Comment les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) peuvent vous aider à améliorer la gestion de vos données au-delà des feuilles de calcul.
Les données sont la clé de vos projets d'engagement des parties prenantes, et la façon dont vous gérez ces données aura un impact sur la réussite de votre projet.
Pour gérer plus efficacement les données relatives à vos parties prenantes, vous devez les organiser, les centraliser et les rendre accessibles. De cette façon, vous pouvez facilement comprendre avec qui vous vous engagez (c'est-à-dire vos parties prenantes) et suivre tout ce que vos parties prenantes partagent avec vous tout au long du processus d'engagement afin que vous puissiez utiliser ces données pour vous aider à établir des relations plus solides et à obtenir de meilleurs résultats pour vos projets.
Si vous souhaitez découvrir trois conseils pour améliorer la gestion des données des parties prenantes, poursuivez votre lecture !
Conseil 1 : Améliorez votre gestion des contacts
L'une des premières choses à comprendre est de savoir à qui l'on parle et ce que l'on dit. Pour vous aider à répondre à ces questions, votre gestion des contacts doit être organisée et facile à comprendre.
Vous devez être en mesure de trouver vos parties prenantes, leurs coordonnées et l'historique de leur engagement, ainsi que toutes les communications, questions, engagements et tâches associés à ces parties prenantes en un seul endroit organisé, sans avoir à fouiller dans vos données.
C'est là que les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM), comme Jambo, excellent, car vous et vos équipes avez accès à tous vos contacts organisés et à toutes les interactions que votre organisation a eues avec eux dans un logiciel centralisé et consultable. Il n'est pas nécessaire de chercher des informations ou de demander des mises à jour à vos équipes car vos données sont toutes disponibles et organisées dans le SRM.
Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) ? Consultez notre blog ici.
Pourquoi les feuilles de calcul ne sont pas aussi efficaces pour la gestion des contacts
Avec les feuilles de calcul, il n'est pas rare que les équipes saisissent et organisent les données de manière incohérente, de sorte qu'elles se livrent souvent à une véritable foire d'empoigne en ajoutant des entrées en double ou des entrées comportant des fautes d'orthographe, etc. Cela peut paraître peu professionnel lorsque l'on s'adresse aux parties prenantes et que l'on épelle mal leur nom ou que l'on fait référence à un titre de poste obsolète. Cela peut également augmenter les risques de votre projet si vous manquez une mise à jour importante parce que vous n'avez pas réalisé qu'elle avait été enregistrée dans une feuille de calcul dupliquée dont vous ignoriez l'existence.
Vos parties prenantes doivent savoir que vous les prenez au sérieux, ainsi que les informations qu'elles partagent avec vous
Il est important d'être très prudent avec les données relatives aux parties prenantes, car elles influencent votre capacité à communiquer avec elles. Si elles ne vous font pas confiance ou pensent que vous ne les prenez pas au sérieux, elles seront souvent moins enclines à s'engager avec vous, ce qui aura un impact négatif sur la qualité de vos données et sur l'ensemble du projet.
En améliorant la gestion de vos contacts à l'aide d'un logiciel SRM pour les organiser et les rendre consultables, vous aurez accès à toutes vos données, ce qui vous permettra, à vous et à vos équipes, de vous connecter plus efficacement et d'établir des relations de confiance durables.
Conseil n° 2 : Suivez tout en organisant vos données
Au-delà des coordonnées des parties prenantes, vous devez vous assurer que vous et vos équipes enregistrez et suivez toutes les conversations que vous avez avec vos parties prenantes et toutes les mises à jour, car vous ne savez jamais quelle information peut être cruciale pour votre projet.
Par exemple, si les parties prenantes ont fait part de certaines préoccupations, vous devez être en mesure de les suivre et de les contrôler, car vous ne savez jamais quand l'une d'entre elles peut soudainement se transformer en un problème à haut risque dont vous devrez tout savoir.
Vous voulez que toutes vos données soient enregistrées et organisées dès le départ, afin de ne pas avoir à les rechercher plus tard.
Pourquoi les tableurs ne sont pas aussi efficaces pour le suivi et la gestion des données des parties prenantes
Si vous enregistrez les informations relatives aux parties prenantes dans des feuilles de calcul, il est très fréquent que vous deviez soudainement jongler avec plusieurs feuilles de calcul et/ou versions, ce qui rend le suivi de vos données et l'obtention de mises à jour difficiles, voire impossibles.
