Spreadsheets are a popular tool for organizing and tracking stakeholder information, but they have significant limitations for effective stakeholder management. While they offer basic data storage and sorting, there are several critical functions that spreadsheets simply can't perform. This post identifies five essential tasks you can't accomplish using spreadsheets for stakeholder management and the solution to them.
Spreadsheets are often relied on to manage various aspects of stakeholder relationships. However, there are several key stakeholder management tasks that spreadsheets simply can't handle effectively, which are:
Les informations sur les parties prenantes étant dispersées et saisies de manière incohérente dans les feuilles de calcul, il est difficile de trouver des informations pertinentes pour vous aider à comprendre les problèmes des parties prenantes ou les tendances et thèmes clés de vos données.
When your data is hard to find, search through, or understand, it's nearly impossible to see how it connects. This can leave you wondering if you have any outstanding issues or if you know which stakeholders you need to follow up with.
Logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) avec traçabilité. La traçabilité vous permet de comprendre l'historique de l'engagement avec une partie prenante, l'origine d'une question, d'un engagement ou d'une tâche, et ce à quoi elle est liée.
Learn how traceability can help you see the big picture in your engagement→
Par exemple, avec le SRM JamboJambo, vous pouvez cliquer sur le profil d'une partie prenante, visualiser et accéder à toutes les informations d'engagement antérieures associées à cette partie prenante, telles que ses coordonnées ou ses notes, les communications que vous avez eues avec elle, les détails des questions dans lesquelles elle a été impliquée, ou même les engagements que vous avez pris à son égard. Il n'est pas nécessaire de faire des recherches dans des feuilles de calcul ou des bases de données ; vous pouvez rapidement avoir une vue d'ensemble et explorer des enregistrements, tels qu'un journal de communication, pour voir d'autres informations connexes, comme les questions ou les engagements qui ont été soulevés lors de la même réunion.
Lors de l'engagement des parties prenantes, il n'est pas rare que l'on nous demande d'établir un rapport sur "tout", mais comment établir un rapport complet si l'on ne sait pas exactement où se trouve "tout" ?
Ce problème est encore aggravé si vous prenez en compte des documents supplémentaires tels que des PDF ou d'autres pièces jointes, et que vous ne savez pas où se trouve la version finale qui a été envoyée. Pire encore, que se passe-t-il si quelque chose d'important change alors que vous avez pris tout ce temps pour créer votre rapport ? Est-il possible de modifier rapidement et avec précision vos rapports, ou faut-il déployer beaucoup d'efforts pour créer un nouveau rapport ?
An SRM with a robust reporting feature can easily compile a concise or detailed report in minutes. Report on interactions that occurred during a certain time frame, the full lifecycle of an entire engagement program, or simply project issues with a high priority that have an expiry date of this month. An SRM like Jambo even has the ability to download attachments (e.g., PDFs, images, etc.) in your reports, making it simple to download and share "everything" when needed.
Learn more about how SRM reports help your stakeholder engagement projects→
Email is one of the most common forms of communication when communicating with stakeholders. However, it can be challenging to integrate your stakeholder emails into your spreadsheets (due to formatting, attachments, space limitations, etc.).
En raison de ces difficultés, vos données sont souvent ajoutées de manière incorrecte, et vos équipes peuvent remettre à plus tard l'ajout de ces données ou même les oublier complètement, ce qui laisse des lacunes dans vos données.
Alors que les feuilles de calcul ne peuvent pas enregistrer automatiquement vos courriels dans un dossier, un bon SRM le fera. Un SRM avec intégration du courrier électronique, comme Jambo, dispose même d'une logique système pour traduire les courriels en enregistrements de communication lisibles et les associer à des parties prenantes connues dans le système, en ajoutant toutes les pièces jointes à leurs enregistrements. Jambo peut même convertir votre courriel original en PDF et l'ajouter en tant que pièce jointe afin qu'il fasse partie de votre documentation d'appui.
Jambo has a free Outlook add-in that seamlessly creates new communication records within a Jambo project from your emails or calendar meetings directly from Outlook.
L'engagement et la consultation des parties prenantes comportent des risques inévitables liés aux questions des parties prenantes, aux attentes juridiques, à la confidentialité et à la sécurité des données, ou à la nécessité de prouver qu'une consultation adéquate a eu lieu. Les feuilles de calcul sont souvent stockées sur des ordinateurs locaux et ne sont pas facilement partagées entre les équipes, ce qui crée des risques de cloisonnement de l'information ou des questions sur ce qui est le plus à jour.
Lorsque vous confiez votre gestion des risques à des feuilles de calcul, il est difficile de savoir si vous avez couvert toutes vos bases. Il est préférable de s'assurer que toutes les données sont saisies correctement, qu'il n'y a pas de doublons et qu'il ne manque pas d'informations essentielles. Il est également essentiel de savoir qui peut accéder à vos feuilles de calcul afin de maintenir un niveau acceptable de sécurité des données.
Réduisez les risques de votre projet en recherchant un SRM présentant les caractéristiques suivantes :
With multiple versions of spreadsheets floating around in emails and on desktops, duplicates are common. Time can be wasted digging through data and searching for information, only to find out you aren't even looking at the latest version.
Il est également facile de remettre à plus tard ou de commencer à créer son propre processus de saisie des données parce que les processus de feuilles de calcul créés par d'autres sont incohérents et déroutants.
A powerful, easy-to-use SRM like Jambo will instantly reduce the volume of ad hoc data management and make the entire stakeholder management process simpler, faster, more consistent, and much more effective.
Les feuilles de calcul sont une solution temporaire pour gérer efficacement les données relatives aux parties prenantes. Pour une solution plus orientée vers l'avenir, il est temps d'opter pour un système de gestion des relations avec les parties prenantes.