5 avantages de la traçabilité dans un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes

Comment un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) avec traçabilité aide votre plan d'engagement des parties prenantes 

Qu'est-ce que la traçabilité ?

La traçabilité dans les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) est la capacité de lier toutes les informations relatives aux parties prenantes entre elles. Cette connectivité vous permet d'acquérir rapidement une compréhension complète de vos parties prenantes et de vos projets d'engagement, c'est-à-dire d'avoir une vue d'ensemble de la situation.

Tous les SRM du marché ne disposent pas de la traçabilité, mais ceux qui en sont dotés permettent aux utilisateurs de remonter facilement à travers toutes les informations saisies sur les parties prenantes et de suivre chaque partie du processus d'engagement pour comprendre comment tout est lié, comme les questions soulevées lors d'une réunion, le moment où un engagement a été pris, ou la conversation à laquelle une tâche est liée, etc. Votre SRM devient ainsi la seule source de vérité pour tous les membres de votre organisation et relie chaque élément de votre plan d'engagement des parties prenantes.

5 façons d'utiliser un SRM avec traçabilité pour faciliter l'engagement des parties prenantes et votre plan d'engagement des parties prenantes

1. Comprendre l'engagement avec les différentes parties prenantes

Lorsque vous rencontrez une partie prenante, vous voulez être sûr d'être prêt en étant capable de passer en revue tout ce qui a été dit et promis jusqu'à présent. En utilisant un SRM avec traçabilité, vous pouvez cliquer sur le profil d'une partie prenante et accéder à toutes les informations relatives aux engagements précédents, telles que les communications avec la partie prenante, les détails des problèmes auxquels elle a participé, les engagements pris à son égard et les tâches de l'équipe qui lui sont associées. Un SRM avec traçabilité fournit à votre équipe le contexte dont elle a besoin pour fournir des informations personnalisées et pertinentes à chaque réunion.

Le fait de disposer de toutes les informations relatives à l'engagement des parties prenantes vous permet de ne pas vous perdre en conjectures, car vous comprendrez la situation actuelle avec les parties prenantes ainsi que les lacunes éventuelles (par exemple, si vous vous rendez compte que vous devriez vous engager davantage auprès d'une partie prenante ou si vous remarquez qu'elle n'a pas encore entendu les messages clés de votre organisation). La possibilité d'utiliser facilement vos informations sur les parties prenantes pour mieux comprendre où vous en êtes avec elles renforcera votre plan d'engagement des parties prenantes et les relations avec ces dernières, ce qui est essentiel à la réussite de votre plan.

2. Retour en arrière pour construire l'histoire complète

La traçabilité SRM vous permet de revoir facilement un engagement ou un problème et de voir les informations de connexion telles que la communication originale où le problème ou l'engagement a été soulevé pour la première fois. Vous pouvez ainsi remonter dans le temps si vous remarquez quelque chose que vous devez examiner et comprendre davantage.

Lorsque vous communiquez avec diverses parties prenantes et que vous recueillez un grand nombre d'informations différentes, les choses peuvent devenir désorganisées. La traçabilité SRM vous permet de cliquer sur les profils des parties prenantes, les questions individuelles, les tâches, les engagements, etc., pour trouver toutes les informations connexes et comprendre rapidement et facilement la situation dans son ensemble, quel que soit l'élément d'information par lequel vous avez commencé.

3. Informations facilement partageables

Une partie d'un plan d'engagement des parties prenantes réussi est la capacité de partager les progrès de votre projet avec les régulateurs, les parties prenantes, les décideurs ou les membres de votre équipe.

Un SRM avec traçabilité permet à toutes vos informations d'être connectées de manière compréhensible et partageable afin que vous puissiez facilement partager des mises à jour et des informations significatives par le biais de rapports ou de tableaux de bord analytiques. Cela vous permet d'informer rapidement et facilement toutes les personnes qui ont besoin d'être mises au courant de votre projet ou de vos efforts d'engagement, sans avoir à rechercher des informations dispersées (dans des boîtes de réception, des carnets de notes ou des feuilles de calcul) ; au lieu de cela, grâce à votre SRM, vous êtes sûr de partager tous les éléments essentiels dans un format organisé qui a du sens pour tout le monde.

4. Concentrer les ressources

La traçabilité dans un SRM ne vous aide pas seulement à voir ce qui s'est passé au cours d'engagements antérieurs, mais aussi ce qui pourrait être nécessaire à l'avenir. La possibilité de creuser dans vos informations et de comprendre l'histoire complète peut vous aider à identifier les problèmes potentiels ou les domaines dans lesquels vous pourriez avoir besoin de ressources supplémentaires, ce qui de ressources supplémentaires, ce qui vous aide à atténuer les risques et à planifier les prochaines étapes logiques de votre plan d'engagement des parties prenantes. pour votre plan d'engagement des parties prenantes.

Pour en savoir plus sur les conseils d'experts pour tirer le meilleur parti de vos données sur les parties prenantes, consultez notre blog !

5. Renforcer la confiance et les relations avec les parties prenantes

Un plan d'engagement des parties prenantes efficace est un processus de collaboration qui vous oblige à travailler à l'établissement de la confiance des parties prenantes et de relations à long terme avec elles. Pour ce faire, vous devez vous assurer que l'ensemble de votre équipe est responsable et transparente afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. En utilisant un SRM avec traçabilité qui offre une piste claire de qui dans votre équipe est connecté à vos informations de parties prenantes enregistrées, tout le monde est plus responsable de leurs efforts, tâches et actions d'engagement des parties prenantes, car votre équipe peut facilement comprendre des informations comme :

• Qui a communiqué avec les parties prenantes ?
• Qu'est-ce qui a été dit et quand ?
• Quelles promesses (ou engagements) ont été faites et par qui ?
• Les détails de toutes les questions soulevées et les attentes en matière de délais

Pour savoir comment une MRS peut contribuer à renforcer la confiance et les relations avec les parties prenantes, consultez notre article de blog !

En vous responsabilisant, vous et votre équipe, et en vous alignant sur ce qui a été discuté précédemment, vous vous assurez que votre équipe et vos parties prenantes sont sur la même longueur d'onde et travaillent mieux ensemble. Cela contribuera à créer une plus grande confiance, des relations plus solides et de meilleurs résultats pour votre plan d'engagement des parties prenantes.

Optimisation de la traçabilité dans les logiciels SRM

Ce n'est pas parce que les informations se connectent dans un SRM qu'il est facile à utiliser. La traçabilité est complexe et pour qu'elle fonctionne bien pour l'utilisateur final, la conception du logiciel doit faire l'objet d'une réflexion approfondie. Les gens utilisent les logiciels différemment, alors assurez-vous que votre SRM utilise des flux de travail qui correspondent aux besoins de vos différents utilisateurs. Choisissez une plateforme accessible et compréhensible pour tous les membres de votre équipe !

Pour ensavoir plus sur la façon dont nous avons optimisé l'expérience utilisateur dans notre SRM, Jambo, consultez notre blog !

Prochaines étapes

Notre SRM, Jambo, comprend tous les avantages et toutes les fonctionnalités dont nous avons parlé dans ce blog. Pour en savoir plus sur la façon dont Jambo peut vous aider à simplifier vos efforts de gestion des parties prenantes, regardez notre vidéo explicative d'une minute ou réservez un appel de découverte de 15 minutes avec un expert Jambo!