Avec l'engagement des parties prenantes, l'adhésion au projet est souvent une priorité, ce qui est logique car, sans elle, votre projet pourrait subir des retards, une dégradation de sa réputation, voire un arrêt total.
Lorsque nous pensons à l'adhésion à un projet, il est courant de se concentrer principalement sur les parties prenantes externes, mais qu'en est-il des parties prenantes internes ? Même si vous ne travaillez pas sur un plan de gestion du changement à l'échelle de l'entreprise ou sur quelque chose qui semble affecter directement les parties prenantes internes, il est fort probable que vous deviez quand même vous assurer que vous pouvez communiquer efficacement avec les parties prenantes externes et internes au sujet de votre projet. N'oubliez pas que les parties prenantes internes peuvent avoir une incidence sur votre capacité à accéder à des ressources telles que le financement, à respecter les délais ou à obtenir l'autorisation de poursuivre le projet.
Il faut du temps pour que les gens acceptent et adhèrent à votre projet. Il est donc extrêmement important d'identifier les parties prenantes et de communiquer avec elles très tôt et souvent. Le mieux est de commencer par un brainstorming avec votre équipe sur tous les groupes de parties prenantes possibles (externes et internes). Si vous avez besoin d'aide pour commencer à identifier vos parties prenantes, consultez notre liste de questions ici.
Quels sont donc les moyens de faciliter et d'obtenir l'adhésion des parties prenantes à un projet ?
Il est essentiel de définir vos messages clés dès le début du projet, car vous voulez que vos communications soient bien pensées, compréhensibles et cohérentes. (N'oubliez pas qu'une communication cohérente et honnête contribue à instaurer la confiance).
Une fois que vous avez identifié vos parties prenantes et élaboré vos messages clés, il est temps de commencer à les impliquer. Vos parties prenantes veulent se sentir impliquées et avoir de multiples occasions de faire part de leurs commentaires sur votre projet, c'est pourquoi les tactiques de communication bidirectionnelle sont si importantes (rappelez-vous : les gens soutiennent ce qu'ils contribuent à créer). Veillez à établir un calendrier de communication et à le respecter afin d'instaurer un climat de confiance.
L'écoute des parties prenantes est tout aussi importante que la diffusion de vos messages clés, car il est vital pour la réussite de votre projet de comprendre les opinions, les préoccupations et les perspectives des parties prenantes. (Rappelez-vous : "si nous voulons que les gens nous fassent confiance, nous devons être convaincus que les personnes avec lesquelles nous parlons ont quelque chose de précieux à dire".- Kim Hyshka)
Aider les parties prenantes à comprendre votre projet est un élément essentiel pour obtenir leur adhésion. Pour optimiser la compréhension des parties prenantes, il est important de pouvoir partager vos informations de diverses manières visuelles et conviviales, par exemple au moyen de rapports organisés, d'images et de cartes, afin de favoriser une meilleure compréhension de votre projet.
Lorsqu'il s'agit de l'engagement des parties prenantes, nous savons que le meilleur moyen d'y parvenir est d'établir des relations positives avec les parties prenantes, où chacun a le sentiment d'avoir été entendu, respecté et pris en compte tout au long du processus (même si le résultat n'est pas celui qu'il souhaitait). Nous comprenons que pour établir de bonnes relations avec les parties prenantes, nous devons leur faire confiance en travaillant avec elles tout au long de nos projets, même si nous partageons des visions différentes.
Veillez à montrer à vos parties prenantes que vous avez tenu compte de leur avis sur votre projet, que vous êtes à l'écoute et que vous vous souvenez des conversations précédentes en relisant systématiquement les notes de communication avant les sessions d'engagement.
Avec notre logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) Jambo, vous comblez le fossé entre vos projets, vos équipes et vos parties prenantes, en rassemblant le tout dans une plateforme organisée pour rationaliser votre plan de gestion des parties prenantes.
Ci-dessous, nous allons identifier quelques-unes des façons dont Jambo aide à l'adhésion au projet :
Les problèmes des parties prenantes sont une réalité dans l'engagement des parties prenantes et peuvent avoir un impact sur l'adhésion. Supposons que vous ne reconnaissiez pas un problème ou que vous ne teniez pas compte de l'engagement d'une partie prenante, cela pourrait avoir un impact négatif sur les relations avec les parties prenantes et affecter leur volonté de travailler avec vous.
