Pour de nombreuses personnes travaillant dans le domaine de l'engagement des parties prenantes, les tableurs peuvent être le premier outil de gestion des données qui leur vient à l'esprit. Cependant, les tableurs n'offrent pas les possibilités de recherche, de traçabilité et de gestion collaborative des données dont vous avez besoin pour respecter les exigences réglementaires et/ou les besoins en matière de rapports. Dans ce blog, nous partageons cinq pratiques importantes d'engagement des parties prenantes que vous ne pouvez pas faire avec des tableurs et nous proposons une solution logicielle pour résoudre ces déficiences des tableurs.
Les informations sur les parties prenantes étant dispersées et saisies de manière incohérente dans les feuilles de calcul, il est difficile de trouver des informations pertinentes pour vous aider à comprendre les problèmes des parties prenantes ou les tendances et thèmes clés de vos données.
Lorsque vos données sont difficiles à trouver, à consulter ou à comprendre, il est pratiquement impossible de voir comment elles se connectent. Cela peut vous amener à vous interroger sur l'état des questions en suspens ou sur les parties prenantes avec lesquelles vous devez faire un suivi.
Logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) avec traçabilité. La traçabilité vous permet de comprendre l'historique de l'engagement avec une partie prenante, l'origine d'une question, d'un engagement ou d'une tâche, et ce à quoi elle est liée.
Pour en savoir plus sur la façon dont la traçabilité peut vous aider à avoir une vue d'ensemble de votre engagement, consultez notre blog !
Par exemple, avec le SRM JamboJambo, vous pouvez cliquer sur le profil d'une partie prenante, visualiser et accéder à toutes les informations d'engagement antérieures associées à cette partie prenante, telles que ses coordonnées ou ses notes, les communications que vous avez eues avec elle, les détails des questions dans lesquelles elle a été impliquée, ou même les engagements que vous avez pris à son égard. Il n'est pas nécessaire de faire des recherches dans des feuilles de calcul ou des bases de données ; vous pouvez rapidement avoir une vue d'ensemble et explorer des enregistrements, tels qu'un journal de communication, pour voir d'autres informations connexes, comme les questions ou les engagements qui ont été soulevés lors de la même réunion.
Lors de l'engagement des parties prenantes, il n'est pas rare que l'on nous demande d'établir un rapport sur "tout", mais comment établir un rapport complet si l'on ne sait pas exactement où se trouve "tout" ?
Ce problème est encore aggravé si vous prenez en compte des documents supplémentaires tels que des PDF ou d'autres pièces jointes, et que vous ne savez pas où se trouve la version finale qui a été envoyée. Pire encore, que se passe-t-il si quelque chose d'important change alors que vous avez pris tout ce temps pour créer votre rapport ? Est-il possible de modifier rapidement et avec précision vos rapports, ou faut-il déployer beaucoup d'efforts pour créer un nouveau rapport ?
Un SRM doté d'une fonction de reporting robuste peut facilement compiler un rapport concis ou détaillé en quelques minutes. Il peut s'agir d'un rapport sur les interactions qui se sont produites pendant une certaine période, sur le cycle de vie complet d'un programme d'engagement, ou simplement sur les problèmes de projet ayant une priorité élevée et dont la date d'expiration est ce mois-ci. Un SRM comme Jambo a même la capacité de télécharger des pièces jointes (par exemple, des PDF, des images, etc.) dans vos rapports, ce qui facilite le téléchargement et le partage de "tout" en cas de besoin.
Vous voulez en savoir plus sur la façon dont les rapports de la MRS peuvent aider vos projets d'engagement des parties prenantes? Consultez notre blog !
Le courrier électronique est l'un des moyens de communication les plus courants avec les parties prenantes. Cependant, il peut être difficile d'intégrer les courriels des parties prenantes dans vos feuilles de calcul (en raison du formatage, des pièces jointes, des limitations d'espace, etc.)
En raison de ces difficultés, vos données sont souvent ajoutées de manière incorrecte, et vos équipes peuvent remettre à plus tard l'ajout de ces données ou même les oublier complètement, ce qui laisse des lacunes dans vos données.
Alors que les feuilles de calcul ne peuvent pas enregistrer automatiquement vos courriels dans un dossier, un bon SRM le fera. Un SRM avec intégration du courrier électronique, comme Jambo, dispose même d'une logique système pour traduire les courriels en enregistrements de communication lisibles et les associer à des parties prenantes connues dans le système, en ajoutant toutes les pièces jointes à leurs enregistrements. Jambo peut même convertir votre courriel original en PDF et l'ajouter en tant que pièce jointe afin qu'il fasse partie de votre documentation d'appui.
Jambo dispose d'unadd-in Outlook gratuit qui crée de manière transparente de nouveaux enregistrements de communication au sein d'un projet Jambo à partir de vos courriels ou de vos réunions de calendrier directement depuis Outlook.
L'engagement et la consultation des parties prenantes comportent des risques inévitables liés aux questions des parties prenantes, aux attentes juridiques, à la confidentialité et à la sécurité des données, ou à la nécessité de prouver qu'une consultation adéquate a eu lieu. Les feuilles de calcul sont souvent stockées sur des ordinateurs locaux et ne sont pas facilement partagées entre les équipes, ce qui crée des risques de cloisonnement de l'information ou des questions sur ce qui est le plus à jour.
Lorsque vous confiez votre gestion des risques à des feuilles de calcul, il est difficile de savoir si vous avez couvert toutes vos bases. Il est préférable de s'assurer que toutes les données sont saisies correctement, qu'il n'y a pas de doublons et qu'il ne manque pas d'informations essentielles. Il est également essentiel de savoir qui peut accéder à vos feuilles de calcul afin de maintenir un niveau acceptable de sécurité des données.
Réduisez les risques de votre projet en recherchant un SRM présentant les caractéristiques suivantes :
Pour en savoir plus sur la façon de réduire les risques de vos projets avec la MRS, visitez notre blog !
Avec les multiples versions de feuilles de calcul qui circulent dans les courriels et sur les ordinateurs de bureau, les doublons sont monnaie courante. On peut perdre du temps à fouiller dans les données et à rechercher des informations pour se rendre compte que l'on ne dispose même pas de la dernière version.
Il est également facile de remettre à plus tard ou de commencer à créer son propre processus de saisie des données parce que les processus de feuilles de calcul créés par d'autres sont incohérents et déroutants.
Un SRM puissant et facile à utiliser comme Jambo réduira instantanément le volume de la gestion des données ad hoc et rendra l'ensemble du processus de gestion des parties prenantes plus simple, plus rapide, plus cohérent et beaucoup plus efficace.
Vous ne savez pas comment passer des feuilles de calcul au logiciel SRM ? Consultez notre eBook pour vous aider à démarrer !
Les feuilles de calcul sont une solution temporaire pour gérer efficacement les données relatives aux parties prenantes. Pour une solution plus orientée vers l'avenir, il est temps d'opter pour un système de gestion des relations avec les parties prenantes.