Des risques inévitables surviendront au cours de votre processus d'engagement et de gestion des parties prenantes. Il est donc extrêmement important pour la réussite de votre projet et de votre organisation de pouvoir prévoir et évaluer ces risques afin d'en minimiser l'impact ou de les éviter complètement.
L'utilisation du bon logiciel vous aidera énormément, vous et votre équipe, et il n'y a pas de meilleur outil pour répondre à vos besoins en matière de gestion des parties prenantes qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ciblé.
Dans le blog d'aujourd'hui, nous vous expliquons comment notre SRM, Jambo, vous aidera à gérer les risques liés aux parties prenantes tout au long de votre projet pour obtenir de meilleurs résultats.
Qu'est-ce que Jambo ?
Jambo est le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) le plus rapide et le plus simple. Il simplifie la façon dont les organisations gèrent leurs projets d'engagement et de consultation des parties prenantes en aidant les équipes à collaborer en temps réel pour suivre, rapporter et garder le contrôle sur les informations relatives aux parties prenantes.
En ce qui concerne la gestion des risques liés aux parties prenantes, Jambo vous permet, à vous et à votre équipe, de comprendre l'historique complet de votre engagement avec la partie prenante, ce qui vous permet de voir des choses que vous n'auriez pas remarquées habituellement dans vos données. Grâce à cette compréhension, vous êtes mis à jour et en mesure de voir les risques passés ou actuels, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de prendre des décisions stratégiques et de mieux préparer vos ressources.
Vous voulez savoir comment réduire les risques de vos projets avec le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ? Consultez notre blog ici !
4 façons dont Jambo vous aide à gérer les risques liés aux parties prenantes
1. Les balises de Jambo vous permettent de signaler les préoccupations
Plus vous et votre équipe recueillez de données et les saisissez dans votre logiciel de gestion des parties prenantes, meilleures sont les informations que vous pouvez obtenir. Mais plus il y a de données, plus votre organisation risque de passer à côté d'informations essentielles si elles ne sont pas bien organisées ou accessibles à votre équipe.
Les balises de Jambo vous aident à éviter ces risques en vous assurant que vous et votre équipe pouvez organiser vos informations sur les parties prenantes en fonction d'intérêts spécifiques, de préoccupations ou de thèmes importants et émergents.
Cette capacité à mieux gérer et classer les informations relatives à vos parties prenantes vous permettra d'établir rapidement des rapports et d'analyser vos données de manière plus efficace. Comme ces étiquettes fonctionnent comme les hashtags des médias sociaux, elles sont également consultables, ce qui vous permet de trouver exactement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
Grâce aux balises de Jambo, vous pourrez facilement suivre les problèmes qui n'ont pas encore été enregistrés en tant que problèmes ou griefs, ce qui vous permettra de rester au courant des choses qui pourraient devenir plus risquées à l'avenir.
2. La gestion des problèmes de Jambo vous permettra de classer vos risques par ordre de priorité.
Lorsqu'une préoccupation devient un problème (c'est-à-dire un problème formalisé que vous souhaitez résoudre), la gestion des problèmes de Jambo vous aidera à franchir l'étape suivante, ce qui est important car les problèmes peuvent comporter différents niveaux de risques.
Jambo a été conçu pour conserver toutes les questions des parties prenantes dans un espace organisé et vous donne la possibilité de gérer les tâches de suivi des questions, de sorte que votre équipe n'ait plus jamais à s'inquiéter d'oublier de traiter une question.
Chronologie de la question de Jambo
Grâce à la chronologie de Jambo, vous pouvez également mieux comprendre l'historique d'une question spécifique. Cette vue est essentielle, en particulier si vous abordez une question à haut risque et que vous souhaitez comprendre cette question particulière (y compris les mesures d'atténuation, les réponses et les résultats obtenus à ce jour) et aider à la gérer d'une manière informée et prudente.
Matrice de matérialité de Jambo
Pour faciliter la gestion des problèmes et vous aider à comprendre vos risques, Jambo dispose d'une matrice de matérialité. Connaître la matérialité d'un problème (c'est-à-dire son niveau d'impact par rapport à sa priorité) vous permet de mieux trier vos problèmes en fonction de leur niveau de risque et de communiquer ces risques à votre équipe et à votre direction.
