Jambo est le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) le plus rapide et le plus simple. Il simplifie la façon dont les organisations gèrent leurs projets d'engagement et de consultation des parties prenantes en aidant les équipes à collaborer en temps réel pour suivre, rapporter et garder le contrôle sur les informations relatives aux parties prenantes.
Les réunions avec les parties prenantes sont des occasions vitales d'entrer en contact avec elles. En consacrant un peu plus d'efforts à la planification et à la préparation de vos réunions, vous montrerez à vos parties prenantes que vous prenez leur temps et leurs points de vue au sérieux, ce qui vous permettra d'établir des relations positives à long terme avec les parties prenantes et d'obtenir de meilleurs résultats pour votre projet.
To learn why stakeholder relationships are so vital, read the blog!
Grâce à la centralisation de vos informations sur les parties prenantes dans Jambo, vous et vos équipes savez exactement où trouver toutes vos informations sur les parties prenantes. Au-delà de l'accès centralisé, Jambo maintient vos données organisées, simplifiant le processus de gestion des parties prenantes et vous aidant à obtenir rapidement des mises à jour sur les parties prenantes et les projets. Ces mises à jour et ces informations vous permettent, à vous et à votre équipe, de vous engager de manière plus claire, plus cohérente et plus efficace.
Ci-dessous, nous soulignons six façons spécifiques dont Jambo peut vous aider à améliorer vos réunions avec les parties prenantes.
Tout le monde n'aime pas communiquer de la même manière, c'est pourquoi vous devez garder une trace des préférences de vos parties prenantes en matière de réunions. Comme vous serez amené à gérer plusieurs relations avec des parties prenantes, vous devez suivre leurs préférences dans un espace logique que vous pourrez consulter rapidement avant de réserver une réunion, afin de vous assurer que vous proposez le type de réunion qui convient le mieux à la partie prenante.
En utilisant la fonction de notes internes de Jambo, vous pouvez ajouter les préférences des parties prenantes qui comprennent des informations telles que
En vous souvenant des préférences de vos parties prenantes en matière de réunions, vous augmentez non seulement la probabilité qu'elles acceptent de vous rencontrer, mais vous leur montrez également que vous les écoutez, ce qui contribue à renforcer la confiance dans votre organisation.
For more on accessible locations and other ways to make engagement more inclusive, visit our blog!
Ce que vous choisissez de dire à vos parties prenantes lors de vos réunions peut avoir un impact significatif sur la façon dont elles perçoivent votre projet et votre organisation. Vous devez donc vous assurer de sélectionner vos messages avec soin et de les adapter aux besoins de vos parties prenantes.
Avec les profils de parties prenantes de Jambo, vous pouvez plonger dans un profil avant votre réunion pour apprendre rapidement ce que votre partie prenante vous a communiqué, à vous et à votre équipe, lors d'engagements précédents. Grâce à cet historique, vous pouvez comprendre ce qui compte le plus pour eux. Grâce à ces informations, vous pouvez préparer votre message à l'avance pour répondre à leurs préoccupations et à leurs points de vue de manière pertinente, tout en veillant à ne pas poser des questions répétitives qui ont déjà été abordées lors d'autres réunions.
Par exemple, dans leur profil de partie prenante, vous pouvez remarquer qu'ils ont soulevé une question concernant un lieu particulier où votre projet est mis en œuvre. Pour préparer votre réunion, vous pouvez utiliser Jambo pour vous familiariser rapidement avec chaque engagement autour de cette question et visualiser toutes les informations enregistrées liées à cette partie prenante. La capacité à comprendre toutes les informations liées à cette partie prenante et à la question qu'elle a soulevée vous permet d'avoir une vue d'ensemble, de vous assurer que vous êtes pleinement informé et que vous communiquez sur les informations qui comptent pour eux.
Le respect du temps de chacun est essentiel à la réussite d'une réunion des parties prenantes, c'est pourquoi vous devez vous y préparer. Pour gérer efficacement le temps lors d'une réunion des parties prenantes, vous devez partager les mises à jour du projet de manière claire et compréhensible (personne n'a envie de passer lentement au crible des données dans d'interminables feuilles de calcul ou d'essayer de reconstituer des notes griffonnées).
