante, votre équipe sera impatiente d'entendre une mise à jour. Avec Jambo, dès que votre sous-traitant ajoute une mise à jour, celle-ci est disponible pour tous les utilisateurs.
Cet accès instantané permet d'éviter les vérifications fastidieuses ou retardées, car toutes les informations dont vous avez besoin peuvent être consultées instantanément.. Il s'agit d'une mesure importante de gestion des risques, car les problèmes peuvent être sensibles au temps et ont le potentiel de faire dérailler un projet s'ils ne sont pas gérés correctement. Avec Jambo, vous êtes mis à jour immédiatement.
5. Protéger les connaissances et le travail de votre entrepreneur
Une fois que votre contrat avec un tiers a pris fin, où se trouvent ses informations ? Ils ont travaillé sur des projets et possèdent des connaissances essentielles qui doivent être transférées. Vous devez réduire les risques liés aux projets et veiller à ce que leurs données ne partent pas en même temps qu'eux !
Vous voudrez savoir :
- À qui ont-ils parlé ?
- Quand leur ont-ils parlé ?
- De quoi ont-ils parlé ?
- Quelles promesses ont été faites ?
- Quelles tâches ont été accomplies (ou doivent encore l'être) ?
Vous aurez besoin de toutes ces données pour établir des relations positives avec les parties prenantes (il est difficile d'établir des relations de confiance si vous ne savez pas de quoi il a été question précédemment) et pour contribuer à la réussite de vos projets !
Si un entrepreneur disposait d'un compte utilisateur et enregistrait ses données en toute sécurité dans votre SRM, vous aurez toujours accès à ses connaissances, ce qui est vital pour votre projet actuel et pour toute question de suivi future. Vous pouvez être rassuré en sachant que vos données ne sont pas emportées par vos entrepreneurs lorsqu'ils quittent votre projet.
Un exemple concret d'un expert Jambo : Il est fréquent que les régulateurs ou les parties prenantes posent des questions sur des projets datant de plusieurs années. Supposons qu'une demande de liberté d'information (FOI) soit déposée et que vous deviez partager des informations sur les personnes qui ont participé à un projet antérieur. Dans ce cas, vous aurez besoin d'un accès rapide et fiable à ces données.
Lorsque les entrepreneurs ont enregistré toutes leurs données dans Jambo, vous savez que toutes les informations relatives à votre projet sont consultables et accessibles (quel que soit le temps écoulé). Vous n'avez pas à essayer de contacter d'anciens entrepreneurs pour obtenir les informations dont vous avez besoin, ce qui constitue un avantage important en termes de réduction des risques, car ils peuvent avoir déménagé ou ne plus avoir accès aux notes qu'ils ont prises dans le cadre de votre projet.
6. Rapports des représentants de l'exécution
Il est important de suivre le travail de votre entrepreneur et les rapports de représentation de Jambo peuvent vous aider à le faire. Lorsqu'un utilisateur envoie par courrier électronique un enregistrement de communication dans Jambo, celui-ci est lié à lui et il est considéré comme le représentant de cet enregistrement. Si vous créez un enregistrement de communication dans Jambo, vous devez sélectionner un représentant pour cet enregistrement. Les représentants étant liés à tous les enregistrements de communication, vous pouvez suivre le travail de tous les utilisateurs pendant toute la durée de vie de vos projets. Si vous souhaitez examiner les communications de votre entrepreneur avec vos parties prenantes, vous pouvez exécuter un rapport sur les représentants qui vous montrera tous les enregistrements qui leur sont liés.
Un conseil du spécialiste de l'engagement des parties prenantes de Jambo: Si vous avez conclu un contrat avec un entrepreneur pour qu'il engage un nombre spécifique de parties prenantes ou qu'il accomplisse un nombre spécifique de tâches, des rapports représentatifs peuvent vous aider à voir leurs progrès, ce qui permet de responsabiliser tout le monde par rapport aux termes du contrat.
7. Utiliser les fonctions Journaux d'activité et Modifications récentes
Il y a beaucoup d'informations utiles que vous pouvez apprendre sur vos entrepreneurs en vous basant sur la façon dont ils utilisent Jambo. Ces informations peuvent vous aider à comprendre leurs progrès.
