Lisez notre blog pour découvrir pourquoi il est temps d'abandonner les tableurs et de commencer à utiliser la gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) pour améliorer votre gestion des parties prenantes.
Au cours de votre projet d'implication des parties prenantes, les données que vous recueillerez vous fourniront des informations et des réponses importantes sur vos parties prenantes, les problèmes potentiels, les nouvelles opportunités, etc. Par conséquent, la façon dont vous choisissez de gérer vos informations aura un impact considérable sur la réussite de votre projet d'implication des parties prenantes et de vos équipes.
Les feuilles de calcul sont l'un des outils de gestion des parties prenantes les plus couramment utilisés par les équipes pour commencer leur parcours de gestion des parties prenantes. Comme la plupart des gens ont déjà accès à des feuilles de calcul, cela semble être une solution rentable et facile. Cependant, l'utilisation de feuilles de calcul pour la gestion des parties prenantes présente de nombreux inconvénients, dont certains que vous avez probablement déjà rencontrés.
Dans le blog d'aujourd'hui, nous allons aborder trois raisons pour lesquelles il est temps d'abandonner les feuilles de calcul et de commencer à utiliser une SRM pour améliorer la gestion des parties prenantes afin d'obtenir de meilleurs résultats pour les projets.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ?
Pour ceux qui ne connaissent pas encore les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), un SRM gère toutes les relations avec les parties prenantes et les communications avec ces dernières. Il veille à ce que les informations relatives aux parties prenantes soient organisées, accessibles, consultables et faciles à comprendre, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'établissement de relations de confiance et de relations solides et durables avec les parties prenantes, qui sont essentielles à la réussite de vos projets.
Vous voulez en savoir plus sur ce que peut faire un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ? Consultez notre blog détaillé sur Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes ?
3 raisons pour lesquelles il est temps d'abandonner les feuilles de calcul et de commencer à utiliser un SRM
Raison 1 : Les tableurs ont été conçus pour la comptabilité, pas pour l'engagement des parties prenantes.
Si vous suivez les informations relatives à vos parties prenantes dans des feuilles de calcul, vous savez sans doute qu'il est difficile de comprendre rapidement vos parties prenantes et votre historique ou vos relations avec elles en un coup d'œil. Les relations avec les parties prenantes sont essentielles à la réussite de votre projet d'engagement, et pour établir ces relations positives, vous devez utiliser les données que vous collectez pour en apprendre davantage sur vos parties prenantes.
Cependant, si vous n'avez pas accès à toutes vos données ou si vous ne pouvez pas les interpréter facilement, vous ne pourrez pas les utiliser pour prendre des décisions fondées sur des données concernant la meilleure façon de préparer les prochaines réunions avec les parties prenantes (ou les contrôles importants) ou les ajustements nécessaires du plan.
En outre, sans l'aide de vos données, vous risquez de manquer des mises à jour importantes sur vos parties prenantes ou des informations vitales sur ce qui leur tient le plus à cœur et ce qu'elles attendent de vos engagements, ce qui a un impact négatif sur ces relations cruciales.
4 façons dont les feuilles de calcul peuvent avoir un impact négatif sur les relations avec les parties prenantes
- Les informations relatives à vos parties prenantes sont souvent enregistrées dans plusieurs feuilles de calcul (par exemple, vous en avez une pour les coordonnées, une autre pour les problèmes, une autre pour les engagements, etc.) ). Cela peut vous empêcher d'accéder facilement à toutes les informations dont vous avez besoin pour communiquer efficacement avec vos parties prenantes.
- Les feuilles de calcul peuvent rendre difficile la compréhension de la mise à jour des informations, de sorte que vous ne savez pas si vous disposez des données les plus récentes. Lorsque vous communiquez avec les parties prenantes, vous risquez de vous référer à des informations obsolètes ou de manquer des mises à jour cruciales.
