Comment conduire votre équipe à travers le changement pour obtenir l'adhésion à un nouveau MRS et des conseils pour sélectionner le meilleur MRS.
Once you're ready to adopt a quality Stakeholder Relationship Management (SRM) software to simplify and organize your stakeholder management efforts, ensuring that your team will use the new software can be challenging. Change can be uncomfortable for teams, so to get the most value from a new SRM, you need to gain team buy-in before selecting your new software.
Pour obtenir leur adhésion, vos équipes doivent être impliquées dans les conversations décisionnelles dès le début afin de partager leurs problèmes, de comprendre ce que chaque option peut leur offrir et de sentir qu'elles ont un rôle à jouer dans la décision. N'oubliez pas : les équipes n'utiliseront un logiciel que s'il est facile à utiliser et s'il les aide à atteindre leurs objectifs.
Pour vous aider à obtenir l'adhésion de votre équipe, nous partageons avec vous quatre conseils ainsi que quelques astuces de sélection des MRS, afin que vous soyez sûr de choisir le meilleur MRS pour répondre aux besoins de votre équipe.
Tip 1: Communicate with your teams about a new SRM right from the start
Lorsqu'il s'agit de guider votre équipe dans ce changement, vous devez impliquer les gens dans les conversations dès le début. Lors de ces premières conversations, vous devez faire preuve de transparence en expliquant pourquoi vous souhaitez adopter un nouveau logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes et quels sont les défis que ce logiciel pourrait aider vos équipes à relever.
Toutefois, cette conversation ne doit jamais être unilatérale ! Veillez à ouvrir le débat à vos équipes et permettez-leur de faire part des problèmes et des défis auxquels elles sont confrontées et qu'un nouveau logiciel pourrait aider à résoudre.
This is also an opportunity for people to share what they like about your current process so that you can take those perspectives into considerations as well.
From these conversations, as a team, make a list of your new software’s “must-haves” and “nice-to-haves” to help you decide what features your team needs in an SRM. Remember: people support what they help create!
SRM selection tip:
Le choix d'un SRM qui répond à la plupart des "must-haves" et des "nice-to-haves" de votre équipe l'aidera à se sentir écoutée et augmentera la probabilité qu'elle utilise le logiciel car elle sait que vous l'avez choisi pour répondre à ses besoins. Veillez à utiliser la liste que vous avez établie avec votre équipe lorsque vous évaluez les options SRM.
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Tip 2: Guide your team through the process by making training expectations clear
Un nouveau logiciel peut comporter de nombreuses inconnues pour votre équipe :
- Sera-t-il difficile à apprendre ?
- Cela rendra-t-il mon travail plus facile ou plus difficile ?
- Que se passe-t-il si j'ai des questions sur l'utilisation du logiciel ?
- Combien de temps faut-il pour se former au logiciel ?
- Etc.
La meilleure façon d'aider votre équipe à faire face à ces inconnues est d'écouter leurs préoccupations et de trouver les réponses à leurs questions en discutant de la formation avec les fournisseurs de MRS.
Vous souhaitez sélectionner un fournisseur de MRS dont le processus de formation est rationalisé, compréhensible et efficace, afin que votre équipe sache à quoi s'attendre avec ce processus. Toutefois, comme la formation n'est pas forcément un élément important pour tout le monde (en particulier pour les équipes qui n'utiliseront pas le MEV régulièrement), vous pouvez axer cette conversation sur les personnes qui utilisent le plus le MEV.
Vous pouvez ensuite présenter les points saillants à l'ensemble du groupe pour partager ce que vous apprenez sur les options de formation à la MRS et recueillir leurs commentaires. N'oubliez pas que ces discussions avec vos équipes les aident à comprendre ce que l'on attend d'elles tout en leur donnant le sentiment d'être incluses dans le processus.
SRM selection tip:
Assurez-vous de choisir un MEV qui se consacre à une formation efficace et directe. Une formation adéquate est essentielle lors de l'adoption d'un nouveau logiciel, c'est pourquoi vous devez préparer votre organisation à la réussite en choisissant un fournisseur de SRM qui se consacre à la formation rapide et facile de votre équipe au système. Cela dit, chaque fournisseur de SRM a son propre processus de formation et de mise en œuvre, c'est pourquoi vous devez faire des recherches.