Le journal d'activité et les changements récents de Jambo sont deux excellents moyens de voir les progrès de vos entrepreneurs sans avoir à les vérifier constamment ou à attendre des mises à jour. Ces fonctionnalités garantissent la transparence de votre relation professionnelle et vous permettent de profiter de leur travail et de faire les ajustements nécessaires si vous remarquez quelque chose qui nécessite de l'attention.
Journaux d'activité
Vous pouvez activer le journal d'activité de Jambo pour savoir ce que les utilisateurs font sur la plateforme. Cette fonction vous donnera l'historique des interactions au sein de la plateforme, par exemple :
- Quand se sont-ils connectés et déconnectés ?
- Ont-ils créé un nouveau disque ?
Changements récents
Sur la base d'un enregistrement de communication individuel, Jambo dispose d'une fonction "Modifications récentes" qui vous permet de vérifier qui a effectué quelles modifications, à quel moment et sur quel enregistrement.
Par exemple, si quelqu'un met à jour un numéro de téléphone dans le profil d'une partie prenante, les modifications récentes vous indiqueront l'ancien numéro de téléphone, le nouveau numéro, l'auteur de la modification et la date à laquelle il l'a effectuée. Cela permet de responsabiliser tout le monde et de savoir qui contacter si vous avez des questions sur les changements.
8. Encourager la collaboration
Que vous collaboriez avec des équipes distantes ou des sous-traitants sur le terrain, la distance peut vous donner l'impression d'être déconnecté, ce qui rend difficile de rester sur la même longueur d'onde dans votre projet.
Avec Jambo, tout le monde peut voir sur quoi travaillent les équipes et les entrepreneurs dès que les données sont enregistrées dans la plateforme. Il n'y a pas de retard dans la visualisation des mises à jour une fois qu'elles sont ajoutées, ce qui aide les gens à collaborer en temps réel au sein de la plateforme.
Un exemple concret de nos experts : Plusieurs personnes collaborent souvent sur les questions relatives aux parties prenantes, de sorte que toutes les personnes impliquées doivent être tenues informées de l'évolution de la question.. Dans Jambo, si quelqu'un travaille sur le même dossier que vous, son avatar apparaîtra à l'écran, de sorte que vous saurez qu'il travaille également sur le dossier. Une fois que vous voyez quelqu'un d'autre dans le dossier avec vous, vous pouvez travailler ensemble sur l'ajout de mises à jour ou clarifier qui gérera quoi.
En outre, si quelqu'un met à jour un problème et que vous en êtes le propriétaire, vous recevrez une mise à jour immédiate. C'est particulièrement utile lorsque vous êtes confronté à un problème urgent et à haut risque, car vous recevrez immédiatement les informations mises à jour par vos sous-traitants.
9. Bénéficier de l'équipe Jambo chargée de la réussite des clients
L'un des meilleurs moyens de minimiser les risques lorsque l'on travaille avec des tiers est de s'assurer que chacun enregistre les données de ses parties prenantes dans le même MRS. Pour s'assurer que tout le monde utilise le MRS que vous avez choisi, celui-ci doit être facile à utiliser et accompagné d'une assistance utile.
Notre équipe Customer Success peut vous aider à vous assurer que tous vos utilisateurs ont la même compréhension du fonctionnement de Jambo. Vous pouvez également inclure vos sous-traitants dans les opportunités de formation afin que tout le monde puisse tirer le meilleur parti de Jambo tout en s'assurant que vos données sensibles sont en sécurité et que les risques sont réduits !
Un conseil du spécialiste de l'engagement des parties prenantes de Jambo: Nous avons constaté le succès d'organisations qui ajoutent une clause dans leur contrat stipulant que les contractants doivent utiliser le SRM qu'ils ont choisi. De cette façon, l'attente est clairement exprimée que le contractant mettra continuellement à jour toutes les informations qu'il collecte dans la même plateforme, de sorte que vous n'ayez pas à vous soucier des données manquantes ou du suivi de l'avancement du projet.
En l'exigeant dès le départ, il est beaucoup plus facile de s'assurer que les données importantes collectées peuvent être utilisées pour aider votre projet sans tous les risques inutiles qui découlent de l'accès des sous-traitants à votre SRM.
Prochaines étapes : Voir ce qu'est Jambo
Si vous êtes prêt à découvrir Jambo et à voir toutes ces excellentes fonctionnalités en action, réservez un appel de découverte de 15 minutes ou demandez une démonstration!
