De nos jours, les équipes d'engagement travaillent souvent sur les mêmes projets, mais dans des lieux différents. Avec des personnes sur le terrain, d'autres au bureau et d'autres encore à distance, il peut être difficile de suivre les progrès de chacun tout en travaillant ensemble à la réalisation des objectifs du projet.
Pour relever les défis de la collaboration avec des équipes dispersées, nous avons compilé une liste des façons dont un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) comme Jambo peut aider.
- Suivre avec précision le travail des membres de l'équipe dans différents lieux et fuseaux horaires.
- Améliorer la collaboration au sein de l'équipe
- Aider les membres de l'équipe à assumer leurs responsabilités
- Tirer les leçons des travaux antérieurs
- Aidez votre équipe à rester concentrée
1. Suivre avec précision le travail de votre équipe dans différents lieux et fuseaux horaires
Les membres de l'équipe travaillant dans des lieux différents et potentiellement dans des fuseaux horaires différents, il peut être difficile de suivre toutes les données qu'ils recueillent sur les parties prenantes, ce qui peut entraîner des vérifications inutiles avec les membres de l'équipe et des conversations en double avec les parties prenantes.
Lorsque vous utilisez Jambo pour gérer l'engagement de vos parties prenantes, vous créez une base de données centralisée. Cela signifie que, quel que soit l'endroit d'où travaillent les membres de l'équipe (ou les sous-traitants), ils enregistrent leurs informations et leurs notes sur les parties prenantes au même endroit, accessible à tous. Toutes les données sont instantanément disponibles pour tous ceux qui ont accès à la plateforme, ce qui permet aux équipes de rester à jour et mieux informées.
Étiqueter les données avec des fuseaux horaires spécifiques à l'utilisateur
Avec Jambo, les utilisateurs peuvent définir leur fuseau horaire préféré, de sorte que chaque fois qu'ils envoient un courrier électronique ou enregistrent un document, le fuseau horaire qu'ils ont défini s'applique par défaut et peut être consulté par le reste de l'équipe.
Définir des fuseaux horaires pour les rapports
Vous pouvez également choisir le fuseau horaire dans lequel vous voulez faire des rapports, ce qui est excellent car vous pouvez gérer différents fuseaux horaires tant du point de vue de la collaboration que du point de vue des rapports et de la saisie des données.
Un exemple concret des experts Jambo : Si un membre de l'équipe a enregistré une conversation avec une partie prenante à 9h00 (MST) et qu'un autre membre de l'équipe a enregistré une conversation avec une partie prenante à 15h00 (EST), Jambo affichera le fuseau horaire correct pour chaque conversation. Cela permet à tout le monde de savoir exactement quand le travail a été effectué.
2. Accroître la collaboration au sein de l'équipe
Qu'il s'agisse de suivre des engagements, d'établir des rapports ou d'identifier des parties prenantes, vous et vos équipes pouvez tous vous connecter à Jambo et travailler en collaboration au sein de la plateforme, même si certains membres travaillent au bureau, à la maison ou dans une autre ville.
Parcourir ensemble des exemples
Lorsque vous n'êtes pas en face d'un membre de l'équipe, il peut être difficile de parler des mises à jour de données sans voir d'exemples. Avec Jambo, vous et les membres de votre équipe pouvez vous connecter à la plateforme en même temps et parcourir ensemble des exemples et des mises à jour de projets pour voir exactement ce à quoi il est fait référence au lieu d'avoir à deviner ou à envoyer des courriels supplémentaires pour clarifier.
Voir qui consulte le même enregistrement que vous
Pour accroître la transparence de l'équipe et améliorer le travail d'équipe, Jambo vous montre qui est actuellement en direct sur la plateforme. Cette transparence permet de savoir facilement avec qui communiquer si vous avez des questions ou qui contacter si vous prévoyez d'apporter des modifications à l'enregistrement. Elle permet également de s'assurer que vous ne travaillez pas simultanément sur les mêmes choses.
Un exemple concret des experts Jambo : Lorsque vous travaillez sur un enregistrement de communication dans Jambo, votre photo de profil apparaît dans le coin supérieur droit de l'écran. Si un autre membre de l'équipe consulte ou modifie le même enregistrement que vous, son image de profil sera également visible - ce qui indique que vous êtes tous les deux en train de consulter/modifier cet enregistrement. Cela permet de faciliter la collaboration au sein de la plateforme (et d'éviter les doubles emplois).