To learn about our SRM, Jambo's, implementation and training process, check out our blog!
Tip 3: Have team members share their own perspectives on why a new SRM is important
Il y a de fortes chances que vous ayez déjà un ou deux membres de votre équipe qui sont confrontés à des problèmes qu'une nouvelle MRS permettrait de résoudre. Demandez aux membres de votre équipe s'ils seraient prêts à partager leurs défis en matière de gestion des parties prenantes et à expliquer comment une nouvelle MRS pourrait les aider (il pourrait s'agir d'une brève présentation lors de l'une des premières conversations mentionnées ci-dessus).
Idéalement, il s'agit d'un ou de plusieurs participants qui ont déjà adhéré à l'idée d'un nouveau logiciel. Essayez de trouver un participant qui n'est pas membre de la direction et qui utiliserait le logiciel régulièrement afin d'instaurer un climat de confiance et de ne pas avoir l'impression que c'est la direction qui impose une idée.
SRM selection tip:
Assurez-vous que les options SRM que vous envisagez répondent aux points de douleur de ces participants, car leurs récits peuvent avoir un impact durable sur le reste de l'équipe. Par exemple, s'ils font part de leur frustration quant au temps nécessaire pour saisir un enregistrement de communication avec votre système actuel, assurez-vous de choisir des options SRM qui rationalisent le processus de saisie afin qu'il soit rapide et facile !
Tip 4: Invite some of your team to participate in SRM demos
Lorsque vous êtes prêt à réserver des démonstrations de SRM, faites participer certains membres de votre équipe afin qu'ils puissent voir les options du logiciel, poser leurs questions aux fournisseurs et participer à la prise de décision.
Les démonstrations sont un excellent moyen de partager l'enthousiasme, en particulier lorsque vous avez trouvé le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) qui convient à votre équipe. Ce que votre équipe voit et apprend dans ces démonstrations est quelque chose d'amusant qu'elle peut partager avec d'autres, ce qui contribue à susciter l'enthousiasme et l'intérêt du reste de l'équipe.
SRM selection tip:
Recherchez des fournisseurs de SRM qui peuvent répondre aux besoins de votre équipe en matière de démonstrations. Que vous souhaitiez réserver une démonstration pour une équipe ou quelques démonstrations individuelles, vous devez choisir des fournisseurs prêts à travailler avec vous et votre équipe.
En outre, recherchez un fournisseur de SRM qui propose des démonstrations spécifiques à votre secteur d'activité. Ces démonstrations vous aideront à comprendre comment le logiciel peut vous aider à répondre aux besoins spécifiques de votre organisation.
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Choosing your best Stakeholder Relationship Management (SRM) software for team buy-in
L'objectif de l'introduction d'un nouveau SRM dans votre organisation est de vous permettre, ainsi qu'à vos équipes, de gérer plus efficacement les informations relatives aux parties prenantes afin de les utiliser pour obtenir de meilleurs résultats en matière de gestion de projets ou de parties prenantes. Cependant, pour utiliser vos données aussi efficacement que possible, vos équipes doivent utiliser le logiciel. Comme nous l'avons mentionné plus haut, elles n'utiliseront le logiciel que s'il les aide à atteindre leurs objectifs (idéalement, rapidement et facilement).
Dans cette optique, vous devez éviter les logiciels déroutants, encombrants ou frustrants, car personne n'acceptera un logiciel qui lui rend la tâche plus difficile.
Pour éviter ces problèmes, votre organisation a besoin d'un MRS bien conçu, créé spécifiquement pour la gestion des parties prenantes. Le SRM doit bien fonctionner, être agréable à utiliser et favoriser la collaboration au sein de vos équipes.
Pour découvrir 4 conseils pour choisir un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), consultez notre blog.
The ultimate checklist for SRM buyers
Pour vous aider à guider votre équipe dans cette décision et à réfléchir aux caractéristiques que vous souhaiteriez trouver dans votre SRM, nous avons élaboré cette liste de contrôle complète qui vous aidera dans votre recherche d'options. Pour télécharger une copie gratuite de la liste de contrôle, cliquez sur l'image ci-dessous !
Si vous avez des questions, l'équipe Jambo est à votre disposition !