- Les erreurs de saisie sont fréquentes dans les tableurs, de sorte que vous pouvez avoir des fautes d'orthographe, des données incorrectes ou des lacunes dans les données sans même vous en rendre compte (nous n'avons pas besoin de vous dire que mal épeler les noms de vos parties prenantes ou faire référence à des informations incorrectes est mauvais pour l'établissement de relations !)
- Il se peut que votre équipe travaille à la mise à jour de sa propre version ou copie des feuilles de calcul et qu'elle les enregistre sur son bureau personnel auquel vous ne pouvez pas accéder facilement (vous ne savez peut-être même pas que ces copies existent).
Sans un accès clair à tout ce que vos parties prenantes ont partagé avec vous et votre équipe, il est difficile d'apprendre à les connaître, ce qui rend l'établissement de ces relations vitales avec les parties prenantes encore plus difficile et peut avoir un impact négatif sur votre projet.
Pour connaître les trois raisons pour lesquelles les relations avec les parties prenantes sont essentielles à la réussite de votre organisation, consultez notre blog.!
Comment une SRM vous aide à mieux connaître vos parties prenantes et à instaurer un climat de confiance pour renforcer vos relations ?
La confiance est essentielle pour établir des relations positives avec les parties prenantes. Pour que vos parties prenantes vous fassent confiance, elles doivent être convaincues :
- Vous serez respectueux
- Vous êtes honnête et transparent
- Vous les écoutez et les prenez au sérieux
- Vous tiendrez vos promesses
Comment un SRM peut vous aider à offrir un engagement respectueux
Avec un SRM, toutes vos données sont organisées et accessibles. Si vous rencontrez des parties prenantes, vous pouvez rapidement accéder à leur profil pour voir toutes les données qu'elles ont partagées avec vous ou vos équipes en un seul endroit. Avec un SRM centralisé comme Jambo, vous savez que tout est mis à jour et facile à comprendre, ce qui vous permet de vous engager avec les informations les plus récentes.
Par exemple, si une partie prenante a changé de nom ou d'emploi, vous pouvez rapidement voir ces informations enregistrées dans son profil avant la réunion, ce qui vous permet de communiquer des informations pertinentes et respectueuses.
En outre, dans Jambo, toutes vos données sont reliées entre elles, ce qui vous permet de comprendre rapidement la situation globale de votre projet d'engagement, ainsi que l'histoire complète de l'état d'avancement de vos relations avec chacune de vos parties prenantes.
Par exemple, vous pouvez cliquer sur le profil d'une partie prenante pour voir tous les engagements enregistrés avec cette personne, les questions qu'elle a soulevées, les engagements que vous ou votre équipe avez pris à son égard, etc. Cette connectivité vous permet d'être au courant de tout et de vous engager de manière respectueuse et précise.
Comment un MRS peut vous aider à être honnête et transparent dans vos engagements
Avec un SRM, vous pouvez apporter rapports à vos réunions pour partager des informations pertinentes avec cette partie prenante, qu'il s'agisse des changements récents ou des informations que vous avez enregistrées sur cette partie prenante pour vous assurer qu'elles reflètent fidèlement ce qu'elle vous a dit, à vous et à vos équipes.
Ces rapports précis et fiables amélioreront considérablement votre capacité à partager des mises à jour honnêtes d'une manière transparente et digne de confiance.
Comment un SRM peut vous aider à montrer à vos parties prenantes que vous êtes à l'écoute
Il est important d'informer les parties prenantes de toute mise à jour pertinente et, dans certains cas, de leur expliquer pourquoi il n'y a pas eu de mise à jour.
Avec un SRM comme Jambo doté d'une fonction de tâches, vous pouvez assigner des tâches à vous-même ou à vos équipes afin de fixer des moments pour vérifier avec certaines parties prenantes, de sorte que vous n'oubliez jamais de boucler la boucle (vous pouvez même voir quand ces tâches ont été accomplies !).
