Saviez-vous que les données relatives à vos parties prenantes peuvent être utilisées à d'autres fins que le respect des exigences réglementaires ou l'obtention de l'adhésion des parties prenantes ? En saisissant régulièrement vos données dans un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), vous recueillerez de nombreuses informations sur l'engagement des parties prenantes, qui peuvent être utilisées de multiples façons. Vous pouvez les utiliser pour illustrer l'avancement de votre projet, son impact sur votre équipe et vos communautés, l'étendue et la profondeur de vos engagements, et bien d'autres choses encore !
Nous avons rassemblé ci-dessous des conseils d'experts et des exemples vous montrant comment tirer le meilleur parti de vos données sur les parties prenantes !
Tout au long de votre parcours d'engagement, vous recueillerez BEAUCOUP d'informations sur les parties prenantes et de données sur l'engagement que vous pourrez regrouper pour les utiliser et les partager avec vos parties prenantes et vos actionnaires. Que vous rédigiez un rapport annuel, un rapport sur les relations avec les investisseurs, un rapport sur la responsabilité sociale de l'entreprise ou toute autre chose, les données stockées dans votre SMR peuvent être utilisées dans les mises à jour de projets, pour répondre aux questions et pour appuyer vos efforts.
En utilisant des rapports que vous pouvez rapidement exécuter directement à partir de votre SRM, vous pouvez regrouper vos données sur l'ensemble de votre (vos) projet(s) pour répondre aux questions suivantes :
Ces rapports vous permettent de parler de vos données à un niveau plus élevé et de montrer des exemples spécifiques pour prouver que vous avez suivi les tâches importantes et tout ce que vous avez accompli dans le cadre de votre projet.
Un exemple concret de nos experts : Il est important de montrer les progrès accomplis dans la réalisation de vos objectifs stratégiques et de vos buts dans votre rapport annuel, mais rassembler toutes ces informations sur plusieurs projets peut prendre beaucoup de temps. Avec un SRM, vous pouvez facilement obtenir les données des parties prenantes dont vous avez besoin pour montrer les progrès de votre équipe. Avec un SRM comme Jambo, il est facile d'entrer et de sortir vos données de la plateforme, que vous souhaitiez utiliser l'un des rapports inclus ou exporter toutes vos données dans un fichier CSV, c'est possible. En ayant accès à toutes les données de vos parties prenantes, vous pouvez les utiliser telles quelles ou les combiner avec d'autres contenus organisationnels pour créer des graphiques, des diagrammes, des présentations, des infographies ou tout autre média que vous souhaiteriez inclure dans votre rapport annuel.
Vous avez des buts, des objectifs et des KPI (Key Performance Indicators) que votre équipe, votre projet ou votre organisation tente d'atteindre, et les données de vos parties prenantes peuvent vous aider à suivre vos progrès dans ce sens. Vous pouvez suivre vos objectifs dans votre SRM en exécutant des rapports, en effectuant des recherches rapides ou en créant des associations directes au sein de la plateforme.
Un exemple concret de nos experts : Un objectif commun des organisations au niveau du projet est de s'engager avec l'étendue et la diversité des communautés dans lesquelles elles s'engagent. Vous pouvez dire : "Nous voulons communiquer avec des groupes de tous les quadrants et de toutes les communautés de la région dans laquelle nous faisons du développement. Par conséquent, nous devons nous assurer que nous faisons participer des personnes de tous ces domaines". Grâce à votre SRM, vous pouvez organiser vos données sous forme de cartes partageables, montrer une représentation visuelle des endroits où vous vous engagez, suivre la progression de vos objectifs et comprendre quelles sont les communautés avec lesquelles vous devez encore vous engager.
Il est important de pouvoir montrer l'impact de votre projet au sein de la communauté à laquelle vous vous adressez, et les données relatives aux parties prenantes peuvent vous aider à le faire.
Quelques exemples de l'impact que vous pourriez illustrer avec les données de vos parties prenantes :
Que vous ayez résolu un problème, apporté une contribution financière ou donné aux membres de la communauté l'occasion d'exprimer leur point de vue, vous pouvez partager ce que vous avez fait et ce que vous avez appris grâce à la participation des parties prenantes afin de montrer les effets positifs de votre projet au sein de la communauté.
Un exemple concret de nos experts : En discutant avec les membres de la communauté, vous apprendrez peut-être qu'il y a un problème pour eux (par exemple, le type de déneigement utilisé sur une route particulière rend les déplacements difficiles). Dans le cadre de votre projet, vous pouvez décider de résoudre ce problème. Vous pouvez alors utiliser vos données sur les parties prenantes pour expliquer comment, grâce à la participation et à la communication des membres de la communauté, ainsi qu'aux efforts de votre organisation, vous avez été en mesure d'identifier un problème à long terme et de trouver une solution ensemble.
Le suivi de vos parties prenantes est essentiel pour instaurer la confiance et, s'il n'est pas effectué correctement, il peut faire le succès ou l'échec de vos programmes d'engagement. Si vous avez d'excellentes conversations, mais que vos parties prenantes n'entendent plus jamais parler de vous, cela n'est pas productif pour établir des relations positives avec les parties prenantes. Veillez à assurer un suivi auprès de vos parties prenantes pour leur faire savoir où leurs commentaires a été utilisé et où il n'a pas n'a pas dans le projet (si possible).
