Certains organismes publics préfèrent impliquer les parties prenantes en utilisant une approche de type liste de contrôle. Cette approche procédurale consiste à simplement informer ou consulter les parties prenantes sans véritablement prendre en compte leur contribution, généralement pour répondre à des exigences légales ou politiques de base.
Toutefois, les planificateurs principaux qui souhaitent gagner la confiance du public et renforcer les relations avec les communautés doivent tenir compte de l'avis des parties prenantes. Passer d'un engagement des parties prenantes "check the box" à une approche plus significative signifie impliquer activement les parties prenantes, valoriser leur retour d'information et intégrer leurs perspectives tout au long de la planification du projet et de la prise de décision.
Ce guide définit l'engagement des parties prenantes sous la forme d'une liste de contrôle gouvernementale, les facteurs qui y contribuent, l'importance d'aller au-delà de l'engagement pour la seule conformité, les idées pour parvenir à un engagement significatif des parties prenantes, les exemples de réussite et la manière de surmonter les obstacles.
L'engagement des parties prenantes sous forme de liste de contrôle ou de "check-the-box" fait référence à une approche basique et bureaucratique dans laquelle les organismes gouvernementaux ou les organisations visent à remplir l'engagement des parties prenantes principalement pour cocher des cases afin de se conformer à la loi ou à la politique. Ils traitent les activités d'engagement comme des tâches routinières et n'ont guère l'intention d'utiliser les contributions des parties prenantes pour orienter les décisions.
Les signes indiquant que votre organisation pourrait suivre une liste de contrôle de l'engagement sont les suivants : les réunions avec les parties prenantes n'ont lieu que pour répondre à des exigences, et le retour d'information recueilli est rarement pris en compte lors de la prise de décision. Un autre signe est que les communications sont à sens unique, sans véritable dialogue. D'autres signes sont l'utilisation du même processus d'engagement pour chaque projet, indépendamment des besoins de la communauté, ou le fait de traiter l'engagement comme un événement unique plutôt que comme un processus continu.
L'engagement des parties prenantes (liste de contrôle) peut souvent se produire dans les projets gouvernementaux en raison d'un manque de formation sur les méthodes d'engagement efficaces, de contraintes budgétaires, d'un manque de temps ou de ressources et, plus fréquemment, de l'état d'esprit des décideurs qui se contentent de faire ce qui est nécessaire pour répondre aux exigences légales ou politiques. Le succès est mesuré par la tenue de la consultation et non par la qualité du dialogue.
Les équipes gouvernementales au Canada reconnaissent la valeur de l'engagement des parties prenantes, comme le montrent les guides et les recommandations de plusieurs provinces. Cependant, plusieurs facteurs peuvent les empêcher de s'engager véritablement. En comprenant ces facteurs, les gouvernements peuvent identifier les possibilités d'amélioration et rendre l'engagement des parties prenantes plus authentique et plus efficace.
Dans de nombreux contextes gouvernementaux, les équipes impliquent les parties prenantes pour satisfaire aux exigences légales ou politiques, telles que les évaluations environnementales ou les consultations publiques obligatoires. Elles s'attachent souvent à "cocher la case" pour se conformer aux exigences plutôt que de rechercher ou d'intégrer véritablement l'avis des parties prenantes.
Par conséquent, elles mesurent le succès en organisant formellement des consultations et en remplissant les conditions requises plutôt qu'en déterminant dans quelle mesure les points de vue des parties prenantes influencent les résultats. Les audits internes et les systèmes d'établissement de rapports renforcent cette approche en mettant l'accent sur la documentation plutôt que sur l'impact, de sorte que l'engagement devient facilement une tâche de routine.
Les projets gouvernementaux sont généralement soumis à des budgets limités et à des délais serrés. L'engagement profond et significatif des parties prenantes, qui comprend la sensibilisation, la facilitation, l'analyse et l'établissement de rapports, demande du temps, des efforts et un investissement financier.
Avec des ressources limitées, les planificateurs peuvent se contenter des exigences minimales, en s'appuyant sur des réunions ponctuelles ou des enquêtes génériques plutôt que d'adapter les méthodes d'engagement aux différentes parties prenantes. Cela peut laisser peu de place à un dialogue continu ou à un suivi.