Il s'agit là d'un moyen efficace de montrer à vos parties prenantes que vous les écoutez et que vous prenez leurs points de vue au sérieux avec l'aide d'une MRS.
Comment utiliser un MRS pour montrer à vos parties prenantes que vous tenez vos promesses ?
Lorsqu'il s'agit de promesses faites à vos parties prenantes (ou d'engagements, comme nous les appelons), vous devez vous assurer de les prendre au sérieux.
MRS avec un module d'engagements vous aideront à organiser et à contrôler facilement tous les engagements de vos parties prenantes, afin que vous sachiez toujours ce qu'il reste à faire et que vous puissiez vous assurer qu'aucune promesse n'est jamais oubliée.
Vous voulez savoir comment une MRS peut vous aider à mieux comprendre vos parties prenantes ? Consultez le blog !
Raison 2 : Il peut sembler impossible de rendre compte des données relatives aux parties prenantes à l'aide de feuilles de calcul.
Les rapports sont un élément essentiel du processus d'engagement des parties prenantes. Vous en aurez besoin pour les partager avec les responsables, vos équipes, les parties prenantes, les régulateurs et tous ceux qui ont besoin d'être informés de l'avancement de votre projet.
Cependant, l'élaboration de ces rapports précis peut sembler impossible si vous ne disposez pas de données propres et organisées, accessibles en un seul endroit, ce qui est courant avec les feuilles de calcul.
3 façons dont les feuilles de calcul rendent difficile la synthèse de vos données dans des rapports compréhensibles et complets
- Lorsque les données sont saisies dans plusieurs feuilles de calcul, il se peut que vous n'ayez pas accès à toutes ces feuilles ou que vous ne sachiez même pas qu'elles existent. Par conséquent, résumer vos données dans des rapports clairs, organisés et complets peut prendre énormément de temps, voire être impossible.
- Les erreurs de saisie mentionnées ci-dessus peuvent entraîner l'ajout d'informations incorrectes dans les feuilles de calcul. Ainsi, même si vous trouvez toutes vos données, elles peuvent ne pas être exactes, ce qui signifie que vos rapports seront incorrects et que vous devrez passer plus de temps à tout revérifier ou à nettoyer les données avant d'élaborer vos rapports.
- Lorsque le processus de saisie d'une feuille de calcul est déroutant et frustrant, les membres de l'équipe l'évitent complètement. Malheureusement, cela signifie que vos données vitales peuvent être stockées sur des clés USB, des disques externes ou même griffonnées sur des bouts de papier. Vous ne pouvez donc pas accéder à toutes les données dont vous avez besoin et vous devrez consacrer encore plus de temps et d'efforts à la recherche des données manquantes pour tenter d'élaborer vos rapports.
Comment un SRM peut vous aider à créer rapidement des rapports efficaces et précis
Les SRM comme Jambo ont été conçus pour rendre vos rapports sur l'engagement des parties prenantes rapides et faciles.
Avec Jambo, nous savons que les équipes sont régulièrement invitées à rendre compte de leurs informations sur l'engagement des parties prenantes, c'est pourquoi notre équipe a veillé à ce que les rapports soient faciles à créer et à utiliser.
Que vous souhaitiez télécharger des rapports d'avancement de projet pour les partager avec les décideurs, produire des rapports détaillés pour illustrer l'historique de votre engagement auprès d'une ou de toutes vos parties prenantes, ou approfondir tout ce qui concerne une question spécifique, vous pouvez créer ces rapports complets en quelques minutes.
Pour savoir comment les rapports SRM peuvent aider vos projets d'engagement, lisez notre blog !
Raison 3 : Les tableurs rendent la collaboration avec votre équipe excessivement difficile
Votre projet d'engagement des parties prenantes comprendra probablement une équipe de quelques personnes (au moins), et vous devrez collaborer avec ces personnes pour partager des mises à jour, des idées et prendre des décisions stratégiques pour vos plans d'engagement des parties prenantes.