Grâce aux données relatives aux parties prenantes stockées dans votre SRM, vous pouvez facilement tirer des enseignements de certains de vos enregistrements et rapports de communication avec vos parties prenantes et dire : "Voici ce que nous avons entendu et ce que nous avons saisi, "Voici ce que nous avons entendu et ce que nous avons saisi. Avons-nous oublié quelque chose ? Est-ce que tout cela est encore vrai ? Voulez-vous ajouter quelque chose ?"
Démontrer que les gens ont été entendus contribue grandement à renforcer leur confiance dans le processus d'engagement. Rappelez-vous que les gens soutiennent ce qu'ils ont aidé à construire et que si vous pouvez indiquer les domaines dans lesquels leur voix et leur contribution ont été prises en compte, cela peut faire beaucoup. Ces exemples spécifiques disponibles au sein même de vos données sur les parties prenantes sont importants !
Un SRM doté d'une fonction de marquage vous aidera à organiser et à utiliser les données de vos parties prenantes de manière encore plus efficace. Vous pouvez ajouter des étiquettes à vos données pour suivre les tendances, les thèmes ou les problèmes importants afin de rester au courant de ce qui se passe et de communiquer les mises à jour à vos parties prenantes.
En ce qui concerne les problèmes, si vous vous engagez avec des communautés dans une grande région et que vous entendez un grand nombre de préoccupations similaires, vous pouvez utiliser vos étiquettes et vos rapports pour suivre et identifier les problèmes et partager vos conclusions avec les communautés pour leur dire quelque chose comme "Vous n'êtes pas les seuls dans ce cas. Il semble que ces problèmes soient importants pour tous les habitants de la région, et nous allons donc en faire une priorité."
Le suivi des questions soulevées par les parties prenantes vous permet de ne pas oublier ce qu'elles ont dit et vous permet de faire un suivi et de leur dire : "Merci d'avoir soulevé cette question. Nous comprenons maintenant l'importance de cette question, non seulement pour nous, mais aussi pour vous et pour d'autres communautés. Nous pouvons travailler sur ce dossier parce que vous avez pris le temps de nous faire part de vos préoccupations et de vos priorités. Grâce à vous, nous comprenons mieux les besoins de la communauté et nous en tiendrons compte dans notre plan".
En évoquant les questions dont les parties prenantes vous ont fait part et en les informant de ce qui se passe, vous leur montrez qu'elles font partie d'une conversation plus large et que leur contribution est appréciée et prise en considération.
Vous souhaitez obtenir des conseils sur la manière de gérer les questions relatives aux parties prenantes ? Regardez notre webinaire avec BRITT RADIUS.
Un exemple concret de nos experts : Vos parties prenantes ont une expérience vécue et des connaissances uniques qui peuvent améliorer votre projet. Leurs commentaires sont précieux et il est important de leur faire savoir ce que vous faites des informations qu'ils ont partagées avec vous. Si vous construisez un établissement public et que vous recevez de nombreux commentaires demandant, par exemple, des bureaux d'accueil accessibles, vous pouvez choisir d'inclure ces commentaires dans votre projet afin de répondre à cette demande. Vous pouvez alors revenir vers vos parties prenantes et leur dire : "Nous avons entendu votre demande de comptoirs d'accueil accessibles. Nous vous remercions pour ce retour d'information. C'est important, et nous avons veillé à ce qu'ils soient ajoutés à la construction". En prenant en compte les commentaires des parties prenantes et en les relayant pour qu'elles entendent leur voix dans vos rapports et vos dossiers, vous leur montrez que leur contribution est importante et qu'elle a eu un impact positif.
Une grande partie du travail des équipes chargées de l'engagement des parties prenantes est externe et n'est donc pas toujours reconnue en interne. Cependant, l'utilisation des données relatives aux parties prenantes pour mettre en évidence l'impact externe de votre équipe au sein de votre organisation peut s'avérer très utile.
Les données relatives aux parties prenantes étant déjà stockées dans votre SRM, vous pouvez facilement partager les mises à jour internes :
En partageant ce type de données, vous pouvez montrer l'impact organisationnel que le travail de votre équipe a eu ou est en train d'avoir. Qu'il s'agisse du capital social acquis grâce aux relations positives établies avec les parties prenantes, de l'amélioration de la réputation de votre organisation grâce aux initiatives communautaires, ou même de la façon dont vous aidez les autres membres de votre organisation à faire leur travail plus efficacement. Grâce aux données sur les parties prenantes stockées dans votre SRM et à la possibilité d'exécuter des rapports utiles, vous pouvez illustrer ces impacts et les utiliser pour célébrer les efforts de votre équipe et parler des résultats positifs que vous observez.
Un exemple concret de nos experts : Dans le cadre de vos rapports départementaux, vous pouvez organiser des réunions trimestrielles, des réunions internes du conseil d'administration ou des réunions internes de l'équipe de direction, qui sont autant d'occasions de présenter vos rapports SRM montrant l'ampleur du travail accompli. Ces résumés de données peuvent contribuer à créer un espace interne important pour célébrer les efforts de l'équipe, chiffres et enregistrements à l'appui. Les statistiques de votre SRM peuvent renforcer vos rapports qualitatifs.
Pour vous assurer de tirer le meilleur parti de vos données sur les parties prenantes, lisez notre blog sur les 3 conseils pour une meilleure gestion des données sur les parties prenantes.