Les problèmes peuvent également devenir des éléments de passif du projet. Plus il y en a, moins les parties prenantes internes seront disposées à soutenir ou à approuver le projet, ce qui pourrait avoir une incidence sur votre capacité à accéder aux ressources nécessaires et à atteindre les objectifs, ainsi que sur la confiance des parties prenantes.
Le module de gestion des problèmes de Jambo comprend une matrice de matérialité codée en couleur et un calendrier des problèmes facile à comprendre, afin que vous puissiez rapidement examiner le statut et la gravité des problèmes. Tout cela permet une gestion des problèmes plus rapide et mieux informée.
En ce qui concerne les questions qui ne peuvent être résolues que dans plusieurs années, vous pouvez gérer vos tâches de manière à ce qu'elles ne soient jamais oubliées. Si de nouvelles personnes rejoignent l'équipe, elles peuvent se référer au problème et à toutes les communications qui y sont associées, ce qui permet à chacun de rester sur la bonne voie, quelle que soit la date à laquelle le problème doit être traité.
Il n'est pas rare que les responsables, les décideurs ou les régulateurs demandent un rapport sur "tout". En l'absence d'un logiciel SRM centralisé permettant d'organiser, de rechercher et d'accéder à toutes les informations, la compilation de ce type de rapports exhaustifs peut prendre des heures (sans que l'on soit jamais sûr d'avoir tout ce qu'il faut). Cela peut constituer un handicap si vous devez un jour apporter la preuve de tous les engagements ou consultations qui ont eu lieu.
Avec Jambo, vous pouvez facilement produire des rapports détaillés sur toutes les informations que vous avez saisies sur les parties prenantes en quelques minutes.
Si vous vous apprêtez à rencontrer une partie prenante clé, il est important que vous soyez pleinement informé de toutes vos communications antérieures avec elle et de l'état d'avancement de votre projet.
Le tableau de bord du projet Jambo est un outil utile qui vous permet d'obtenir rapidement une vue d'ensemble des informations importantes relatives à votre projet. Vous pouvez également consulter l'historique de votre engagement avec cette partie prenante spécifique grâce au module de communication, afin d'être toujours prêt avant vos réunions avec les parties prenantes et de rester cohérent avec les messages clés précédemment communiqués pour montrer que vous êtes à l'écoute.
La transparence et la responsabilité sont essentielles dans l'engagement des parties prenantes - les parties prenantes veulent avoir l'impression que les organisations agissent de manière honnête et digne de confiance, et il est donc important de veiller à ce que les efforts d'engagement soient aussi transparents que possible pour obtenir l'adhésion des parties prenantes et la réussite du projet.
Comme nous l'avons mentionné ci-dessus, alors que les questions relatives aux parties prenantes peuvent parfois être difficiles à gérer, il est important de rendre des comptes à vos parties prenantes en travaillant avec elles sur toutes les questions afin de trouver une solution appropriée. Avec Jambo, vous pouvez rester au courant et comprendre tous vos problèmes passés, présents et émergents.
Avec Jambo, vous pouvez comprendre les engagements de tous vos projets, qu'ils soient de nature générale, financière ou équivalente. Vous pouvez également rechercher des engagements par statut, ce qui vous aide à comprendre où vous avez fait des promesses et où vous devez concentrer votre attention.
Le fait d'avoir toutes ces informations organisées dans un SRM comme Jambo facilite la compréhension de ce dont votre organisation est responsable et garantit que vous n'oubliez jamais un engagement, ce qui permet à vos parties prenantes de se sentir reconnues et respectées.
Il peut arriver que vous deviez partager et vérifier les informations que vous recueillez pour vous assurer que vous les avez écoutées avec précision.
Avec Jambo, vous pouvez produire des rapports sur les enregistrements de communication pour montrer exactement ce que vous enregistrez afin de vous assurer qu'il s'agit d'une représentation exacte de ce qui vous a été communiqué - ce qui contribue à instaurer la confiance car vous montrez votre volonté de travailler honnêtement et en collaboration.
Avec Jambo, nous rationalisons le processus de gestion des parties prenantes, en veillant à ce que vous puissiez facilement enregistrer vos données, les rechercher et les rapporter selon vos besoins, en aidant à connecter vos informations, vos équipes et vos parties prenantes pour de meilleurs résultats.
Consultez notre page produit pour en savoir plus sur notre logiciel SRM et sur la manière dont ses fonctionnalités peuvent bénéficier à votre équipe et à votre organisation ou regardez notre vidéo explicative d'une minute en cliquant ci-dessous !