Comme ces projets sont souvent soumis à des contraintes de temps, les équipes doivent travailler ensemble rapidement et efficacement, ce qui peut s'avérer difficile avec des feuilles de calcul.
3 façons dont les feuilles de calcul compliquent la collaboration au sein d'une équipe
- Sans piste d'audit claire dans les feuilles de calcul, il est difficile de savoir qui, au sein de votre équipe, a ajouté des informations ou apporté des modifications, de sorte que vous ne savez pas à qui vous adresser si vous avez des questions ou comment vérifier si les informations sont correctement mises à jour sans perdre du temps à enquêter.
- Si les membres de l'équipe ont leur propre copie des feuilles de calcul enregistrées sur leur bureau ou si les informations sont stockées à différents endroits, ils n'y auront pas tous accès, ce qui signifie qu'ils travailleront avec des données incomplètes et ne seront pas en mesure de contribuer au projet de manière égale ou efficace.
- Lorsque les informations sont désorganisées dans les feuilles de calcul, il peut être difficile de collaborer avec votre équipe sur les efforts d'engagement des parties prenantes. Par exemple, si vous rencontrez une partie prenante qui s'est déjà engagée avec les membres de votre équipe, mais que vous ne pouvez pas retrouver ces engagements antérieurs dans vos feuilles de calcul, vous ne pourrez pas reprendre là où votre équipe s'est arrêtée. Si vous ne savez pas ce qui a déjà été dit à cette partie prenante et que vous dites quelque chose de différent ou que vous ne donnez pas suite à une promesse qui lui a été faite, cela peut modifier l'opinion qu'elle a de votre équipe et avoir un impact négatif sur votre projet.
Comment un MRS améliore le travail d'équipe
De nombreux MRS, comme Jambo, ont été conçus pour la collaboration en équipe. Ils vous aident à travailler en équipe en temps réel pour ajouter des mises à jour faciles, vérifier les progrès et travailler ensemble pour prendre des décisions stratégiques afin d'améliorer vos relations avec les parties prenantes et de créer des résultats positifs pour le projet.
Avec les MRS qui ont une piste d'auditvous pouvez savoir qui a apporté des modifications et quand. Ainsi, vous êtes toujours informé de l'activité de votre équipe dans les données et vous savez à qui vous adresser si vous avez des questions.
Si plusieurs membres de l'équipe communiquent avec les mêmes parties prenantes, un SRM vous permettra de comprendre quels types de conversations ont lieu au sein de vos équipes, afin que vous puissiez reprendre exactement là où elles se sont arrêtées.
De plus, grâce à la fonction de gestion des tâches mentionnée ci-dessus, vous pouvez assigner des tâches à vos équipes directement dans un SRM comme Jambo, ce qui vous permet de collaborer avec vos équipes tout en gardant chacun responsable de ses tâches.
Pour en savoir plus sur la façon dont un SRM peut vous aider à améliorer votre travail d'équipe, lisez notre blog ici !
Le moment est-il venu d'abandonner les feuilles de calcul ?
Si les avantages de la gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) que nous avons mentionnés plus haut ont trouvé un écho chez vous, il est probablement temps d'abandonner les feuilles de calcul. Cependant, nous savons que vous n'êtes probablement pas la seule personne qui prendra part à cette décision importante de passer à un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM).
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Pour vous donner des éléments à partager avec vos équipes ou vos responsables sur ce changement, nous vous proposons une liste de contrôle téléchargeable gratuitement, intitulée "Est-il temps d'arrêter d'utiliser des feuilles de calcul pour vos informations sur les parties prenantes ?".
N'hésitez pas à télécharger et à utiliser cette ressource avec vos équipes pour vous aider à poursuivre cette conversation importante sur le passage des feuilles de calcul à un SRM.
Pour télécharger notre liste de contrôle gratuite, veuillez cliquer sur l'image ci-dessous.