De nombreux fonctionnaires et chefs de projet peuvent manquer de formation spécialisée en matière d'engagement efficace des parties prenantes, en particulier lorsqu'ils travaillent avec des groupes divers ou des communautés indigènes. Ce manque de connaissances peut entraîner le recours à des approches génériques plutôt qu'à des stratégies personnalisées et culturellement éclairées. Des organisations comme IAP2 Canada relèvent ce défi en développant des programmes éducatifs et des partenariats ciblés. Par exemple, le programme d'apprentissage pour la sensibilisation aux questions autochtones d'IAP2 Canada aide les professionnels de l'engagement à faire progresser la réconciliation tant sur le plan personnel que professionnel.
Les organisations gouvernementales peuvent préférer s'en tenir à un "processus éprouvé" pour éviter la controverse ou la critique publique. Ils peuvent penser que l'ouverture de nouveaux canaux d'engagement pourrait faire apparaître des questions gênantes, ce qui risquerait de retarder ou d'annuler le projet. Ils choisissent donc l'approche la plus sûre, même si elle ne permet pas d'obtenir des informations utiles.
De nombreux organismes publics s'appuient encore sur des méthodes d'engagement traditionnelles, telles que les réunions publiques ou les enquêtes sur papier, et connaissent mal les plateformes numériques ou les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes. Ces outils dépassés peuvent limiter la portée, la participation et la transparence. En l'absence de systèmes modernes, il est difficile de suivre, d'analyser et d'exploiter le retour d'information des parties prenantes, ce qui facilite le recours à une approche basique et transactionnelle.
Limiter l'engagement des parties prenantes au respect des exigences de conformité peut permettre de remplir les obligations réglementaires, mais cela ne permet pas d'établir des relations plus solides ni de comprendre clairement les besoins de la communauté. Voici quelques raisons d'aller au-delà de la conformité :
Un engagement significatif des parties prenantes va au-delà de la satisfaction des exigences de base. Les étapes suivantes définissent un cadre pratique pour établir des relations plus solides et plus efficaces :
Un engagement significatif commence par un engagement au plus haut niveau. Lorsque les responsables gouvernementaux et les cadres supérieurs donnent la priorité à l'engagement des parties prenantes en allouant des ressources, en définissant des attentes claires et en renforçant constamment sa valeur, la participation du public passe d'un exercice de conformité de bas niveau à un élément essentiel de la réussite du projet. Les dirigeants doivent être prêts à écouter les commentaires, à réfléchir aux préoccupations de la communauté et à s'assurer que les équipes ont le mandat et la capacité d'y répondre.
Intégrer dès le départ un engagement efficace dans la stratégie du projet. Il s'agit d'aligner intentionnellement les activités d'engagement des parties prenantes sur les objectifs généraux du projet et les priorités spécifiques de la communauté. Au lieu de traiter l'engagement comme une tâche isolée, la planification stratégique l'intègre au projet. Grâce à cette approche, les équipes gouvernementales peuvent concevoir de manière réfléchie l'objectif, les méthodes et le calendrier de l'engagement afin d'encourager les contributions pertinentes, d'aborder les questions clés et de s'assurer que les commentaires des parties prenantes influencent réellement les décisions.
Pour aller au-delà des "suspects habituels", il faut adopter une approche délibérée et inclusive. L'identification proactive des groupes sous-représentés ou marginalisés, tels que les communautés autochtones, les nouveaux immigrants, les résidents à faible revenu, les jeunes et les personnes handicapées, garantit une plus grande diversité de points de vue. Utiliser une combinaison de canaux d'engagement, depuis les assemblées générales et les journées portes ouvertes jusqu'aux ateliers ciblés, en passant par la sensibilisation mobile et les forums en ligne. L'accessibilité augmente lorsque les méthodes de participation tiennent compte des différents besoins et préférences, ce qui favorise l'inclusion.
