Une communication efficace avec les parties prenantes lors de l'engagement des parties prenantes est vitale. Parmi les nombreux avantages qu'elle présente, elle peut vous aider :
- Mieux comprendre vos projets et vos parties prenantes.
- Prévenir les lacunes dans les connaissances.
- Réduire les risques.
- Développer des relations durables et positives avec les parties prenantes.
- Approbation du projet de construction.
Mais comment un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) peut-il vous aider à mieux communiquer ?
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ?
SRM signifie Stakeholder Relationship Management (gestion des relations avec les parties prenantes). Un SRM est un logiciel qui permet de gérer toutes les relations et communications avec les parties prenantes.
Avec un SRM, vous et votre équipe disposez d'un endroit unique pour enregistrer les informations relatives à l'engagement des parties prenantes, ce qui signifie que chacun sait toujours exactement où trouver ce dont il a besoin. L'organisation des données simplifie le processus de gestion des parties prenantes de sorte qu'il ne devienne pas écrasant ou ingérable et vous permet, à vous et à votre équipe, d'utiliser les informations saisies pour rester informés, communiquer de manière plus cohérente et plus efficace et vous concentrer sur l'établissement de relations significatives et confiantes avec les parties prenantes.
Vous cherchez une vue d'ensemble des logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes ? Consultez notre blog !
5 façons dont les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes vous aident à communiquer efficacement avec ces dernières :
- Profils des parties prenantes
- Intégration du courrier électronique
- Traçabilité
- Enregistrement des rôles des parties prenantes
- Préférences en matière de suivi
1. Profils des parties prenantes
La plupart des MRS vous permettent de gérer les informations de contact des parties prenantes, mais certains vous permettent de consulter des profils de parties prenantes plus détaillés. Les profils des parties prenantes constituent un espace centralisé et organisé qui vous permet, à vous et à votre équipe, de comprendre les informations essentielles relatives à toutes les communications avec vos parties prenantes ou organisations telles que :
- De quoi a-t-on discuté, et avec qui ?
- Des questions ont-elles été soulevées ? Quel est le statut des questions (ont-elles été traitées) ?
- Des engagements ont-ils été pris ? Les engagements ont-ils été respectés ?
- Quelles sont les préoccupations ou les intérêts de la partie prenante ?
- À quels groupes ou classifications de parties prenantes appartiennent-ils ?
Si vous rencontrez une partie prenante spécifique, vous pouvez facilement vous préparer à la réunion en consultant son profil afin d'en avoir une vue d'ensemble. Cette vue d'ensemble vous permet de vous assurer que vous ne leur poserez pas les mêmes questions que celles qui leur ont été posées précédemment et que vous serez mieux informé de leur situation (par exemple, y a-t-il des questions soulevées par cette partie prenante qui n'ont toujours pas été abordées ou résolues). Vous montrez ainsi aux parties prenantes que votre organisation les a écoutées et a pris leur point de vue au sérieux, ce qui les rend plus enclines à vouloir communiquer à nouveau avec vous à l'avenir.
2. Intégration du courrier électronique
Il est essentiel de comprendre ce qui a été dit aux parties prenantes auparavant pour établir des relations positives à l'avenir. L'enregistrement de tous les documents de communication avec vos parties prenantes dans un SRM peut aider à maintenir tout le monde sur la même longueur d'onde.
Le courrier électronique est un outil de communication courant pour contacter les parties prenantes, c'est pourquoi l'utilisation d'un SRM qui vous permet d'envoyer des enregistrements de communication par courrier électronique directement dans la plateforme peut rendre l'enregistrement des enregistrements rapide et facile. Un SRM comme Jambo peut même aller plus loin en utilisant la logique du système pour traduire vos courriels en un enregistrement de communication complet et compréhensible, tout en conservant les pièces jointes intactes et connectées à l'enregistrement. Cela permet à chacun de rester constamment informé de l'historique de l'engagement et aide votre équipe à décider de ce qu'il faut faire ensuite.
En ayant la possibilité d'envoyer facilement des enregistrements de communication à votre SRM, vous n'avez pas à vous inquiéter que des informations critiques restent dans les courriels de différents membres de l'équipe, ce qui réduit le risque lié aux lacunes dans les données relatives à l'engagement des parties prenantes.
