Certains organismes publics préfèrent impliquer les parties prenantes en utilisant une approche de type liste de contrôle. Cette approche procédurale consiste à simplement informer ou consulter les parties prenantes sans véritablement prendre en compte leur contribution, généralement pour répondre à des exigences légales ou politiques de base.
However, project managers who want to gain greater public trust and build stronger community relationships must consider stakeholder input. Moving from check-the-box stakeholder engagement to a more meaningful approach means actively involving stakeholders, valuing their feedback, and integrating their perspectives throughout project planning and decision-making.
This guide will define government checklist-style stakeholder engagement, its contributing factors, the importance of moving beyond engagement for compliance only, ideas to achieve meaningful stakeholder engagement, success stories, and how to overcome barriers.
L'engagement des parties prenantes sous forme de liste de contrôle ou de "check-the-box" fait référence à une approche basique et bureaucratique dans laquelle les organismes gouvernementaux ou les organisations visent à remplir l'engagement des parties prenantes principalement pour cocher des cases afin de se conformer à la loi ou à la politique. Ils traitent les activités d'engagement comme des tâches routinières et n'ont guère l'intention d'utiliser les contributions des parties prenantes pour orienter les décisions.
Les signes indiquant que votre organisation pourrait suivre une liste de contrôle de l'engagement sont les suivants : les réunions avec les parties prenantes n'ont lieu que pour répondre à des exigences, et le retour d'information recueilli est rarement pris en compte lors de la prise de décision. Un autre signe est que les communications sont à sens unique, sans véritable dialogue. D'autres signes sont l'utilisation du même processus d'engagement pour chaque projet, indépendamment des besoins de la communauté, ou le fait de traiter l'engagement comme un événement unique plutôt que comme un processus continu.
Checklist stakeholder engagement can often occur in government projects due to a lack of training on effective engagement methods, budget constraints, limited time or resources, and, more frequently, decision-makers' mindset of doing only what is necessary to meet statutory or policy requirements. Success is measured by whether the consultation was held, not by the quality of the dialogue.
Government teams in Canada recognize the value of stakeholder engagement, as we can see from various provinces' guides and recommendations. However, several factors might prevent them from genuinely engaging. By understanding these factors, governments can identify opportunities for improvement and make stakeholder engagement more authentic and effective.
Dans de nombreux contextes gouvernementaux, les équipes impliquent les parties prenantes pour satisfaire aux exigences légales ou politiques, telles que les évaluations environnementales ou les consultations publiques obligatoires. Elles s'attachent souvent à "cocher la case" pour se conformer aux exigences plutôt que de rechercher ou d'intégrer véritablement l'avis des parties prenantes.
Par conséquent, elles mesurent le succès en organisant formellement des consultations et en remplissant les conditions requises plutôt qu'en déterminant dans quelle mesure les points de vue des parties prenantes influencent les résultats. Les audits internes et les systèmes d'établissement de rapports renforcent cette approche en mettant l'accent sur la documentation plutôt que sur l'impact, de sorte que l'engagement devient facilement une tâche de routine.
Les projets gouvernementaux sont généralement soumis à des budgets limités et à des délais serrés. L'engagement profond et significatif des parties prenantes, qui comprend la sensibilisation, la facilitation, l'analyse et l'établissement de rapports, demande du temps, des efforts et un investissement financier.
Avec des ressources limitées, les planificateurs peuvent se contenter des exigences minimales, en s'appuyant sur des réunions ponctuelles ou des enquêtes génériques plutôt que d'adapter les méthodes d'engagement aux différentes parties prenantes. Cela peut laisser peu de place à un dialogue continu ou à un suivi.
Many government staff and program managers may lack specialized training in effective stakeholder engagement, especially when working with diverse groups or Indigenous communities. This knowledge gap can result in reliance on generic approaches rather than custom, culturally informed strategies. Organizations like IAP2 Canada are addressing this challenge by developing targeted educational programs and partnerships. For example, IAP2 Canada's Learning Program for Indigenous Awareness helps engagement professionals advance reconciliation both personally and professionally.
Government organizations may prefer to stick to an established "tried process" to avoid controversy or public criticism. There can be the belief that opening new engagement channels might surface uncomfortable issues, which could delay or cancel the project. So, they choose the safest approach, even if it doesn't produce valuable input.
De nombreux organismes publics s'appuient encore sur des méthodes d'engagement traditionnelles, telles que les réunions publiques ou les enquêtes sur papier, et connaissent mal les plateformes numériques ou les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes. Ces outils dépassés peuvent limiter la portée, la participation et la transparence. En l'absence de systèmes modernes, il est difficile de suivre, d'analyser et d'exploiter le retour d'information des parties prenantes, ce qui facilite le recours à une approche basique et transactionnelle.