Travaillez de manière plus intentionnelle avec vos équipes et vos parties prenantes
Jambo peut vous aider à voir ce sur quoi vos équipes travaillent ainsi que les détails des conversations qu'elles ont avec les parties prenantes sans avoir à leur envoyer un e-mail ou à les appeler pour obtenir des mises à jour. L'accès à ces données vous permet de garder le pouls de ce qui se passe avec vos parties prenantes et vos communautés, et ces informations peuvent vous aider à améliorer l'efficacité de vos engagements futurs avec les parties prenantes.
Un exemple concret des experts Jambo : Si vous vous apprêtez à vous engager avec une partie prenante spécifique, vous devez comprendre toutes les conversations qu'elle a eues avec votre organisation, même si vous n'y avez pas participé. Lorsque toutes les interactions avec les parties prenantes sont enregistrées dans Jambo, vous évitez d'avoir à poser à vos parties prenantes des questions inutiles et potentiellement frustrantes telles que "Quand est-ce que quelqu'un vous a parlé de ceci pour la dernière fois ?" ou "Quand est-ce que nous vous avons contacté pour la dernière fois ?". Au lieu de cela, vous aurez accès à un enregistrement de toutes les conversations que vous avez eues avec cette partie prenante, ce qui vous permettra d'être plus efficace et mieux coordonné dans vos engagements.
3. Aider chacun à rendre compte de son travail et de ses efforts
Si vous avez fixé des heures obligatoires ou des objectifs à votre équipe ou à vos sous-traitants en ce qui concerne la quantité d'engagement qu'ils doivent effectuer ou les tâches qu'ils doivent accomplir, vous pouvez facilement consulter les enregistrements les plus récents dans Jambo pour voir s'ils sont sur la bonne voie, ce qui aide tout le monde à rester responsable.
Exécuter des rapports spécifiques pour obtenir des mises à jour détaillées
Avec Jambo, vous pouvez rapidement et facilement exécuter des rapports spécifiques basés sur l'heure, le lieu et même un utilisateur, de sorte que vous pouvez voir qui a ajouté des mises à jour ou qui s'est connecté aux enregistrements pour voir les progrès réalisés.
Vérifier les progrès de votre équipe en matière d'adoption du SRM par les utilisateurs
Une partie importante de la responsabilisation des équipes consiste à s'assurer que vos équipes saisissent leurs données dans Jambo et l'utilisent régulièrement. Mais comment savoir qui utilise la plateforme si vos équipes travaillent dans des lieux différents ? Jambo propose plusieurs moyens de contrôler l'utilisation de l'équipe, notamment un rapport représentatif qui vous permet de visualiser les enregistrements auxquels un utilisateur s'est connecté.
Un exemple concret des experts Jambo : Si vous exécutez un rapport représentatif dans Jambo et que vous remarquez qu'il n'y a pas beaucoup de données enregistrées par l'utilisateur, vous pouvez organiser un chat avec lui à ce sujet. Si les progrès dont ils vous parlent ne se reflètent pas dans la plateforme, c'est une bonne occasion de travailler ensemble pour qu'ils utilisent Jambo de manière plus cohérente, afin que tout leur travail soit disponible pour que l'équipe puisse en tirer des enseignements et l'utiliser.
Vous envisagez d'utiliser un logiciel de gestion des parties prenantes ? Lisez notre blog, 14 façons de préparer votre équipe à l'utilisation d'un nouveau logiciel de gestion des parties prenantes.
Garder à l'esprit les tâches de chacun
Lorsque tout le monde ne travaille pas dans le même bâtiment, il n'est pas possible de passer dans le bureau de quelqu'un pour lui demander de faire quelque chose ou de discuter rapidement de l'avancement du projet à la machine à café, il faut donc trouver un autre moyen d'attribuer efficacement les tâches de l'équipe et d'en assurer le suivi.
La fonction "Tvous permet d'assigner aux membres de votre équipe des tâches spécifiques à accomplir. Une notification est envoyée à l'utilisateur lorsqu'une tâche lui est assignée, et des notifications de rappel peuvent également être envoyées. peuvent également être envoyées.
Vous pouvez également demander que des notifications de tâches vous soient envoyées, à vous ou à un autre membre de l'équipe, afin que vous sachiez quand une tâche est terminée. Cette fonction est utile lorsque l'achèvement d'une tâche est soumis à des contraintes de temps ou que des tâches ultérieures en dépendent.
Veillez à ce que les demandes de votre équipe soient traitées à temps
La fonction "Modifications récentes" de Jambo vous permet de savoir quel membre de l'équipe a effectué les derniers changements ou ajouts dans la plateforme et quand ces changements ou mises à jour ont été effectués.