Vous cherchez des conseils pour rédiger des courriels efficaces à l'intention des parties prenantes? Consultez notre blog !
3. Traçabilité
Toutes les parties prenantes ne s'intéressent pas aux mêmes choses et n'ont pas besoin des mêmes informations. Pour vous assurer que vous communiquez bien avec chaque partie prenante, il est essentiel de comprendre leur point de vue unique sur votre projet, et c'est là que la traçabilité peut vous aider.
La traçabilité est la capacité de toutes les informations sur les parties prenantes à se connecter facilement dans votre SRM pour raconter l'histoire complète de ce qui se passe avec votre projet et vos parties prenantes. La traçabilité est une excellente fonctionnalité de la SRM, car le fait de relier les communications, les problèmes, les engagements et les tâches vous permet d'acquérir très rapidement une compréhension globale de vos parties prenantes et de leurs points de vue sur votre projet, sans avoir à creuser. Cette compréhension complète vous permet, à vous et à votre équipe, de communiquer plus efficacement, en étant sûrs que vous abordez les sujets essentiels qui comptent le plus pour vos parties prenantes.
Vous souhaitez savoir comment fonctionne la traçabilité dans les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM)? Consultez notre blog !
4. Enregistrement des rôles des parties prenantes
Il n'est pas rare que vous rencontriez des personnes qui représentent plusieurs rôles ou perspectives de parties prenantes dans votre programme d'engagement.
Par exemple, une partie prenante peut être à la fois un propriétaire d'entreprise privée, un membre de la société historique locale et un employé d'une organisation ; comprendre quel rôle elle représente au moment où elle s'engage avec votre organisation peut donc vous fournir un contexte important. C'est pourquoi il est important que votre SRM vous permette d'enregistrer :
- qu'un contact de partie prenante est associé à plusieurs organisations et ;
- l' organisation que la partie prenante contactée représentait pour chaque engagement.
Cette fonction vous permet d'identifier facilement le rôle que représente une partie prenante et les questions ou engagements qui sont associés à la partie prenante et à l'organisation concernée. Cela est bénéfique pour vos dossiers car l'enregistrement original restera lié à la fois à la partie prenante et à l'organisation d'origine, préservant ainsi l'intégrité de vos données historiques tout en mettant en évidence la nature changeante de vos parties prenantes et de leurs relations avec leur communauté, leurs groupes et leurs organisations.
Ces informations supplémentaires sur vos parties prenantes et leurs différents rôles peuvent aider votre équipe à disposer du contexte nécessaire pour que les communications restent pertinentes, actualisées et ciblées.
Pour savoir comment Jambo contribue à réduire les risques liés à la collaboration avec les entrepreneurs, consultez notre blog !
5. Suivi des préférences
Comprendre les préférences de vos parties prenantes vous permettra de vous assurer que vous communiquez de la manière qui leur convient le mieux, tout en montrant que vous écoutez ce qu'elles ont déjà partagé, ce qui les aidera à se sentir reconnues et respectées.
Pour enregistrer les préférences, utilisez un MRS avec une section de notes internes pour consigner des informations telles que les heures auxquelles ils sont disponibles, leur nom préféré, leur boisson préférée, etc. Vous et votre équipe pouvez ensuite utiliser ces informations pour personnaliser les communications ou les réunions en personne afin de montrer que vous avez écouté et que vous vous souciez de leurs points de vue et de leurs préférences, ce qui contribuera à renforcer vos relations avec les parties prenantes.
Prochaines étapes
Il est essentiel de se rappeler que lors de l'établissement de relations et de la mise en œuvre de votre plan d'engagement des parties prenantes, il ne s'agit pas seulement de la manière dont vous vous engagez ; c'est ce que vous faites avec ces informations d'engagement qui peut faire une grande différence. Pour savoir pourquoi un engagement efficace des parties prenantes est crucial, lisez notre blog !
Le développement d'un processus reproductible et évolutif pour la gestion de l'engagement des parties prenantes est essentiel pour communiquer efficacement et établir des relations solides avec les parties prenantes. C'est pourquoi l'utilisation d'un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est essentielle !
Pour améliorer votre communication avec les parties prenantes, il est temps de choisir le meilleur logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes pour votre organisation. Pour vous aider à choisir le bon logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes, téléchargez notre liste de contrôle gratuite !