Jambo vous permettra également de visualiser ces données dans le cadre de votre suivi et de vos rapports, ce qui peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à partager le profil de risque de votre projet ou programme avec votre équipe et vos dirigeants !
Vous voulez savoir comment une MRS peut vous aider à gérer les questions relatives aux parties prenantes ? Lisez le blog ici !
3. La gestion des engagements de Jambo permet de garder tout à l'esprit
Alors que de nombreuses organisations utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer leurs efforts d'engagement des parties prenantes, nous savons que les feuilles de calcul compliquent votre processus de gestion des parties prenantes et augmentent vos risques. Ces feuilles de calcul peuvent être ou ne pas être à jour et peuvent être difficiles à rechercher et à comprendre.
De plus, avec plusieurs feuilles de calcul, il est difficile, voire impossible, de suivre des informations importantes telles que les engagements, et si vous n'êtes pas sûr de la date de la dernière mise à jour de la feuille de calcul, il peut être difficile de suivre l'état de ces engagements. Ce manque de compréhension de l'historique de vos engagements vous expose à divers risques dont vous n'êtes pas forcément conscient.
Avec Jambo, vos informations d'engagement sont centralisées et organisées, de sorte que vous pouvez facilement voir la dernière fois que vos informations ont été mises à jour, et vous savez toujours que vous regardez la dernière version. Avec ces informations à portée de main, vous et votre équipe comprendrez le passif actuel de votre projet par rapport à vos engagements et pourrez mieux minimiser et gérer les risques liés aux parties prenantes.
Vous voulez en savoir plus sur la manière dont une MRS peut contribuer à l'engagement des parties prenantes ? Lisez notre blog ici !
4. Les options de rapport de Jambo permettent de tenir tout le monde au courant des risques.
Lors des réunions avec les équipes, les managers ne connaissent pas toujours les risques parce qu'ils ne rencontrent pas souvent les parties prenantes, surtout si vous avez des consultants et des praticiens de l'engagement, vous devez donc trouver un moyen de tenir tout le monde au courant des risques liés aux parties prenantes. Les rapports Jambo sont une solution pratique car nos rapports détaillés peuvent aider à tenir tous les membres de votre équipe au courant des tendances et de ce qui pourrait nécessiter l'attention de votre équipe.
Rapport sur les étiquettes
Vous vous souvenez des balises que nous avons présentées plus tôt ? Vous pouvez les approfondir dans les rapports de Jambo pour obtenir une représentation visuelle de ce qui se passe dans votre projet. Avec ces rapports, vous pouvez voir les thèmes ou les préoccupations émergentes, et vous pouvez même lancer un rapport sur les 10 balises les plus importantes pour n'importe quelle période ou avec des parties prenantes spécifiques si vous recherchez des informations plus détaillées.
Grâce aux filtres intelligents de Jambo, vous pouvez exécuter les rapports dont vous avez besoin en fonction de vos groupes de parties prenantes (qu'il s'agisse d'une zone géographique, d'un groupe d'intérêt particulier, de ce qui a été tendance dans leurs conversations, etc.)
Grâce à ces rapports détaillés, vous êtes en mesure de comprendre vos informations et de les partager avec votre équipe de manière rapide et pratique, afin que tout le monde soit informé des risques, des préoccupations ou des problèmes qui affectent votre plan de gestion des risques liés aux parties prenantes.
Limiter les risques pour les parties prenantes avec Jambo
Une mauvaise gestion des risques peut entraîner des atteintes à la réputation, des retards dans les projets, la perte du soutien des parties prenantes et même des amendes. Mais avec Jambo, vous aurez une vue d'ensemble de ce qui se passe dans vos engagements avec les parties prenantes, ce qui vous permettra de rester en contact avec votre équipe, de comprendre vos parties prenantes et de garder une trace de tous les risques passés, présents ou à venir, afin de ne jamais être pris au dépourvu ou mal préparé.
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