L'engagement des parties prenantes doit commencer dès la conception du projet et se poursuivre tout au long de celui-ci. Une communication continue permet d'entretenir les relations, de démontrer le respect de la contribution de la communauté et d'anticiper les problèmes émergents. Le spectre de participation de l'IAP2 souligne l'importance d'impliquer les parties prenantes dès le début et de maintenir leur participation tout au long du cycle de vie d'un projet. Un engagement précoce permet de définir des attentes claires, d'instaurer la confiance et d'aligner le niveau de participation.
Remplacer les séances d'information à sens unique par des formats interactifs tels que des discussions facilitées, des ateliers de co-conception, des groupes consultatifs et des dialogues en petits groupes. Le passage de la "diffusion" à la "conversation" permet aux parties prenantes de poser des questions, de faire part de leurs préoccupations et de recevoir des réponses en temps réel, ce qui accroît la légitimité et la transparence du processus. La communication bidirectionnelle transforme l'engagement d'une formalité transactionnelle en une expérience participative qui renforce le respect mutuel et la capacité à résoudre les problèmes.
En tirant parti de la technologie, les équipes gouvernementales peuvent centraliser toutes les informations relatives aux parties prenantes, suivre les communications et gérer les engagements en temps réel. Des outils tels que les plateformes d'engagement en ligne, les applications d'enquête et les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) permettent d'atteindre plus facilement un public plus large, de recueillir et d'analyser efficacement les commentaires et de conserver des enregistrements détaillés des interactions. Ces outils améliorent la transparence en fournissant aux parties prenantes des mises à jour opportunes et des rapports clairs sur la manière dont leur contribution est prise en compte et utilisée. Ils améliorent également l'accessibilité et l'inclusivité en offrant de multiples façons de participer, indépendamment du lieu ou de la langue.
La transparence favorise la responsabilité et la confiance. Commencez par publier les plans d'engagement, les calendriers et les processus décisionnels dès le début, afin que les parties prenantes comprennent comment et quand elles peuvent participer. Partagez les données de base, présentez les options disponibles et discutez ouvertement des contraintes afin de renforcer la crédibilité et de favoriser une contribution éclairée.
Faire des rapports réguliers avec des mises à jour claires et des explications sur les décisions, en montrant comment les commentaires des parties prenantes ont été pris en compte et quelles actions suivront. Enfin, communiquez clairement ce qui changera et ce qui ne changera pas, en expliquant les raisons pour que tous les participants aient des attentes réalistes et confiance dans le processus.
L'amélioration continue est un élément clé d'un engagement efficace. Des évaluations régulières, telles que des enquêtes de satisfaction auprès des participants, des analyses de l'engagement et des ateliers de restitution, devraient être utilisées pour déterminer si les objectifs de l'engagement ont été atteints et pour découvrir des domaines d'amélioration. Adapter les stratégies en fonction de l'évolution des projets et des besoins de la communauté. Ce retour d'information permet d'affiner les processus, d'accroître la participation future et de renforcer durablement les capacités internes d'excellence en matière d'engagement.
Approfondir la gestion des parties prenantes à l'aide d'un cadre et d'outils adéquats →
Voici des exemples pratiques permettant de passer d'un engagement de type "check the box" à une implication plus authentique des parties prenantes :
La ville de Vancouver a mis au point un modèle de gouvernance collaborative à long terme pour la planification des infrastructures, qui rassemble les services municipaux, les dirigeants et les commentaires de la communauté. Plutôt que de travailler en vase clos, les services intègrent désormais les priorités de la ville dans tous les plans et établissent des liens à plusieurs niveaux, notamment par le biais de réunions régulières des directeurs. Cela permet d'accroître la transparence et de s'assurer que les projets s'inscrivent dans la vision globale de la ville.
La ville encourage également les projets "gagnant-gagnant" par le biais d'un financement conjoint, en créant des budgets plus flexibles et en encourageant les services à poursuivre des objectifs communs. Une approche centralisée de la réalisation des projets, axée sur les résultats à long terme et l'adaptabilité, garantit une collaboration efficace.