4. Tirer des enseignements du travail des membres de l'équipe dans les projets en cours et passés
Avec Jambo, vous pouvez vous appuyer sur les conversations précédentes et recueillir des informations importantes sur ce qui se passe (ou s'est passé) dans différents départements, régions ou projets.
Rester informé sur les nouvelles tendances ou questions et savoir comment procéder
Jambo peut fournir une vue d'ensemble de ce qui se passe dans votre (vos) projet(s) et aider vos équipes à être cohérentes dans leurs communications avec les parties prenantes. Par exemple, si vous constatez qu'un problème commun se pose sur tous vos sites, vous pouvez utiliser Jambo pour travailler ensemble à la résolution de ce problème.
Un exemple concret des experts Jambo : Si vous remarquez que des problèmes de bruit ont été soulevés dans un grand nombre de vos sites, vous pouvez étudier comment différentes équipes ou sites ont répondu ou traité ces problèmes de bruit pour vous aider à décider de votre prochaine action. Ces informations consignées vous permettent d'apprendre d'eux, que ce soit par leurs choix de formulation ou par les solutions proposées.
Utilisez votre MRS comme un document vivant de "messages clés".
Avec Jambo, vous pouvez voir comment les membres de votre équipe ont déjà répondu ou communiqué des messages clés. Vous pouvez consulter leurs réponses, voir si elles ont été approuvées et comment elles ont été reçues. Vous pouvez utiliser ces enseignements pour vos communications futures afin de rester cohérent et efficace. Vous pouvez rechercher des termes spécifiques ou des parties prenantes pour vous aider à comprendre quels sont les messages clés utilisés et comment procéder au mieux.
Tirer les leçons des projets passés
Si votre organisation a utilisé Jambo pour plus d'un projet, les utilisateurs (avec les autorisations de compte correctes) peuvent voir les données de tous les projets, ce qui leur permet d'avoir un aperçu des succès, des échecs et des différentes opportunités d'apprentissage qu'ils peuvent rapporter à leurs équipes pour renforcer leurs propres projets.
5. Aider vos équipes à rester concentrées et à contribuer en tant que membres de l'équipe
Lorsque vous utilisez Jambo pour enregistrer toutes les données de vos parties prenantes, vous n'avez pas à vous soucier de l'endroit où toutes les données de votre équipe sont stockées ou de la manière dont elles sont rassemblées pour les rapports. Au lieu de cela, vous et vos équipes pouvez vous concentrer sur la collaboration pour atteindre les objectifs de votre projet, quel que soit l'endroit où vous travaillez.
Donner à chacun ce dont il a besoin grâce à des autorisations basées sur l'utilisateur
Jambo dispose de permissions basées sur l'utilisateur pour s'assurer que chaque utilisateur ne peut accéder qu'aux données dont il a besoin tout en restreignant tout ce qui est privé, confidentiel ou inutile. Comme vos équipes ne seront pas surchargées par l'accès à des données supplémentaires dont elles n'ont pas besoin pour atteindre leurs objectifs, elles pourront rester concentrées et mieux collaborer sur les tâches qui leur sont assignées. Cette concentration des données contribuera à maintenir l'intégrité globale de vos données et à protéger toute préoccupation relative à la confidentialité que vous pourriez avoir.
Tirer le meilleur parti des données de chacun grâce à un SRM convivial et réactif
Jambo est réactif avec un design convivial qui vous aidera, vous et vos équipes, à rester concentrés parce qu'il est facile à utiliser et à accéder. Vous ne perdez pas de temps à essayer de comprendre comment utiliser la plateforme ou à comprendre les mises à jour de votre équipe.
Au lieu de cela, Jambo permet aux équipes d'accéder à la plateforme conviviale par le biais d'un navigateur. Que vous et vos équipes travailliez sur un ordinateur de bureau, à partir de vos téléphones ou sur des tablettes, tant que vous avez accès à l'internet, vous pouvez facilement utiliser la plateforme pour enregistrer vos données et accéder aux mises à jour.
Avec toutes vos données disponibles en un seul endroit rationalisé, vous et vos équipes pouvez également créer rapidement des rapports concis et informatifs avec toutes les données utiles que votre équipe a collectées, qu'elle travaille localement, dans une autre région ou à distance depuis son domicile.
Prochaines étapes : Est-il temps d'utiliser un SRM ?
Quel que soit l'endroit où vous et votre équipe travaillez, un SRM basé sur le cloud comme Jambo peut vous aider à réunir vos données et votre équipe. Si vous n'êtes toujours pas sûr d'avoir besoin d'un SRM, consultez notre blog 10 signes qu'il est temps d'utiliser un SRM.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à contacter l'équipe Jambo !