With Jambo's reporting options, you can bring organized and simplified reports to show stakeholders updates on the topics they need to hear about without overwhelming them with irrelevant or redundant information. Our robust reporting options allow you to build reports around the most critical topics to your stakeholders.
En reprenant l'exemple de la localisation ci-dessus, avec Jambo, vous pouvez également enregistrer la zone de préoccupation dans notre visionneuse de cartes intégrée, puis exporter et apporter un PDF géospatial de cette carte lors de votre réunion avec les parties prenantes. Les cartes aident à créer une compréhension visuelle de votre projet par rapport à la zone identifiée et peuvent aider à faciliter une conversation plus efficace sur ce sujet.
With Jambo, you can easily view commitments (or promises) associated with one or all your projects to help you build a full understanding of all your current or past commitments with a stakeholder before you meet with them.
En cliquant sur un enregistrement d'engagement, vous pouvez voir quel membre de l'équipe a pris l'engagement, l'enregistrement de la communication associée avec la partie prenante et l'historique des modifications.
Like our commitments records, Jambo has an issues profile for each stakeholder and organization that allows you to dive into your current and past issues (across one or all projects), so you're easily updated on who’s associated with the issue and any updates surrounding it.
Comme les problèmes peuvent accroître les risques liés aux projets, nous avons ajouté quelques fonctionnalités supplémentaires pour vous assurer que vous protégez vos projets et votre organisation tout en répondant aux attentes de vos parties prenantes. L'une de ces fonctionnalités est notre matrice de matérialité à code couleur qui vous aide à organiser vos problèmes en fonction de leur niveau d'impact et de leur priorité. Grâce à cette fonctionnalité, vous et votre équipe pouvez donner la priorité aux problèmes les plus risqués sans perdre de vue les autres.
La deuxième fonctionnalité de Jambo liée aux problèmes est notre chronologie des problèmes qui aide les utilisateurs à mieux comprendre l'historique complet d'un problème spécifique d'un simple coup d'œil.
Le fait d'être informé de tout engagement ou problème lié à la partie prenante que vous rencontrez contribue à instaurer un climat de confiance et montre que vous êtes à l'écoute. Même si la réunion ne porte pas sur des engagements ou des problèmes, le fait d'être informé vous évitera d'être pris au dépourvu s'ils sont évoqués au cours de la conversation et vous aidera à préparer toute mise à jour pertinente, ce que vos parties prenantes apprécieront.
Pour vous assurer que vous saisissez des mises à jour exactes dans Jambo, il est utile de pouvoir ajouter des mises à jour en déplacement. Jambo est accessible partout avec une connexion internet, vous pouvez donc vous connecter à votre compte pendant (ou juste après) les réunions pour saisir immédiatement vos notes importantes. Cette immédiateté vous permet de vous assurer que vous ne manquez rien, que vos dossiers contiennent des informations utiles et que vous êtes toujours bien préparé pour votre prochaine réunion.
Si votre appareil mobile est équipé d'un microphone, vous pouvez utiliser les fonctions de conversion de la voix en texte pour rendre le processus de saisie encore plus rapide et plus facile !
Les parties prenantes ne se soucient pas du fait que vous n'ayez pas été impliqué dans un projet ou un engagement antérieur ; souvent, elles s'attendent à ce que vous soyez informé de l'historique complet de l'engagement, car vous représentez votre organisation lors de ces réunions. Pour répondre à cette attente, vous devez être au courant de tout ce qui a été discuté précédemment, même si vous n'avez pas participé à ces engagements antérieurs.
Si vous ou votre équipe avez communiqué avec une partie prenante dans le cadre d'un autre projet, la vue globale de Jambo vous permet de visualiser toutes les informations saisies dans tous les projets de votre organisation, à condition que l'accès vous ait été accordé. Vous pouvez facilement consulter la dernière conversation enregistrée avec cette partie prenante et voir ce qui a été discuté avant votre réunion, ce qui vous permet de reprendre les choses là où elles se sont arrêtées ou de faire référence à toute préoccupation ou perspective connexe que la partie prenante a précédemment partagée, même si c'est la première fois que vous vous engagez avec elle.
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