Mercer Peace River Pulp Ltd, un important producteur de pâte à papier de l'Alberta, a depuis longtemps fait des relations étroites avec 16 communautés autochtones la pierre angulaire d'une exploitation forestière durable. Pour répondre aux attentes croissantes et aux exigences réglementaires, Mercer avait besoin d'un moyen centralisé de suivre les communications, les engagements et les activités d'engagement.
En partenariat avec Jambo, Mercer a remplacé des systèmes fragmentés et gourmands en ressources par une plateforme unique et conviviale. Tous les départements utilisent désormais Jambo pour enregistrer, classer et contrôler chaque interaction avec les communautés indigènes et les parties prenantes. Ce changement a permis d'améliorer la gestion des données, la responsabilité et l'adoption des meilleures pratiques d'engagement à l'échelle de l'organisation.
En conséquence, Mercer a rationalisé la planification annuelle des projets d'engagement, amélioré la conformité réglementaire et, surtout, instauré la confiance grâce à des relations plus transparentes, mieux coordonnées et à long terme avec les partenaires indigènes.
"Ce que j'aime vraiment dans le Jambo, c'est sa convivialité et sa simplicité d'utilisation.... Cet outil est fantastique", déclare Josh Magnusson, ancien coordinateur des relations avec les autochtones à Mercer Peace River.
Pour surmonter les obstacles à l'engagement des parties prenantes, il faut tenir compte des contraintes de ressources et de temps, renforcer les compétences de l'équipe, obtenir le soutien des dirigeants et gérer les attentes. Voici quelques mesures pratiques pour relever ces défis et renforcer les efforts d'engagement :
L'un des obstacles les plus courants est l'impression qu'un engagement significatif nécessite plus de temps et d'argent que les gouvernements ne peuvent se le permettre. Si un engagement plus approfondi nécessite une planification, il permet de réduire les retards coûteux, les litiges et les remaniements à un stade ultérieur du processus. L'élaboration d'un plan d'engagement réaliste avec des activités échelonnées (cadrage initial, ateliers itératifs, sensibilisation ciblée) permet de répartir les ressources dans le temps et de rendre le processus plus facile à gérer. L'utilisation de plateformes numériques d'engagement peut également réduire les coûts en élargissant la portée sans les dépenses liées à des événements répétés en personne.
Les équipes gouvernementales sont souvent techniquement fortes mais peuvent manquer de formation à la facilitation, à la résolution des conflits ou à l'engagement basé sur l'équité. Investir dans le développement professionnel, comme la formation IAP2 ou l'apprentissage entre pairs, permet de doter le personnel des outils nécessaires pour gérer les conversations difficiles et concevoir des processus inclusifs. Au fil du temps, cela renforce les capacités de l'organisation, de sorte que l'engagement devient une compétence de base plutôt qu'une activité ad hoc.
L'adhésion des dirigeants est essentielle pour passer de la conformité à une participation significative. Lorsque les dirigeants se font les champions de l'engagement, ils contribuent à l'allocation des ressources, à la définition des attentes du département et à l'établissement d'un modèle de transparence. Sans le soutien de la direction, les équipes chargées de l'engagement risquent d'être cloisonnées ou sous-évaluées. Les dirigeants doivent participer de manière visible aux activités d'engagement, approuver les résultats et veiller à ce que les contributions des parties prenantes soient intégrées dans la prise de décision, et pas seulement documentées.
Pour les équipes gouvernementales qui cherchent à passer à l'étape suivante, l'engagement en faveur d'une participation significative nécessite les bons outils et les bonnes approches. C'est là que Jambo peut faire la différence. Jambo est un logiciel SRM qui aide les équipes à centraliser les dossiers d'engagement, à suivre les problèmes et à faire preuve de transparence. En rationalisant la communication et les rapports, il permet aux gouvernements d'aller au-delà de la conformité et de se concentrer sur l'établissement de relations durables. Si l'objectif est de passer d'une contribution minimale à un dialogue significatif, Jambo peut être un partenaire précieux pour faire de ce changement une réalité.
Chinenye Ozowara est titulaire d'un certificat d'analyse commerciale et de communication professionnelle de l'université MacEwan. Elle excelle dans la communication avec les parties prenantes et dans l'élaboration de stratégies d'engagement qui renforcent les relations des organisations.