Lorsqu'il s'agit de l'engagement des parties prenantes, nous savons que le meilleur moyen d'y parvenir est d'établir des relations positives avec les parties prenantes, où chacun a le sentiment d'avoir été entendu, respecté et pris en compte tout au long du processus (même s'il n'obtient pas le résultat escompté). Cependant, établir de "bonnes relations avec les parties prenantes" peut parfois être plus facile à dire qu'à faire.
L'un des éléments essentiels à l'établissement d'une bonne relation est la confiance, mais nous constatons aujourd'hui que la confiance entre le public et les organisations n'a jamais été aussi faible, ce qui ajoute des difficultés supplémentaires à l'établissement de relations positives avec les parties prenantes. (voir le baromètre de confiance d'Endelman).
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Pour commencer à instaurer la confiance et des relations positives avec les parties prenantes, il est essentiel de créer un plan d'engagement des parties prenantes dans lequel vous identifiez vos parties prenantes et commencez à comprendre leurs points de vue. Grâce à ces connaissances, vous pouvez commencer à préparer les ressources nécessaires à votre plan.
Au fur et à mesure que votre processus d'engagement des parties prenantes se poursuit, il devient souvent plus compliqué avec de nombreuses parties prenantes et des volumes de données croissants.
Une solution logicielle telle qu' un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) peut être un outil essentiel pour rationaliser votre processus d'engagement et vous aider à atteindre les objectifs du projet.
Pour savoir comment une MRS peut vous aider à instaurer et à maintenir la confiance des parties prenantes et à établir des relations positives avec elles, nous avons identifié trois éléments clés de la confiance et décrit comment une MRS peut contribuer à chacun d'entre eux.
Les engagements (ou promesses) envers les parties prenantes sont courants et peuvent aller d'engagements généraux à des équivalents financiers.
Ce qui rend la gestion des engagements délicate, c'est qu'il peut s'agir d'engagements qui ne pourront être tenus que dans plusieurs années. Si des membres de l'équipe de projet partent ou si de nouveaux membres arrivent, il est facile pour ces engagements à long terme de se perdre dans la masse.
Lorsqu'il s'agit de questions relatives aux parties prenantes, le fait de ne pas en traiter une peut faire boule de neige et transformer un problème relativement mineur en un problème beaucoup plus important, ce qui risque de nuire aux relations avec les parties prenantes.
L'utilisation d'un SRM doté d'un module de gestion des problèmes garantit que les problèmes des parties prenantes sont au premier plan et faciles à suivre, ce qui signifie que votre équipe ne perdra pas de vue les problèmes antérieurs et pourra travailler à la résolution de chacun d'entre eux.
Résoudre les problèmes avec tact et en temps voulu permet de s'assurer que les parties prenantes savent que vous prenez leurs préoccupations au sérieux et augmente la probabilité qu'elles soient disposées à travailler à nouveau avec vous à l'avenir (qu'il s'agisse de ce projet ou d'un autre).
L'engagement des parties prenantes comporte de nombreux éléments mobiles et la délégation est essentielle pour maintenir les choses en l'état.
Un SRM doté de capacités d'attribution de tâches vous permet de déléguer des tâches à votre équipe et de suivre l'évolution de ces tâches afin de garantir que l'ensemble du plan d'engagement se déroule dans les délais prévus.
Les MRS qui vous permettent de savoir quand les tâches ont été accomplies garantissent qu'il n'y a plus de suppositions, ce qui évite à l'équipe de passer d'innombrables heures à envoyer des courriels de mise à jour sur les projets !
De nombreux SRM disposent de fonctionnalités de reporting qui vous permettent de créer des rapports de projet partageables. Ces rapports sont très utiles lorsque vous souhaitez montrer visuellement l'avancement des projets afin d'éduquer, d'informer ou d'obtenir l'adhésion des parties prenantes, des équipes, des cadres ou des décideurs.
Les rapports partageables sont un excellent moyen de faire preuve de transparence sur votre projet et les rapports axés sur la gestion des problèmes peuvent même être utilisés pour montrer aux organismes de réglementation le travail que vous avez accompli pour résoudre les problèmes des parties prenantes.
Certains MRS vous permettent de créer des cartes partageables des zones de préoccupation ou des lieux d'intérêt du projet. Les cartes visuelles sont utiles pour la mise en contexte et la transparence, car elles permettent de partager des informations de manière claire et compréhensible.
Il est essentiel de comprendre ce qui a été dit aux parties prenantes auparavant pour établir des relations positives à l'avenir. L'enregistrement de toutes les communications avec les parties prenantes permet de responsabiliser tout le monde et d'aller de l'avant.
Avec un SRM, vous pouvez facilement consigner des enregistrements et accéder à l'historique complet des engagements avec les parties prenantes ou les organisations. Cela vous aide, vous et votre équipe, à rester en phase avec ce qui a été discuté précédemment, comme la dernière conversation, ou tout problème ou engagement associé à la partie prenante. Cela vous permet également de ne pas être pris au dépourvu par les engagements antérieurs de votre équipe avec la partie prenante, et de ne pas lui poser sans cesse les mêmes questions.
La plupart des SRM vous permettent de gérer les coordonnées des parties prenantes, mais certains vous permettent de consulter des profils plus détaillés, de sorte que vous et votre équipe disposiez de toutes les informations relatives aux parties prenantes dans un seul espace organisé.
Les profils des parties prenantes vous permettent de comprendre les informations essentielles concernant la communication avec chacune de vos parties prenantes ou organisations :
Les MRS vous permettent généralement d'ajouter des notes supplémentaires sur vos parties prenantes afin d'établir des profils plus approfondis. L'enregistrement d'informations telles que les heures de disponibilité, le nom préféré ou d'autres notes vous permet, à vous et à votre équipe, d'utiliser ces informations à l'avenir pour montrer que vous êtes à l'écoute de vos parties prenantes et que vous vous souciez d'elles.
Le fait que ces informations soient centralisées et accessibles à l'ensemble de votre équipe vous permet de vous engager de manière respectueuse et efficace, ce qui vous permet d'instaurer un climat de confiance.
Tout le monde ne réagit pas de la même manière à toutes les tactiques de communication. Certaines parties prenantes préfèrent le face-à-face, tandis que d'autres préfèrent le courrier électronique.
Une SRM vous permet d'approfondir les informations sur vos parties prenantes afin de faire des choix éclairés sur la prochaine étape logique, ce qui vous permet de mieux entretenir et construire des relations positives avec les parties prenantes.
Par exemple, en consultant les profils de vos parties prenantes, vous remarquerez peut-être que certaines d'entre elles n'ont pas été réceptives à vos tentatives d'engagement. En jetant un coup d'œil à leur profil, vous constaterez peut-être que vous et votre équipe n'avez jamais pris contact par téléphone. Cette tactique de communication différente et bidirectionnelle pourrait être l'occasion d'établir un dialogue plus efficace avec cette partie prenante, ce qui vous permettrait d'instaurer un climat de confiance.
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Un MRS est le moyen le plus simple d'organiser les informations relatives aux parties prenantes et de faire en sorte que votre équipe soit sur la même longueur d'onde, tout en s'efforçant de renforcer la confiance des parties prenantes ; cependant, tous les MRS ne se valent pas. Il est essentiel de faire des recherches pour trouver le MEV qui vous convient, à vous et à votre équipe.
Nous vous suggérons toujours de vous inscrire à une démonstration pour voir le SRM que vous évaluez en action, car c'est le moyen le plus facile de comprendre comment il peut fonctionner pour votre organisation.
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