Pourquoi les rapports sur l'engagement des parties prenantes sont-ils importants et comment les rendre plus faciles ?

L'engagement des parties prenantes est une pratique essentielle pour de nombreuses organisations. Elle peut favoriser des relations solides, contribuer à établir la confiance, améliorer la réputation et conduire au succès à long terme.

Cependant, l'un des obstacles majeurs à un engagement efficace des parties prenantes est l'établissement de rapports sur le travail effectué. La collecte et la consolidation des données relatives à l'implication des parties prenantes dans des rapports peuvent s'avérer pratiquement impossibles, en particulier lorsque ces données sont dispersées dans plusieurs systèmes ou sites.

Cela empêche les organisations d'exploiter pleinement les avantages de l'engagement des parties prenantes et, dans le pire des cas, entraîne une non-conformité et des projets bloqués ou annulés.

Dans cet article de blog, nous explorerons les défis que représente la rédaction de rapports sur l'engagement des parties prenantes et nous proposerons des moyens pratiques pour faciliter cette tâche. Nous discuterons également de l'importance d'une gestion centralisée des données, de la manière dont les rapports peuvent améliorer les relations avec les parties prenantes, et nous dresserons la liste des rapports que vous pouvez créer lorsque vos données sur l'engagement des parties prenantes sont organisées et accessibles. 

L'importance des rapports sur l'engagement des parties prenantes 

Qu'il s'agisse d'exigences réglementaires ou de demandes internes, les rapports sur l'engagement des parties prenantes sont essentiels à votre stratégie globale d'engagement. 

Les rapports que vous devez créer dépendent de vos objectifs spécifiques, de vos réglementations et de vos parties prenantes. Vous pouvez avoir besoin de rapports complets détaillant chaque interaction avec vos parties prenantes ou de rapports plus ciblés mettant en évidence des mesures clés telles que la fréquence et la portée des engagements, le nombre de parties prenantes impliquées et les mesures de réussite pour chaque initiative d'engagement. 

Voici quelques exemples de rapports que vous pouvez établir à partir de vos données sur l'engagement des parties prenantes : 

• Rapports prouvant la conformité avec les règlements et les lois (par exemple, rapports d'engagement préalable à la demande, rapports d'évaluation préalable à la consultation, registres de consultation des populations autochtones, etc.) 
• Rapports pour l'obtention d'autorisations, d'approbations, de licences ou de permis (c'est-à-dire les demandes d'exploration ou de développement). 
• Rapports illustrant l'existence d'un engagement adéquat. 
• Des rapports qui contribuent à l'obtention d'un permis social d'exploitation. 
• Les rapports qui garantissent contre les risques de non-conformité ou qui servent d'appui juridique aux projets litigieux en cas d'audiences publiques ou de poursuites judiciaires (c'est-à-dire tous les documents relatifs aux audiences publiques, les réponses aux litiges, etc.) 
• Les rapports qui contribuent à satisfaire l'intérêt public et les demandes d'information (c'est-à-dire les demandes d'accès à l'information et de protection des données). 
• Rapports à utiliser dans le cadre des demandes d'information ministérielles (rapports pour les briefings, mémos internes, classeurs de session, etc.) 
• Rapports sur l'état d'avancement des projets, les vues d'ensemble ou les réussites, destinés aux responsables et aux décideurs. 
• Rapports informant les parties prenantes et les communautés de la manière dont leurs commentaires ont influencé les décisions relatives au projet. 
  

Vous pouvez également exploiter les données relatives à l'engagement pour informer et améliorer les initiatives plus larges de l'entreprise. Par exemple, des éléments de vos données sur l'engagement des parties prenantes peuvent être incorporés dans des rapports d'entreprise plus complets ou être inclus dans des demandes de certification, telles que : 

• Évaluations des incidences sur l'environnement (EIE) 
• Rapports ESG 
• Les rapports sur le développement durable tels que la CSRD (Directive concernant les rapports sur le développement durable des entreprises)
• Les certifications en matière de développement durable telles que : 
  • Association canadienne de normalisation (CSA) 
  • Conseil de bonne gestion forestière (FSC) 
  • Sustainable Forestry Initiative® (SFI) 

Ces rapports constituent une occasion précieuse de démontrer l'engagement de votre organisation en faveur de la transparence et de la responsabilité, tout en mettant en évidence les principales réalisations et les domaines à améliorer. En intégrant les données relatives à l'engagement des parties prenantes dans les rapports, vous pouvez : 

• Répondre plus efficacement aux exigences des certifications. 
• Montrez l'impact de vos efforts d'engagement des parties prenantes sur les résultats de l'entreprise. 
• Souligner les succès obtenus dans le respect des exigences réglementaires ou des normes de certification. 
• Démontrer l'existence d'un cadre de gouvernance solide qui donne la priorité aux besoins des parties prenantes et votre engagement en faveur d'une participation significative. 
• Améliorer votre réputation auprès des parties prenantes et des investisseurs. 
  