Limiter l'engagement des parties prenantes au respect des exigences de conformité peut permettre de remplir les obligations réglementaires, mais cela ne permet pas d'établir des relations plus solides ni de comprendre clairement les besoins de la communauté. Voici quelques raisons d'aller au-delà de la conformité :
Approfondir la gestion des parties prenantes à l'aide d'un cadre et d'outils adéquats →
Un engagement significatif des parties prenantes va au-delà de la satisfaction des exigences de base. Les étapes suivantes définissent un cadre pratique pour établir des relations plus solides et plus efficaces :
Un engagement significatif commence par un engagement au plus haut niveau. Lorsque les responsables gouvernementaux et les cadres supérieurs donnent la priorité à l'engagement des parties prenantes en allouant des ressources, en définissant des attentes claires et en renforçant constamment sa valeur, la participation du public passe d'un exercice de conformité de bas niveau à un élément essentiel de la réussite du projet. Les dirigeants doivent être prêts à écouter les commentaires, à réfléchir aux préoccupations de la communauté et à s'assurer que les équipes ont le mandat et la capacité d'y répondre.
Embed effective engagement into the project's strategy from the outset. This means intentionally aligning stakeholder engagement activities with overall project goals and the specific priorities of the community. Instead of treating engagement as an isolated task, strategic planning integrates it into the project. With this approach, government teams can thoughtfully design the engagement's purpose, methods, and timing to encourage relevant input, address key issues, and ensure that stakeholder feedback genuinely influences decisions.
Pour aller au-delà des "suspects habituels", il faut adopter une approche délibérée et inclusive. L'identification proactive des groupes sous-représentés ou marginalisés, tels que les communautés autochtones, les nouveaux immigrants, les résidents à faible revenu, les jeunes et les personnes handicapées, garantit une plus grande diversité de points de vue. Utiliser une combinaison de canaux d'engagement, depuis les assemblées générales et les journées portes ouvertes jusqu'aux ateliers ciblés, en passant par la sensibilisation mobile et les forums en ligne. L'accessibilité augmente lorsque les méthodes de participation tiennent compte des différents besoins et préférences, ce qui favorise l'inclusion.
L'engagement des parties prenantes doit commencer dès la conception du projet et se poursuivre tout au long de celui-ci. Une communication continue permet d'entretenir les relations, de démontrer le respect de la contribution de la communauté et d'anticiper les problèmes émergents. Le spectre de participation de l'IAP2 souligne l'importance d'impliquer les parties prenantes dès le début et de maintenir leur participation tout au long du cycle de vie d'un projet. Un engagement précoce permet de définir des attentes claires, d'instaurer la confiance et d'aligner le niveau de participation.
Remplacer les séances d'information à sens unique par des formats interactifs tels que des discussions facilitées, des ateliers de co-conception, des groupes consultatifs et des dialogues en petits groupes. Le passage de la "diffusion" à la "conversation" permet aux parties prenantes de poser des questions, de faire part de leurs préoccupations et de recevoir des réponses en temps réel, ce qui accroît la légitimité et la transparence du processus. La communication bidirectionnelle transforme l'engagement d'une formalité transactionnelle en une expérience participative qui renforce le respect mutuel et la capacité à résoudre les problèmes.
By leveraging technology, government teams can centralize all stakeholder information, track communications, and manage real-time commitments. Tools such as online engagement platforms, survey applications, and Stakeholder Relationship Management (SRM) software make reaching a wider audience easier, collecting and analyzing feedback efficiently, and keeping detailed records of interactions. These tools increase transparency by providing stakeholders with timely updates and clear reports on how their input is considered and used. They also improve accessibility and inclusivity by offering multiple ways for people to participate, regardless of location or language.
La transparence favorise la responsabilité et la confiance. Commencez par publier les plans d'engagement, les calendriers et les processus décisionnels dès le début, afin que les parties prenantes comprennent comment et quand elles peuvent participer. Partagez les données de base, présentez les options disponibles et discutez ouvertement des contraintes afin de renforcer la crédibilité et de favoriser une contribution éclairée.
Faire des rapports réguliers avec des mises à jour claires et des explications sur les décisions, en montrant comment les commentaires des parties prenantes ont été pris en compte et quelles actions suivront. Enfin, communiquez clairement ce qui changera et ce qui ne changera pas, en expliquant les raisons pour que tous les participants aient des attentes réalistes et confiance dans le processus.
L'amélioration continue est un élément clé d'un engagement efficace. Des évaluations régulières, telles que des enquêtes de satisfaction auprès des participants, des analyses de l'engagement et des ateliers de restitution, devraient être utilisées pour déterminer si les objectifs de l'engagement ont été atteints et pour découvrir des domaines d'amélioration. Adapter les stratégies en fonction de l'évolution des projets et des besoins de la communauté. Ce retour d'information permet d'affiner les processus, d'accroître la participation future et de renforcer durablement les capacités internes d'excellence en matière d'engagement.