Vous avez peut-être créé une feuille de calcul pour les contacts, tandis que votre équipe en a créé une autre pour les engagements, les problèmes, les préoccupations, etc. Avant même de vous en rendre compte, vous avez de nombreuses feuilles de calcul qui flottent dans votre organisation, ce qui rend difficile de savoir où enregistrer correctement les nouvelles mises à jour ou où trouver les informations précédemment enregistrées, rendant ainsi la gestion des données des parties prenantes désorganisée et inefficace.
Même si vous et vos équipes suivez tout dans vos feuilles de calcul, si vos données ne sont pas organisées et faciles à trouver, vous ne pouvez pas voir comment toutes vos informations sont reliées entre elles pour obtenir les compréhensions et les informations cruciales dont vous aurez inévitablement besoin.
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Un SRM vous aide à suivre facilement toutes vos données afin qu'elles soient organisées et compréhensibles.
Avec des emplacements clairs pour toutes vos données, un SRM vous aidera à garantir que tout est suivi de manière cohérente, organisée et facile à comprendre.
Avec l'exemple des préoccupations mentionné ci-dessus, un SRM comme Jambo vous permet de marquer toutes les préoccupations afin qu'elles soient faciles à suivre et à contrôler, ce qui est particulièrement important si elles deviennent un problème plus important à l'avenir.
Si une préoccupation devient un problème, la gestion des problèmes de Jambo vous permet de comprendre rapidement quels problèmes ont été soulevés, quand et par qui. De plus, avec Jambo, les utilisateurs peuvent également identifier l'impact et la priorité de chaque problème grâce à une matrice de matérialité à code couleur et à des options de reporting intelligentes.
Cette organisation des données SRM de niveau supérieur vous aide à suivre, contrôler et utiliser vos données tout au long de votre projet, même si les choses changent inévitablement, afin que vos données travaillent pour vous et pour atteindre vos objectifs.
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Conseil 3 : Conservez vos données en sécurité et accessibles à votre équipe en un seul endroit
La gestion des données dans plusieurs feuilles de calcul peut être frustrante, ce qui peut entraîner des lacunes dans les données.
Le fait de conserver les données de vos parties prenantes dans de multiples feuilles de calcul désorganisées rend vos données plus difficiles d'accès, moins sûres et inutilement frustrantes pour vous et votre équipe.
Lorsque quelque chose est frustrant à utiliser, votre équipe évitera souvent de l'utiliser, ce qui créera inévitablement des lacunes dans les données, car votre équipe ne saisira pas ses données de manière cohérente (ou même pas du tout). Ces lacunes peuvent exposer votre organisation à des risques et des défis inutiles, car vos données peuvent ne pas être aussi accessibles ou sécurisées que vous le souhaiteriez.
Un SRM de qualité permet à votre équipe d'accéder à vos données tout en sécurisant les informations sensibles.
Pour éviter les frustrations liées à l'utilisation de plusieurs feuilles de calcul, vous devez centraliser toutes vos données dans un logiciel sécurisé et accessible, tel qu'un MEV, afin de disposer d'un endroit unique pour stocker et organiser facilement toutes les données relatives aux parties prenantes.
Un SRM tel que Jambo est accessible à votre équipe et à toute personne autorisée à y accéder. Grâce à ses mesures avancées de sécurité et de confidentialité, y compris le cryptage, la connexion unique et les options d'authentification à deux facteurs, Jambo aide à garder vos données en sécurité, sécurisées et accessibles aux membres autorisés de votre équipe. Jambo aide à garder les données de vos parties prenantes organisées, sécurisées et accessibles, de sorte que vous et votre équipe sachiez toujours où aller pour accéder à toutes les données actualisées de vos parties prenantes sans frustration ni confusion inutiles.
La meilleure option pour la gestion des données des parties prenantes : Logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM)
Pour tirer le meilleur parti de ces trois conseils, le logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes (SRM) devrait être votre premier choix pour la gestion de vos données, car ilaété conçu spécifiquement pour gérer les relations avec vos parties prenantes et toutes les données relatives à ces relations. Qu'il s'agisse de communications, de problèmes, d'engagements, de tâches ou autres, un logiciel de gestion des relations avec les parties prenantes est conçu comme une solution collaborative, facile et efficace pour rationaliser votre processus de gestion des parties prenantes et vous aider à tirer le meilleur parti de vos données sur les parties prenantes.
Pour ceux qui se demandent s'il est temps de cesser d'utiliser des tableurs, téléchargez gratuitement notre liste de contrôle en 10 questions : Est-il temps d'arrêter d'utiliser des feuilles de calcul pour vos informations sur les parties prenantes en cliquant sur l'image ci-dessous.