Le pouvoir des rapports sur l'engagement des parties prenantes pour établir la confiance et de solides relations avec les parties prenantes 

Les rapports sur l'engagement des parties prenantes ne se contentent pas de fournir des informations. Il peut également démontrer votre engagement en faveur d'un engagement et d'une collaboration significatifs avec vos parties prenantes. Par exemple, la création de rapports pour vos parties prenantes dans le cadre d'une stratégie de suivi de l'engagement peut établir une boucle de rétroaction qui favorise la confiance et la compréhension. 

L'établissement régulier de rapports externes tout au long du cycle de vie d'un projet présente de nombreux avantages. Il garantit que tout le monde est informé et sur la même longueur d'onde, quel que soit son rôle ou son niveau d'implication. Cette approche vous aide à mieux comprendre les besoins et les préoccupations des parties prenantes, ce qui permet une communication et une collaboration plus efficaces. En conséquence, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées qui favorisent la réussite à long terme. En rendant compte de votre travail à vos parties prenantes, vous confirmez également votre engagement à écouter leurs points de vue et leurs préoccupations, à répondre à leurs besoins et à leurs intérêts, et à favoriser un environnement de collaboration.  

Ces approches de l'établissement de rapports sur l'engagement des parties prenantes externes peuvent contribuer à renforcer la confiance et la crédibilité de vos parties prenantes, ce qui se traduit par des stratégies d'engagement plus efficaces, des relations plus solides et de meilleurs résultats pour toutes les parties concernées. 

Les points faibles les plus courants dans les rapports sur l'engagement des parties prenantes 

Comme nous l'avons mentionné, l'établissement de rapports sur l'engagement des parties prenantes peut s'avérer difficile en dépit de son importance. La gestion des contributions de chacun aux projets d'engagement (membres de l'équipe, personnel de terrain, contractants, etc.) et des grandes quantités de données impliquées peut être écrasante. De plus, les données se trouvent souvent à différents endroits, comme les courriels, les feuilles de calcul et les blocs-notes, ce qui rend extrêmement difficile la collecte de toutes les informations nécessaires à l'élaboration des rapports. 

Plusieurs points douloureux communs peuvent compliquer davantage le processus de déclaration : 

• La collecte de données à partir de différentes sources peut entraîner des erreurs ou des lacunes dans les données.  
• L'absence de processus normalisés signifie que les rapports peuvent varier considérablement en termes de format, de contenu et de qualité.  
• Lorsque les membres de l'équipe partent, ils emportent souvent leurs connaissances et leurs données avec eux si celles-ci ne sont pas stockées dans un endroit central, ce qui entraîne l'absence d'informations clés dans les rapports. 
• Lorsque les rapports sont décousus et difficiles à comprendre, ils peuvent susciter la confusion et la méfiance parmi les parties prenantes ou les gestionnaires.

Comment faciliter l'établissement de rapports sur l'engagement des parties prenantes 

Pour faciliter l'établissement de rapports sur l'engagement des parties prenantes, envisagez de mettre en œuvre des processus normalisés et d'utiliser des outils conçus pour l'engagement des parties prenantes. Voici quelques options à explorer : 

• Automatisez votre collecte de données : Utilisez des outils pour automatiser la collecte des données et réduire les erreurs manuelles, comme les formulaires et les intégrations d'e-mails.
• Standardisez les éléments de vos rapports : Développez des champs standardisés et obligatoires pour les enregistrements de communication dans votre système de suivi des engagements afin que les données de vos rapports soient plus cohérentes.
• Éliminez les silos internes grâce à la technologie : Tirez parti d'une plateforme basée sur le cloud, comme un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), pour créer un emplacement centralisé pour le stockage de toutes les données.
• Exploiter des outils sécurisés alimentés par l'IA : Utilisez des outils sécurisés alimentés par l'IA qui rendent la gestion des données plus facile. Par exemple, L'outil AI Summarize de Jambo de Jambo crée des résumés clairs et concis des notes de communication d'un simple clic.
• Créer des modèles de rapport réutilisables : Développez des modèles de rapports qui peuvent être facilement réexécutés pour gagner du temps et assurer la cohérence des rapports.