Voici des exemples pratiques permettant de passer d'un engagement de type "check the box" à une implication plus authentique des parties prenantes :
La ville de Vancouver a mis au point un modèle de gouvernance collaborative à long terme pour la planification des infrastructures, qui rassemble les services municipaux, les dirigeants et les commentaires de la communauté. Plutôt que de travailler en vase clos, les services intègrent désormais les priorités de la ville dans tous les plans et établissent des liens à plusieurs niveaux, notamment par le biais de réunions régulières des directeurs. Cela permet d'accroître la transparence et de s'assurer que les projets s'inscrivent dans la vision globale de la ville.
La ville encourage également les projets "gagnant-gagnant" par le biais d'un financement conjoint, en créant des budgets plus flexibles et en encourageant les services à poursuivre des objectifs communs. Une approche centralisée de la réalisation des projets, axée sur les résultats à long terme et l'adaptabilité, garantit une collaboration efficace.
Mercer Peace River Pulp Ltd, un important producteur de pâte à papier de l'Alberta, a depuis longtemps fait des relations étroites avec 16 communautés autochtones la pierre angulaire d'une exploitation forestière durable. Pour répondre aux attentes croissantes et aux exigences réglementaires, Mercer avait besoin d'un moyen centralisé de suivre les communications, les engagements et les activités d'engagement.
En partenariat avec Jambo, Mercer a remplacé des systèmes fragmentés et gourmands en ressources par une plateforme unique et conviviale. Tous les départements utilisent désormais Jambo pour enregistrer, classer et contrôler chaque interaction avec les communautés indigènes et les parties prenantes. Ce changement a permis d'améliorer la gestion des données, la responsabilité et l'adoption des meilleures pratiques d'engagement à l'échelle de l'organisation.
En conséquence, Mercer a rationalisé la planification annuelle des projets d'engagement, amélioré la conformité réglementaire et, surtout, instauré la confiance grâce à des relations plus transparentes, mieux coordonnées et à long terme avec les partenaires indigènes.
"What I really like about the Jambo is that it is user-friendly and simple to use. This is a fantastic tool," says Josh Magnusson, former Indigenous Relations Coordinator at Mercer Peace River.
Pour surmonter les obstacles à l'engagement des parties prenantes, il faut tenir compte des contraintes de ressources et de temps, renforcer les compétences de l'équipe, obtenir le soutien des dirigeants et gérer les attentes. Voici quelques mesures pratiques pour relever ces défis et renforcer les efforts d'engagement :
L'un des obstacles les plus courants est l'impression qu'un engagement significatif nécessite plus de temps et d'argent que les gouvernements ne peuvent se le permettre. Si un engagement plus approfondi nécessite une planification, il permet de réduire les retards coûteux, les litiges et les remaniements à un stade ultérieur du processus. L'élaboration d'un plan d'engagement réaliste avec des activités échelonnées (cadrage initial, ateliers itératifs, sensibilisation ciblée) permet de répartir les ressources dans le temps et de rendre le processus plus facile à gérer. L'utilisation de plateformes numériques d'engagement peut également réduire les coûts en élargissant la portée sans les dépenses liées à des événements répétés en personne.
Les équipes gouvernementales sont souvent techniquement fortes mais peuvent manquer de formation à la facilitation, à la résolution des conflits ou à l'engagement basé sur l'équité. Investir dans le développement professionnel, comme la formation IAP2 ou l'apprentissage entre pairs, permet de doter le personnel des outils nécessaires pour gérer les conversations difficiles et concevoir des processus inclusifs. Au fil du temps, cela renforce les capacités de l'organisation, de sorte que l'engagement devient une compétence de base plutôt qu'une activité ad hoc.
L'adhésion des dirigeants est essentielle pour passer de la conformité à une participation significative. Lorsque les dirigeants se font les champions de l'engagement, ils contribuent à l'allocation des ressources, à la définition des attentes du département et à l'établissement d'un modèle de transparence. Sans le soutien de la direction, les équipes chargées de l'engagement risquent d'être cloisonnées ou sous-évaluées. Les dirigeants doivent participer de manière visible aux activités d'engagement, approuver les résultats et veiller à ce que les contributions des parties prenantes soient intégrées dans la prise de décision, et pas seulement documentées.
For government teams looking to take the next step, the commitment to meaningful engagement requires the right tools and approaches. This is where Jambo can make a difference. Jambo is SRM software that helps teams centralize engagement records, track issues, and easily demonstrate transparency. Streamlining communication and reporting enables governments to move beyond compliance and focus on building lasting relationships. If the goal is to move from minimal input to meaningful dialogue, Jambo can be a valuable partner in making that shift a reality.